Para atender de maneira adequada o público de clientes, leitores, consumidores, um website, aplicativo ou portal precisa que os colaboradores e/ou a equipe responsável por sua atualização sejam treinados para seguir o conceito editorial e comercial do veículo. Assim, este processo se incorpora mais facilmente ao dia-a-dia da organização e à sua cultura interna.

O treinamento é importante fator de manutenção das especificações do site e de motivação para as equipes, para atenuar as resistências ao produto novo e facilitar a colaboração no processo de aperfeiçoamento do canal.

É um processo crítico para as equipes de atualização de sites que passam por processos de reestruturação, pois ajuda a evitar que padrões de condutas já superados do produto antigo sejam repetidos na estrutura nova.

As circunstâncias e necessidades do preparo da equipe variam de acordo com a organização e com os objetivos de cada site.

Atividades relacionadas ao treinamento das equipes de atualização do website redesenhado

Preparar um manual com as informações necessárias sobre o novo projeto editorial.

 Apresentar formalmente o resultado do projeto à equipe de atualização – Uma apresentação presencial estruturada é muito útil para esclarecer dúvidas e resistências, acatar ideias e sugestões tardias, e criar entre os agentes uma cultura de positivação do projeto novo.

 Treinar presencialmente a equipe para as novas especificações – O treinamento inclui a compreensão desde os objetivos do site, do layout e da estrutura, até a edição e o exame das soluções tecnológicas, com foco na ação das pessoas – a abrangência das atividades de cada um define o detalhamento necessário e a abordagem motivacional.

Exemplo 1
A equipe responsável pela atualização de um noticiário online que começa a publicar conteúdo sobre esportes em geral é preparada para a nova linha editorial e os novos conteúdos. É preparada também para lidar com os recursos técnicos disponíveis, imagens, filmes e sons sobre cada esporte.

Já a equipe técnica é treinada não só para oferecer suporte e manutenção de sistemas como também soluções adequadas (se possível, inovadoras) para as novas necessidades editoriais (câmeras digitais submarinas, transmissores de vídeo em helicópteros, índices dinâmicos em bancos de dados, etc.).

Exemplo 2
Os pesquisadores de uma empresa pública que procuram com um novo site aumentar a comunicação com o público, podem ser preparados para publicar resumos dos resultados de seus trabalhos periodicamente.

Se a atualização do canal fica incorporada às tarefas diárias, o treinamento inclui não só a apresentação ao modelo editorial e às ferramentas, como a redação de textos para leitura em tela, o preparo de imagens para publicação online, a comunicação com o publico.

As gerências às quais estes pesquisadores estão ligados também precisam ser preparadas, para cobrar a publicação dos resumos, avaliarsua qualidade, aprovar a publicação. E também para considerar que o tempo de preparo faz parte dos processos de trabalhos dos pesquisadores.

As equipes técnicas desta organização são preparadas para delegar a responsabilidade de publicação aos pesquisadores e para ajudá-los a adequar gradualmente as ferramentas às demandas do dia-a-dia.

Treinar a equipe para usar o programa/sistema/plataforma de atualização – Este pode ser desde um programa de edição, como o Dreamweaver, ou sistemas de gerenciamento de conteúdo com funcionalidades e recursos diversos.

 Preparar a equipe para criar, editar e publicar conteúdo online (em diversos formatos) – O preparo de textos, imagens, vídeos, sons, tanto sob o ponto de vista técnico como editorial é necessário se a equipe de atualização não é composta por profissionais da área de comunicação.

Aspectos de ordem geral do treinamento relacionados à perspectiva editorial:

Abordagem sistêmica em relação ao conjunto, de forma que redator/editor crie associações e links entre assuntos e ajude o leitor a criar novas associações.

Esta abordagem conduz a criação de chamadas para a Principal (home page), de boletins periódicos e malas diretas, a formatação de PDFs em templates, a criação de banners e animações, o uso de CSS para os elementos editoriais.

Necessidade de interlocução permanente com e entre os setores-fonte de informação, de modo que o conteúdo novo seja publicado de maneira contextualizada sob o ponto de vista institucional.

Preparo da “indexabilidade” do conteúdo pelas ferramentas de busca internas e da internet, com a inclusão de “tags” e palavras-chave, tags alternativas (“alt”, “title”) em imagens e links, atualização (automática ou não) do mapa do site e dos sitemaps (ver Sitemaps.org).

Padronização da nomenclatura dos arquivos, para facilitar a recuperação pela equipe interna e pelo público externo.

Relacionamento entre os processos de edição e os de avaliação (estatísticas, contatos, transações realizadas), para o aperfeiçoamento das especificações e práticas definidas no projeto.

 Distribuir o manual impresso para a equipe e disponibilizá-lo online em local de fácil acesso, se possível em um wiki (que possa ser aperfeiçoado aos poucos, pela própria equipe) – Informações mais específicas e de suporte podem publicadas em intranets ou canais dedicados, para consulta esporádica.

 Criar protótipos para o teste dos critérios e ajustar o manual – o protótipo do site, com conteúdo formatado de acordo com os novos modelos, permite que a equipe veja o produto antes do lançamento e faça ajustes nos processos de edição e diagramação.

Nos testes, a visão estratégica se alia à perspectiva operacional, para que os dois aspectos se alimentem e enriqueçam mutuamente.

 

A importância da atualização de um website, especialmente de um website institucional, deve ser reconhecida mesmo pelos setores e departamentos organizacionais não diretamente envolvidos no processo, por seu papel na estratégia de reafirmação permanente do compromisso institucional com os clientes internos e externos.

(Atualizado em 17.7.2009)