Diversas metodologias de gestão de projetos, desde as que seguem as recomendações do PMBoK a modelos ágeis, como o Scrum, podem ser aplicadas a projetos de mídias digitais, desde que se adequem ao produto final, às condições da realização, às características da clientela, bem como ao contexto da realização (agência digital, empresa que publica o site). A escolha da metodologia é fundamental para o sucesso de cada projeto.

A escolha da metodologia de gestão de projetos e examinamos aqui em especial, metodologia de gestão de projetos web, depende de fatores que se referem em grande parte às características das organizações que os realizam.

Organizações com processos e cultura interna mais formais e verticais tendem a adotar métodos com documentação estruturada das etapas, produtos e processos. Obedecem a estruturas sequenciais pré-estabelecidas, como as recomendadas pelo PMBOK.

Organizações com cultura interna menos formal e mais horizontais tendem a adotar ou a se aproximar de métodos ágeis (Scrum, XP, Crystal, Lean Manufacturing, DSDM, Feature Driven Development), que se consolidam como opções em ambientes que estabelecem sequenciamentos flexíveis dos ciclos de produção e demandam apenas a produção da documentação estritamente necessária.

Há ainda empresas que adotam métodos próprios, consolidados por cultura interna de boas práticas, que misturam modelos de diversas origens.

Além do ambiente funcional, a escolha do método de gestão depende de fatores como as tecnologias utilizadas e o funcionamento das equipes, sua capacidade de se auto-organizar.

Não se pode afirmar que um método seja melhor que o outro em termos absolutos, um pode funcionar bem onde o outro não poderia ser implementado. No entanto, é vantajoso optar por uma metodologia consolidada por uma ampla massa crítica, na medida em que se tem maior garantia de obter bons resultados e de encontrar mais facilmente colaboradores que conheçam uma ou outra, sem necessidade de precisar treinar cada novo integrante da equipe.

Além disso, as metodologias mais utilizadas têm métodos de certificação, bem como processos amplos de revisão de qualidade, que ajudam o gradual aperfeiçoamento das práticas e dos resultados.

Métodos de gestão e características de projetos web

O método de gestão é selecionado durante o preparo de business case para elaboração de um proposta de trabalho, ou na iniciação e planejamento de um projeto ou etapa de projeto, bem como na recuperação de um projeto com problemas.

A seleção é condicionada pelas características dos processos de realização e do produto a ser lançado. De maneira simplificada, pode-se pensar projetos web segundo 3 graus de complexidade:

Pequeno, ou de baixo risco – Com duração de até um mês (orçamento e prazos apertados escopo pontual), custos de até 20 mil reais equipe, que normalmente trabalha junta, de até 4 pessoas.

A visão das soluções é facilmente compreendida e dimensionada, com o uso de tecnologias existentes. As implicações políticas dos resultados são restritas.

Médio, razoavelmente complexo, de médio risco – Com duração de 2 a 6 meses (orçamento e prazos definidos embora, como o escopo, aceitem alterações), custos de até 100 mil reais equipe de 5 a 10 integrantes eventualmente de diversas equipes e empresas.

A visão das soluções pode não ser totalmente clara no início e o uso de tecnologias pode representar um desafio para a organização. Os resultados afetam alguns grupos de stakeholders.

Grande extremamente complexo, de alto risco – Com duração mais de 6 meses (prazos, custos e alterações no escopo controlados com rigor), custos a partir de 100 mil reais equipe com mais de 10 integrantes em localizações, com culturas e empresas diferentes.

A visão das soluções pode ser mais rígida, proporcional aos riscos e o uso de tecnologias representa um intenso processo de uso de tecnologias. Os requisitos são detalhados e compreendidos durante o projeto. Os resultados afetam diversas instâncias políticas das organizações envolvidas e diversos grupos de stakeholders, muitas vezes com interesses conflitantes.

A não familiaridade de clientes em relação a processos, competências, tecnologias, funcionalidades dos programas ocorre com frequência nestas situações. Isto pode obrigar a equipe a gerar relatórios e informes detalhados para os stakeholders. E se a equipe do cliente também faz parte da equipe de projeto, pode precisar de preparo para se adaptar ao passo a passo do desenvolvimento. Neste caso, a comunicação entre partes precisa ser frequente e didática, pois faz parte do preparo/treinamento da equipe-cliente.

Também é comum o pouco conhecimento sobre as atividades a realizar, o que faz com que sejam disponibilizados recursos insuficientes para os projetos. Tempo, pessoas, tecnologias, recursos financeiros ficam distantes dos necessários para atender a todas as solicitações, que tendem a se multiplicar à medida em que o produto fica mais definido e mais tangível.

Portanto, o risco do projeto ficar aquém das expectativas são altos especialmente se todos os stakeholders não forem devidamente informados, desde o início, sobre o que pode e não pode ser feito.

Outro aspecto frequente em projetos web é que como costumam empregar equipes multifuncionais de diferentes empresas ou departamentos, se os métodos de gestão de projetos são diferentes em cada uma das equipes, será preciso examinar como serão feitas as práticas em comum. Vai existir um processo de planejamento ou serão realizadas sucessivas iterações? Como serão formalizadas as mudanças de escopo? Como será feita a gestão da qualidade, de riscos, de aquisições? Os indicadores serão definidos no início do projeto ou ao longo de cada iteração? Respostas a questões como estas podem definir a escolha do modelo a seguir.

O melhor método de gestão, é possível escolher?

Projetos web realizam produtos criativos, que resultam de processos intensivos em conhecimento, inventividade e subjetividade. Seus processos conjugam dimensões editoriais, comerciais, tecnológicas, funcionais que variam a cada caso. Também as condições de realização, atualização e manutenção variam muito.

Por isto, é importante, antes de propor uma solução para o cliente, considerar as dimensões que influenciam estruturalmente a situação, como a complexidade do produto, o ambiente do desenvolvimento, as pessoas que o integram. A seleção do método de gestão é consequência deste entendimento.

A rigor, o ideal seria adequar a metodologia de gestão a cada projeto, a cada produto, de modo que cada ambiente de produção pudesse configurar um modelo específico. Mas como garantir que um modelo inventado para cada situação funcionaria?

Como nenhum método é totalmente adaptável, é importante tirar partido das práticas consolidadas em projetos anteriores e conhecer as especificidades de cada metodologia, para criar soluções que adotem um método em caráter prioritário e adaptem práticas de outros métodos a algumas situações pontuais.

Assim, uma empresa que siga as recomendações do PMBoK pode precisar adotar algumas práticas de Scrum para operacionalizar as práticas de criação coletiva com a equipe do cliente. Ou tornar seus processos menos rígidos se a empresa-cliente não tiver processos internos bem estruturados.

Uma equipe que pratique internamente o Scrum talvez precise preparar relatórios detalhados como os prescritos pelo PMI, para atender a clientes que precisam de documentos que formalizem a realização de cada etapa (como organizações do governo e ONGs, por exemplo, que precisam prestar contas de todas as suas ações em detalhe).

Seja qual for a metodologia de referência, o importante é não perder a perspectiva de que o produto final e seu uso/ receptividade pelo cliente final, bem como o grau de inovação das soluções, são mais importantes que os processos de realização do projeto e os produtos destes processos. (Publicado em 3.5.2009. Atualizado em 8.4.2014)

 

Referências

Gestão de projetos de mídias digitais How do you design, Dubberly Design (acesso em 4.8.2014)

Gestão de projetos de mídias digitais Living on the edge, Kathleen Haas, PMP (Project@Work, acesso em 14.2.2010)

Gestão de projetos de mídias digitais Resumo do PMBoK, José Ignácio Jaeger Neto, PMP (PDF, 83 páginas, acesso em 15.7.2009)

Gestão de projetos de mídias digitais Crie (Coppe UFRJ) – Centro de Referência em Inteligência Empresarial