O fechamento de um projeto pode ser iniciado quando o controle do desempenho indicar que o escopo do projeto foi totalmente entregue, ou quando o patrocinador ou a gerência da organização solicitar o cancelamento do mesmo (se seus objetivos não forem mais pertinentes, necessários ou alcançáveis).

No caso específico de projetos de mídias digitais, em que condições se pode dizer que está finalizado, que pessoas tomam esta decisão? Perguntas como estas nem sempre são fáceis de responder. O momento de finalização desses projetos, como consequência da realização dos produtos e serviços definidos, pode não ficar claro. Sempre haverá atualizações no modelo editorial, ajustes ou novos recursos a implementar, fora a atualização evolutiva regular.

É comum a finalização dos projetos ficar formalizada em uma reunião de apresentação e aprovação dos últimos produtos. Nesta, os principais stakeholders concordam que os produtos estão dentro dos objetivos e do escopo estabelecidos e não há nada mais a desenvolver.

De maneira mais informal, embora com registro, a finalização pode ser feita remotamente, em especial se relativa apenas a ajustes finais. Neste caso, uma mensagem ou conferência online sinaliza a aprovação.

Em alguns casos, a empresa contratante precisa da aprovação de diversos departamentos e das áreas de qualidade, o que cria procedimentos formais para o processo, quem vem detalhadamente relatado.

Já em casos em que o projeto está dividido em muitas etapas e cada etapa se configura como um projeto em si, com produtos específicos, o encerramento se dá no final de cada etapa. E no final de todas as etapas aplicam-se estes processos em relação ao conjunto de resultados, para a elaboração de uma visão geral do resultado.

Seja no final do projeto ou de uma etapa, a formalização, ou ritualização deste momento é necessária para que o(s) gestor(es) de ambas as partes analise(m) o contrato e veja(m) se todos os produtos e serviços foram entregues de maneira satisfatória.

A partir daí é assinado um Termo de Encerramento, em que o cliente comunica que aceita os produtos e o fornecedor declara que encerrou (temporariamente ou não) sua participação. Este procedimento basicamente declara: “O projeto está completo e aprovado. Qualquer processo adicional, modificações no produto, treinamentos, serão cobrados baseados em valor/hora acertado entre as partes envolvidas”.

O termo de encerramento previne a ocorrência de solicitações não previstas e elimina qualquer tipo de dúvida sobre o relacionamento entre as partes.

O departamento ou empresa contratado podem pedir permissão ao departamento ou empresa contrante para citá-la como cliente em seu website ou em relatórios institucionais, publicar briefings detalhados sobre o projeto, ou apresentar o caso em seminário ou congresso.

Estes procedimentos podem ser acertados desde o início do projeto, mas neste caso criam uma certa obrigação em relação à publicação ou apresentação. O pedido no final, além de opcional, é também uma demonstração de que a parte contratada ficou satisfeita com o resultado e o considera um modelo a ser mostrado.

Quando há outros fornecedores envolvidos no projeto, como de sistemas de gerenciamento de conteúdo, de bancos de dados dedicados, de sistemas de CRM e de logística, a finalização envolve também a formalização da entrega destes produtos, o fechamento dos contratos e, se for o caso, a previsão e formalização dos processos de manutenção, upgrade e aperfeiçoamento.

É importante conferir se todos os produtos foram entregues e aceitos de acordo com o contrato firmado e se todas as pendências financeiras estão devidamente atendidas.

Neste momento, o contratado ou departamento responsável pode aproveitar para lembrar as implementações futuras que, durante o projeto, foram mencionadas e anotadas para discussão posterior. Estas observações lembram que um projeto web sempre precisa de ajustes e revisões, com novas funcionalidades a implementar, melhorias a fazer.

(Atualizado em 15.3.2010)

 

Referências

Livro: Metodologia de gerenciamento de projetos – Methodware, de Carlos Magno Xavier e outros autores

End sight, de Drew Davison (Projects@Work, 14.11.2009)

Sunrise, sunset (Gantthead, 29.10.2008)

Service-oriented project management (Gantthead, 6.6.2008)

Beyond specs, de Matthew Barnett (Projects@Work, acesso em 26.8.2008)

Making post-mortems work, de Sri Nagarajan (Gantthead, acesso em 2.1.2009)