A contratação de uma agência digital pode ter dois enfoques: o da agência digital que estabelece relações comerciais com um cliente (contratante) ou o da empresa-cliente que procura serviços de uma agência digital. Escolhemos o segundo, que considera aspectos tão importantes para quem contrata quanto para quem é contratado.

Listamos abaixo alguns aspectos a considerar na contratação de agências ou serviços de desenvolvimento digital:

Preparar a documentação certa antes de fazer os primeiros contatos. Em anotações, incluir os principais elementos que devem constar dos canais, tipo de conteúdo, percepção da estrutura de informações (a ser aperfeiçoada), formatos dos arquivos a publicar e arquivar, requisitos de layout, funcionalidades, canais a desenvolver, como relacioná-los entre si.

Este documento permite não só o entendimento do serviço a solicitar, como uma percepção mais clara do produto final.

Conversar pessoalmente com um representante da empresa candidata. Verificar como flui a conversa, a receptividade ao projeto e às suas especificidades, o modo como fala da própria empresa. É importante avaliar também o tempo de resposta a solicitações, à apresentação de briefing e à proposta.

Pedir referências (clientes, parceiros, fornecedores), de preferência uma relação nominal dos principais clientes atendidos e atuais, com especificação do serviço prestado e do período de atendimento de cada um.

Este é um dos conselhos mais frequentes para quem está escolhendo um fornecedor, embora muitas vezes ante à simples visão de clientes importantes não se tenha o cuidado de entrar em contato com alguns deles. Através de telefonemas, emails, pode-se verificar se os clientes estão satisfeitos com o fornecedor, se sua cultura interna e os produtos finais apresentam afinidades.

Verificar a metodologia empregada. Em uma empresa com estrutura funcional horizontal, uma gestão mais participativa pode ser melhor aceita do que a imposição de soluções prontas – possivelmente o resultado será menos sujeito a revisões e ajustes.

O desenvolvimento web exige intensa interlocução entre o cliente e a empresa contratada e ambos devem prover retorno quando solicitados, para facilitar o aperfeiçoamento contínuo dos resultados e produtos das etapas do projeto.

Verificar se é adequado optar por uma abordagem iterativa para o projeto, de modo que o escopo possa ser distribuído em diversas etapas sem que isto implique em novas negociações contratuais. Em vez de fechar datas de longo prazo, para meses adiante, pode ser melhor detalhar etapas curtas, como o desenho e o desenvolvimento de pequenas partes do site, aplicativo ou plataforma web. Desta maneira pode-se absorver melhor as mudanças de escopo, do mercado, da empresa, e adaptar a realização às situações não previstas inicialmente.

A opção de contratar uma agência de projetos de mídias digitais em etapas oferece a opção de se negociar a partir dos resultados já alcançados, com a verificação da sua efetividade para atender as necessidades iniciais. Assim a definição do novo escopo e a estimativa dos prazos ficam estabelecidas em bases mais realistas e confiáveis.

Verificar a qualificação técnica da equipe. É importante existir um gerente de projeto ou Scrum Master que tenha experiência comprovada em gerenciamento de projetos e equipes de desenvolvimento de sistemas ou plataformas web.

Um canal digital complexo requere um gestor que tenha formação mais específica do que um desenvolvedor web competente, que não se refugie em respostas e soluções técnicas quando um problema aparece. É necessário um profissional com domínio das metodologias de gestão, capacidade de se comunicar e de atualizar a equipe sobre o status atual e sobre os próximos passos do projeto (ver outros profissionais que podem ser necessários de acordo com o projeto, como programador de aplicativos móveis, animador, arquiteto de informação, diretor de arte, redator).

Demandar o uso de uma ferramenta online de gestão de projetos, para que seja possível a todos os stakeholders do projeto acompanhar o dia-a-dia de realização das tarefas. A ferramenta deve também permitir, se necessário, a fragmentação dos processos em uma Estrutura Analítica (ou Work Breakdown Structure, WBS), a identificação dos responsáveis por cada tarefa, a criação de relatórios sobre produtos prontos e a realizar, a comunicação das atualizações.

Sempre que possível, demandar a utilização de ferramentas já existentes no mercado. O desenvolvimento de programas e sistemas, especialmente para o projeto em questão pode demandar meses de trabalho inesperado, com os custos decorrentes de testes, processos de aperfeiçoamento em beta. A empresa contratada deve ser capaz de adaptar ou integrar sistemas já existentes de acordo com as funcionalidades necessárias.

Verificar os processos de avaliação de qualidade, como testes de usabilidade, de compatibilidade de browsers, dos canais em diversas resoluções de tela e dispositivos, de aderência a padrões web, a regras de acessibilidade, a práticas de otimização para buscadores (SEO, Search Engine Optimization).

Não exigir de uma vez só todos os recursos necessários ou desejáveis. Possivelmente o excesso de demandas para um primeiro lançamento do produto pode sobrecarregar o produto com funcionalidades e recursos que podem ser implementados gradualmente, à medida em que o site for sendo legitimado pelos seus usuários internos e externos. Pode-se ir aperfeiçoando o produto ao longo do tempo com maior foco nas demandas dos usuários.

Avaliar o modelo de manutenção evolutiva, que inclui a manutenção e a proposição de melhorias graduais para o site, a criação e produção de novas áreas, subsites e a implementação de funcionalidades adicionais, correções e alterações, a revisão do conteúdo e da usabilidade, análises para a correção de padrões e inconsistências, inovações de acordo com novas demandas do mercado e o surgimento de novas tecnologias, produção de relatórios de acesso e de relacionamento (incluindo dados de newsletters).

Propor incentivos ou penalidades em relação aos produtos entregues. Pode interessar às duas partes a proposição de um bônus caso os produtos sejam entregues antes do prazo e de uma multa, caso ultrapassem em determinado número de dias a data de entrega.

(Publicado em 4.7.2009. Atualizado em 16.2.2010)
 

 

Termos utilizados

Stakeholders – Pessoa ou organização cujos interesses (financeiros ou não) são afetados por um projeto. Os stakeholders tanto podem ser afetados positiva quanto negativamente pelos efeitos do projeto, durante ou depois da sua elaboração. Muitos projetos têm numerosos stakeholders, e o primeiro passo para o gerenciamento da sua influência e o levantamento minucioso destes agentes.