O escopo de um projeto descreve todos os seus produtos, os serviços necessários para realizá-los e os resultados esperados. Descreve também o que é preciso fazer para que alcance seus objetivos com os recursos e funções especificados. Embora concentremos nosso interesse em projetos de mídias digitais, examinamos aspectos que se estendem à definição de escopo de projetos em geral.

O escopo de um projeto se divide no escopo do produto, que descreve as características do produto final, e no escopo do projeto, que descreve o trabalho necessário para que seja entregue com os requisitos especificados.

 O escopo de produto de um sistema online de pagamento de contas descreve como este vai funcionar, suas características, as tecnologias necessárias. Já o escopo desse projeto descreve as etapas, os recursos disponíveis, como o produto será desenvolvido. De modo geral, o escopo abrange o resultado que realisticamente um projeto pode alcançar.

Avaliado continuamente, o escopo é examinado em diversos momentos:

Na iniciação do projeto, quando é registrada uma declaração preliminar, com as primeiras impressões do cliente, ou patrocinador, sobre o projeto, principais produtos, serviços relacionados.

No final de cada etapa ou sprint (método Scrum), quando o escopo é atualizado de acordo com a evolução da estratégia de realização do produto.

O consenso inicial sobre o escopo do projeto se estabelece entre pessoas, organizações, departamentos. Uma pessoa, empresa ou departamento é o cliente, ou dono do produto, e outra pessoa, empresa ou departamento é o mediador entre o dono do produto e a equipe designada para realizá-lo.

No caso de projeto de mídia digital, embora às vezes pareça descrever informações com alguma redundância, a definição do escopo é um processo necessário para explicitar as expectativas do cliente e o produto que os projetistas precisam realizar.

Inclui a negociação de fatores como prazos e custos, para não deixar margem a interpretações ambíguas – embora normalmente seja necessário, mais adiante, revê-los para ajustar também as expectativas sobre o produto.

A definição de escopo ajuda a evitar que as equipes de projeto percam tempo e recursos resolvendo problemas que fogem à sua alçada.

 Se os programadores dos bancos de dados de um projeto web são solicitados a fazer a manutenção do banco de dados de outro site que já está no ar, este desvio de função resulta no atraso da entrega dos seus produtos. Pedidos e demandas fora de escopo são comuns e a equipe deve ter flexibilidade para aceitá-los, mas seu impacto, especialmente nos custos e prazos, devem ser conhecidos e aceitos por todos os envolvidos.

A definição de escopo ajuda também a verificar se o projeto pode ser dividido em subprojetos mais facilmente gerenciáveis.

O modelo de gestão de projetos em cascata, ou sequencial, considera poucas mudanças no escopo do início ao final do projeto. Os métodos ágeis, como o Scrum, consideram que o escopo inicial muda ao longo do projeto, para atender às demandas que o próprio produto aos poucos evidencia.

Formalização de acordos

O contrato ou termo de referência (termo de referência pode ser um anexo do contrato, com descrições técnicas relacionadas mais ao produto que às questões comerciais) é assinado pelas partes envolvidas na realização. No caso de projeto interno de uma organização, o responsável é o gerente do projeto ou dono do produto (designado nesta fase), um gestor externo ao dia-a-dia da execução, que atua como patrocinador (sponsor) responsável pelo apoio institucional.

No caso de um primeiro projeto entre as partes, a empresa prestadora de serviços ou o gerente de projeto pode incluir na proposta um resumo da sua percepção em relação aos objetivos e à sua contribuição. Desta maneira, o cliente pode entender a percepção do projeto pelo proponente.

Também a descrição curta dos processos de trabalho, se a empresa/departamento proponente verificar que é necessária, ajuda o cliente a entender como o trabalho será realizado.

Neste documento, quanto menos jargões técnicos ou profissionais mais fácil é a compreensão do escopo, especialmente se o cliente comparar a proposta com outras.

Ao longo do projeto, é necessário detalhar o escopo definido nesta etapa, em que componentes genéricos como “orçamento” e “cronograma” são divididos e detalhados.

Dependendo do porte do produto projetado, a segmentação posterior facilita o acompanhamento, o estabelecimento de prioridades em cada etapa e a verificação do uso dos recursos estimados inicialmente.

De qualquer forma, é importante manter o produto final em foco, como afirma o especialista em experiência do usuário Paul du Coudray: “saiba porque você está construindo alguma coisa e não desvie sua atenção da proposta. Se não há um problema de design a resolver, o projeto logo se dilui em uma série de problemas individuais com produtos individuais que têm mais relação com o cumprimento de tarefas do que com a solução do problema propriamente dito.” (1) Pode-se acrescentar à observação de du Coudray que, com o produto final em foco, a meta da jornada é a satisfação do cliente do produto, resultado último dos problemas de design.

(Atualizado em 18.1.2017)

 

Referências

The dirty dozen roadmap roadblocks, de Bruce McCarthy (User Interface Engeneering, acesso em 20.9.2015)

Don’t give clients what they want, de Brandon Eley (Sitepoint, acesso em 31.7.2011)

Parts on the garage floor, de Clinton Keith (Projects@Work, acesso em 31.7.2010)

1) Design for startups: The aesthetics of web apps in 6 questions, de Jolie O’Dell (ReadWriteStart, acesso em 13.9.2009, não mais disponível no endereço acessado)

Micro scope (Gantthead, acesso em 2.11.2008)

Successful web development methodologies (SitePoint, acesso em 16.4.2006)

Serviços úteis

Elements of a successful project proposal, de Lexi Rodrigo (Freelance Folder acesso em 19.3.2010)

Contratos digitais (acesso em 15.1.2008) – modelos de contratos com cláusulas e estruturas prontas, adaptáveis às necessidades de cada cliente, inclusive o layout

http://www.internetlegal.com.br/legis/ – as leis municipais, estaduais e federais sobre a publicação de websites a ser consultadas para a elaboração de projetos de websites de órgãos públicos (sugestão de André Luiz P. Domarques de Menezes, da http://www.dmd2.com