A avaliação, a verificação da aderência dos resultados aos objetivos previstos e a aprovação formal do cliente fazem parte do encerramento administrativo do projeto. Esta etapa inclui também a organização e a disseminação de informações que formalizam a conclusão da realização do produto e o arquivamento do material de trabalho, de forma que possa ser reutilizado em outros projetos.
Gestores costumam separar espaços em disco consideráveis exclusivamente para a manutenção de informações produzidas durante os projetos. O material de trabalho do projeto pode ser de diversas naturezas:
▪ Conteúdo reaproveitável (fotos não publicadas, textos e material audiovisual utilizados em processos editoriais). É importante não disponibilizar para outros projetos os arquivos (fotos, textos, vídeos, áudios, apresentações) de uso restrito a um único projeto ou sujeito a cobrança de direitos autorais.
▪ Versões não utilizadas de arquivos de conteúdo ou versões usadas apenas em etapas intermediárias de trabalho (diferentes versões de fotos, textos), versões editadas e descartadas.
▪ Produtos do projeto, como plano de projeto, de acompanhamento de etapas, cronogramas e orçamentos revisados, emails e comunicados selecionados, especificações de projeto, especificações de produto, avaliações de resultado, relatórios, registros de aprovação dos clientes, registros financeiros, registros relativos à garantia de qualidade, checklists preenchidas, resultados de teste de usabilidade, wireframes, especificações iniciais de uso do conteúdo e de layout.
Eventualmente estes arquivos podem ter importantes informações que possam ajudar a aperfeiçoar os templates de projeto (plano de projeto, cronograma padrão, checklists) e possam ser aperfeiçoados.
Os arquivos finais das etapas podem ser usados para substituir modelos de planilhas, listas de checagem, testes de usabilidade, na medida em que podem ter sido revisados para atender melhor às demandas de cada processo.
Estes arquivos devem ficar em local (banco de dados, em rede local) de fácil acesso, especialmente os de consulta diária e, se novas versões forem produzidas, deve-se estabelecer um controle destas versões, ou mesmo eliminar algumas delas.
▪O reaproveitamento de conteúdo produzido deve considerar que cada projeto é diferente do outro, e que as soluções que funcionaram em um podem não ser adequadas em outro. Ou seja, a consulta ao material arquivado não estabelece necessariamente novas práticas para a realização de novos projetos, mas ajuda a percepção de possíveis erros, insucessos ou para a revisão das metodologias aplicadas.
As conclusões tiradas destas avaliações e as lições aprendidas devem ser divulgadas para os colaboradores internos de modo geral (caso não possam ser criadas coletivamente). Para a explicitação do conhecimento aprendido no projeto, os gestores dos projetos podem realizar vários tipos de iniciativas, como a sua edição e publicação nos portais corporativos. E a realização de reuniões ou workshops para a homologação de novos modelos. Processos como estes consolidam os critérios para a guarda apenas do material conveniente para a organização.
No entanto, é preciso sempre lembrar que de descartar o material caduco, que não tem mais validade ou utilidade devido a mudanças internas e/ou externas à organização. A revisão do arquivo pode ser feita quando novos arquivos são adicionados.
(Atualizado em 27.1.2012)