O fechamento de um projeto pode ser iniciado quando o controle do desempenho indicar que o escopo do projeto foi totalmente entregue, ou então quando o patrocinador ou a gerência da organização solicitar seu cancelamento (se os objetivos não forem mais pertinentes, necessários ou alcançáveis).

No caso específico de projetos de mídias digitais, em que condições se pode dizer que está finalizado, que pessoas tomam esta decisão? O momento de finalização desses projetos, como consequência da realização dos produtos e serviços definidos, nem sempre ocorre. Muitos produtos se perpetuam em permanente estado de projeto. Sempre haverá atualizações no modelo editorial, ajustes ou novos recursos a implementar, fora a atualização evolutiva regular.

É comum a finalização dos projetos ficar formalizada em uma reunião de apresentação e aprovação dos últimos produtos. Nesse momento, os principais stakeholders concordam que os produtos estão dentro dos objetivos e do escopo estabelecidos e o produto pode ir a público.

De maneira mais informal, embora com registro, a finalização pode ser feita remotamente, em especial se relativa a ajustes finais. Nesse caso, uma mensagem ou conferência online sinaliza a aprovação.

Em alguns casos, a empresa precisa da aprovação de diversos departamentos e das áreas de qualidade, o quepode criar procedimentos formais para o processo, quem vem detalhadamente relatado.

Já em casos em que o projeto está dividido em muitas etapas e cada etapa se configura como um projeto em si, com produtos específicos, o encerramento se dá no final de cada etapa. E no final de todas as etapas aplicam-se esses processos em relação ao conjunto de resultados, para a elaboração de uma visão do resultado.

Seja no final do projeto ou de uma etapa, a formalização, ou ritualização desse momento permite que o(s) gestor(es) analise(m) o contrato e veja(m) se todos os produtos e serviços foram entregues de maneira satisfatória.

A partir daí, dependendo dos acordos comerciais, pode ser assinado um Termo de Encerramento, em que o cliente comunica que aceita os produtos e o fornecedor declara que encerrou (temporariamente ou não) sua participação. Esse procedimento basicamente declara: “O projeto combinado está aprovado. Qualquer processo adicional, modificações no produto, treinamentos, serão parte de novos acordos de trabalho”.

O termo de encerramento previne a ocorrência de solicitações não previstas e elimina qualquer tipo de dúvida sobre o relacionamento entre as partes.

O departamento ou empresa contratado podem pedir permissão ao departamento ou empresa contrante para citá-la como cliente em seu site ou em relatórios institucionais, publicar briefings detalhados sobre o projeto, ou apresentar o caso em seminário ou congresso.

Esses procedimentos podem ser acertados desde o início do projeto, mas nesse caso criam uma certa obrigação em relação à publicação ou apresentação. O pedido no final, além de opcional, é também uma demonstração de que a parte contratada ficou satisfeita com o resultado e o considera um modelo a ser mostrado.

Quando há outros fornecedores envolvidos no projeto, como de sistemas de gerenciamento de conteúdo, de bancos de dados dedicados, de sistemas de CRM e de logística, a finalização envolve também a formalização da entrega desses produtos, o fechamento dos contratos e, se for o caso, a previsão e formalização dos processos de manutenção, upgrade e aperfeiçoamento.

É importante conferir se todos os produtos foram entregues e aceitos de acordo com o contrato firmado e se todas as pendências financeiras foram atendidas.

Nesse momento, o contratado ou departamento responsável pode aproveitar para lembrar as implementações futuras que, durante o projeto, foram mencionadas e anotadas para discussão posterior. Essas observações lembram que um projeto web sempre precisa ser aperfeiçoado, com novas funcionalidades a implementar, melhorias a fazer.

(Atualizado em 15.3.2010)

 

Referências

Livro: Metodologia de gerenciamento de projetos – Methodware, de Carlos Magno Xavier e outros autores

End sight, de Drew Davison (Projects@Work, 14.11.2009)

Sunrise, sunset (Gantthead, 29.10.2008)

Service-oriented project management (Gantthead, 6.6.2008)

Beyond specs, de Matthew Barnett (Projects@Work, acesso em 26.8.2008)

Making post-mortems work, de Sri Nagarajan (Gantthead, acesso em 2.1.2009)