A reunião inicial do projeto de mídia digital marca o momento em que os acertos institucionais e comerciais foram feitos entre as partes envolvidas e começa a realização . Com escopo variável de acordo com os profissionais envolvidos, esse encontro ajuda a nivelar as percepções na equipe sobre o escopo do projeto, em um clima propício à criação e à colaboração.

Em pequenos projetos, a reunião inicial leva à apresentação das pessoas que vão trabalhar umas com as outras e vão aprovar seus produtos. Explicita a visão geral e as expectativas sobre os resultadosos, bem como os papéis de cada um no dia a dia de produção e aprovação de produtos. Nesse caso, as interações entre as pessoas tendem a ser horizontais, pouco ritualizadas e o ambiente é informal, focado nos resultados.

Em projetos de sites ou canais online de grande porte, as reuniões iniciais podem ser menos pragmáticas e mais formais, dependendo da cultura interna. Podem durar um dia inteiro de discussões, práticas e acertos. E, dependendo da complexidade do escopo e da familiaridade dos integrantes entre si, pode levar mais tempo para fechar seus objetivos.

Esse é o momento de estabelecer consenso sobre o que cada profissional ou equipe espera do projeto, pois é comum que expectativas variem entre pessoas, mesmo que aparentemente estejam todos de acordo. E é também o momento de pensar no público-alvo e sua relação com o produto (como atendê-lo?) e saber o que os profissionais envolvidos consideram resultados bem sucedidos – padrões de qualidade de ordem geral. O que é um layout bonito? Que funcionalidades se adaptam melhor em no produto?

Os contextos da organização, os modelos de gestão, as características dos produtos, condicionam os objetivos e o formato desses encontros e, mais adiante, os resultados.

Quando a organização ou departamento cliente tem uma estrutura vertical e formal, as pessoas podem não aceitar bem uma reunião para a criação coletiva e participativa de modelos de trabalho, e nesse caso procura-se ações como apresentações formais – espera-se que a participação dos integrantes da reunião surja como decorrência da exposição de ideias.

Se as metodologias de gestão de projetos da organização/departamento cliente são lineares, baseadas em etapas pré-definidas, pode-se propor experimentar processos baseados em modelos ágeis.

Seja qual for o contexto em que projeto for desenvolvido ou a metodologia de gestão/realização de projeto envolvida, as reuniões iniciais devem ser preparadas com cuidado, para que se obtenha as informações, o clima e os consensos necessários.

Ações a considerar

Algumas ações podem ser realizadas, de acordo com o ambiente de realização de cada projeto e com o contexto organizacional:

■ Planejar os objetivos da reunião de acordo com o perfil dos participantes. Caso inclua participantes da área da gestão de negócios, além das equipes operacional do cliente e criativa do produto digital, é importante nivelar o grau de informação de todos sobre os objetivos e metas comerciais.

■ Pedir aos participantes para realizar uma pesquisa relacionada ao projeto poucos dias antes da reunião. Assim todos podem ter ideias pessoais sobre os assuntos, o que enriquece as discussões.

■ Se for o caso, apresentar a declaração de escopo acertada em contrato, adaptada para a ocasião, de modo que os participantes tenham uma ideia do que foi discutido antes do início do projeto.

■ Apresentar o gestor ou gestores internos e externos do projeto (escritório contratado ou departamento). Em projetos ágeis, o scrum master e o project owner podem ser também apresentados nesse momento, caso necessário. Podem ser apresentados ou se apresentar de maneira diferente para públicos diferentes, mais ou menos pessoal, mais ou menos formal. Caso atuem em empresa contratada, podem apresentá-la e falar sobre projetos da mesma natureza realizados, bem como descrever um breve histórico profissional.

■ Apresentar o facilitador da reunião, caso seja diferente dos gestores apresentados. Eventualmente uma pessoa com facilidade de comunicação e de mobilização de equipes pode atuar de maneira mais produtiva que os gestores.

■ Apresentar a metodologia de gestão de projeto, caso possa repercutir no andamento do projeto. Se a organização ou departamento-cliente aplica modelos de gestão em cascata e contrata uma agência digital que aplica internamente métodos ágeis, pode haver necessidade de adaptação de processos entre as partes.

■ Apresentar as principais etapas do projeto (em caso de ambientes organizacionais pouco habituados a projetos semelhantes), acompanhadas da descrição dos principais conceitos relacionados (como a diferença entre site e portal, SEO, ou analytics, por exemplo).

■ Apresentar os integrantes da equipe, caso não se conheçam. Descrições formais, em que cada um diz seu nome, cargo e atuação não costumam ser produtivas. As pessoas que falam primeiro ficam nervosas e as que falam por último não escutam o que os outros falam, pois ficam pensando no que falar. Também a descrição do papel de cada um pode ser enganosa. Muitos profissionais são indicados por seus chefes a participar de um projeto sem saber o motivo. O chefe sabe, mas nem sempre está presente na reunião.

Às vezes é mais produtivo descobrir, pela participação de cada um, onde os integrantes podem aplicar melhor seu potencial e seus talentos. Em uma apresentação simplificada dos processos do projeto, pode-se perguntar às pessoas como lidar com os fatores mais críticos de sucesso. Pelas respostas, pode-se ver quem pode fazer o quê e o grau de motivação de cada um. Àqueles que não se manifestarem durante as conversas, pode-se perguntar “João, como você resolveria a situação tal”?

■ Estabelecer consenso sobre a visão geral e os problemas (em vez de sobre as soluções). Um mesmo projeto pode ter objetivos diferentes para participantes de áreas diferentes. Para se chegar a objetivos comuns a todas as partes envolvidas, pode-se fazer alguns exercícios coletivos, como pedir a cada um que escreva em uma folha de papel os 5 principais objetivos do projeto. A seguir, cada um forma uma dupla com outro participante e cada dupla chega a 5 objetivos. As duplas a seguir se juntam em quartetos, que chegam a 5 objetivos e assim por diante. Dois grupos maiores podem chegar no final a sete, oito objetivos a serem discutidos e priorizados pelos conjunto.

Outro exercício produtivo é o jogo de cartas proposto por Kevin Hoffman, em I hate sports but I love kickoffs: How to create a successful project culture, from the first meeting. Em uma versão resumida, entrega-se a cada participante da reunião 20 cartas com objetivos pré-definidos do projeto e pede-se a cada um que a coloque em ordem decrescente de importância. Deve-se marcar as três cartas menos relevantes com um traço no canto direito inferior. A seguir, todos passam as cartas rejeitadas ao participante seguinte (numa disposição circular).

O mesmo procedimento é repetido duas ou três vezes. A seguir, para-se o jogo, dispõe-se as cartas de cada um em filas de cartas em ordem descrescente de prioridade. Verifica-se as cartas mais marcadas como rejeitadas. A partir desses resultados, discute-se os objetivos prioritários de acordo com a ordenação da maioria das filas de cartas.

Há variações do jogo, como deixar cartas em branco no centro da mesa, para que os participantes adicionem novas sugestões, ou marcar de maneira diferenciada também as cartas mais valorizadas.

Além de produtiva, esta prática é divertida e mobiliza os participantes, especialmente em ambientes de trabalho com relações horizontais.

■ Estabelecer consenso sobre o público-alvo. Um método efetivo é a criação de uma tabela na qual os participantes estabelecem valores mais altos às tipologias prioritárias de usuários finais. Esse consenso precisa ser consolidado por pesquisas de usuários.

■ Estabelecer consenso sobre produtos da mesma natureza já existentes. Para essa prática, pode-se pedir com antecedência aos participantes que procurem produtos relacionados ao que será projetado e os apresentem na reunião, justificando a escolha.

Pode-se também fazer o contrário, a equipe gestora apresenta soluções que considera interessantes e propõe a discussão de diretrizes sobre layout, arquitetura da informação, soluções funcionais. Já fizemos os dois procedimentos e ambos funcionaram muito bem, em contextos diferentes.

■ Estabelecer consenso sobre o que poderá e o que não poderá ser feito. Nem sempre o produto dos sonhos pode ser realizado, em função das condições de tempo e recursos financeiros disponíveis. O foco precisa ser realista, para não levar a falsas expectativas e decepções.

■ Elaborar o layout conceitual. Depois de todos verem soluções boas e ruins, pode-se pedir que os participantes ponham mãos à obra e desenhem o que considerariam uma solução ideal para a interface em questão.

Esse exercício pode ser feito também individualmente, depois em duplas, quartetos, até que se chegue a uma solução de consenso.

O desenho, no caso, não precisa ficar bem acabado, basta que fique compreensível. Pode-se usar canetas coloridas e papel encorpado (um pouco mais resistente ao atrito dos rabiscos que os papéis comuns). É importante que todos se sintam confortáveis na atividade e não sejam desafiados a fazer desenhos bonitos.

Para diminuir o compromisso com a beleza, pode-se pedir aos participantes que façam inicialmente desenhos pequenos, diversos deles, até chegarem a resultados maiores e mais detalhados quando o grupo estiver maior.

Deve-se prever um tempo relativamente extenso para a apresentação dos trabalhos, na medida em que as pessoas se sentem envolvidas nas atividades e costumam querer não só defender seus resultados como interferir no resultado dos outros.

Esses resultados são produtos de pensamento visual, e algumas soluções poderão ser consideradas mais adiante na criação e aprovação do layout da interface (o que nem sempre acontece, porque podem aparecer novos elementos e requisitos a partir das pesquisas qualitativas e quantitativas de mercado, com observações, conversas e testes com usuários e dos wireframes, mais adiante).

Essa atividade gera um dos primeiros produtos tangíveis do projeto, uma espécie de protótipo de papel, a ser aperfeiçoado durante o projeto, em protótipo funcional, protótipo com layout, versões alfa, beta, até o lançamento do produto.

Essas práticas são fáceis e baratas. Pode-se aplicar todas, numa grande reunião, ou selecionar algumas, de acordo com as demandas de cada situação.

Nunca é demais repetir que é importante considerar o clima e o modelo de gestão da empresa contratante do projeto. Verificamos que empresas com estruturas mais horizontais são mais receptivas às ações coletivas. Outras, com estruturas internas mais verticais, tendem a não valorizar essas atividades e seus resultados – as pessoas ficam distantes e céticas durante as atividades. Nesse caso, atividades expositivas abertas à discussão e exposição podem dar melhores resultados. Eventualmente pode ser necessário adaptar as atividades ao clima durante a reunião.

As informações registradas duarante a(s) reunião(oes) precisam ser organizadas, analisadas e divulgadas, para que se consolide a aderência dos resultados obtidos ao produto a realizar. E mesmo que esses aspectos venham a ser detalhados e aprofundados mais adiante, as primeiras impressões permanecem durante o projeto. Não só por sua espontaneidade criadora como pelo acordo tácito estabelecido entre as partes na ocasião.

Além das informações e análises geradas, as práticas da reunião inicial do projeto permitem que a equipe comece a criar uma cultura interna de projeto, com seus sua visão, jargões, brincadeiras, personagens, que contribuem para criar um ambiente de trabalho com pessoas motivadas e comprometidas com os produtos a desenvolver.

(Atualizado em 3.9.2019)

Ferramentas auxiliares

→ zoom – ambiente para reuniões, conferências virtuais e suporte remoto (acesso em 14.3.2019)

→ Dropbox paper– permite a criação de ambente colaborativo com inserção de diversos recursos de texto, imagens e comentários (acesso em 14.3.2019)

→ meet – ambiente para reuniões, conferências virtuais e suporte remoto (acesso em 14.3.2019)

→ chat rooms – ambiente para reuniões, conferências virtuais e suporte remoto (acesso em 14.3.2012)

→ imeet – ambiente para reuniões, conferências virtuais e suporte remoto (acesso em 14.3.2012)

→ Whiteboard – ambiente para reuniões, conferências virtuais e suporte remoto (acesso em 14.3.2012)

→ TeamViewer – ambiente para compartilhamento de tela ou co-autoria em reuniões, conferências virtuais e suporte remoto (acesso em 14.3.2012)

→ Gotomeeting – ambiente para reuniões, conferências virtuais e suporte remoto (acesso em 14.3.2012)

→ Dabbleboard.com – quadro branco compartilhável, para a realização de reuniões, sem necessidade de cadastro (acesso em 24.6.2010)

→ Adobe Connect Now – plataforma online com diversos recursos como compartilhamento de tela, quadro branco, video conferência, chat para arquivos da Adobe (acesso em 24.6.2010)

→ Dreamforce – ambiente para reuniões virtuais com compartilhamento de tela, gratuito até 20 participantes (acesso em 7.1.2010)

→ Mikogo – ambiente de compartilhamento de tela para reuniões, conferências virtuais e suporte remoto (acesso em 8.1.2010)