Atividades relacionadas ao gerenciamento de riscos em projetos de mídias digitais:
■ Enumerar e agrupar os principais riscos a que o projeto está sujeito. A previsão dos potenciais riscos que podem ocorrer no projeto é feita a partir da experiência adquirida em projetos similares, ou por meio de brainstorming com a equipe, ou através de entrevistas com as pessoas envolvidas no projeto. Nesste momento, avalia-se cada evento de risco, suas causas e consequências.
A lista de todos os itens de risco potenciais criada durante um brainstorming pode ser muito longa e é necessário selecionar os itens mais importantes.
■ Prever incidentes que possam acontecer em cada iteração, ou ciclo, como atrasos causados por mudanças na equipe ou no escopo do projeto ou pelas demoras na aprovação de produtos, com acréscimo de tempo ao estritamente necessário para a realização das tarefas; ou a saída de um elemento-chave da equipe em momento crítico.
■ Realizar a análise de risco, fazendo a estimativa dos impactos das situações enumeradas, bem como da probabilidade de sua ocorrência.
Para os riscos mais prováveis, pode-se assumir que vão mesmo ocorrer e já tomar medidas antecipadas para mitigar seus efeitos. Se um produto do projeto tem muitas chances de ficar pronto com atraso, pode-se adiantar que vai atrasar e tomar medidas antecipadas para diminuir os prazos para sua realização.
Deve-se formatar uma planilha com as principais situações levantadas, impactos em caso de acontecerem (custos, atrasos), medidas tomadas, datas de ocorrência.
■ Estabelecer planos de contingência para os riscos mais críticos e acrescentar ao orçamento estimativas relacionadas aos custos de cada um.
A previsão orçamentária contempla os custos das ações necessárias para verificar possíveis riscos, evitar que aconteçam e enfrentá-los caso ocorram. No entanto, é importante contemplar mais recursos para a prevenção do que para a solução dos problemas.
Os planos de contingência incluem também a eliminação antecipada de ameaças inaceitáveis para a realização do projeto.
Como parte do contingenciamento, acrescenta-se à previsão dos prazos a aplicação de multas em caso de atrasos de entrega por desenvolvedores ou criadores de conteúdo.
Outras atividades a considerar
■ Reduzir o escopo do projeto, dividindo-o em iterações menores, mais simples e rápidas. Um site de comércio pode ser lançado sem vistas em 3D dos produtos, que podem ser produzidas e publicadas em etapas posteriores, por exemplo.
Na maioria das vezes, o gestor do projeto não pode antecipar todas as situações possíveis a serem contingenciadas. Por isto, ao se concentrar em determinado período de tempo, ou etapa do projeto, consegue prever os riscos no começo de cada uma. Pode assim concentrar-se nos requisitos mais importantes e imediatos, e responder mais rapidamente a mudanças de escopo e de visão do projeto, ou a mudanças tecnológicas.
■ Manter uma política clara de comunicações sobre os riscos com os stakeholders, por meio da circulação e da disponibilização de informações; informá-los sobre as causas de possíveis problemas na entrega do produto e também dos riscos do negócio diretamente envolvidos.
■ Manter uma política clara de divulgação dos impactos do produto do projeto para a organização, através da comunicação regular dos resultados e benefícios do projeto.
■ Convocar colaboradores com formação ampla, que possam mudar de função caso necessário.
■ Incluir no contrato uma cláusula em que solicitações não respondidas de aprovação de produtos, ou de entrega de conteúdo, depois de um determinado período de tempo, acarretam no pagamento do serviço realizado até aquela etapa.
■ Manter uma política clara de uso de programas e códigos desenvolvidos por terceiros, com a proteção legal da organização que publica o site.
■ Manter uma política clara sobre o uso do conteúdo publicado, para proteger (ou não) os direitos de autoria.
■ Firmar contratos de garantia de uso de tecnologias e suporte de produto com fornecedores de soluções tecnológicas (programas, sistemas, serviços).
■ Verificar as políticas de contingência de tecnologia da informação da organização. Pode haver conflito sobre o uso de recursos relacionados ao contingenciamento de redes e sistemas, processos de back-up e seguranças de dados, presença da equipe de suporte.
■ Realizar pesquisas com usuários, para conhecer bem os usuários e clientes do produto final.
■ Realizar pesquisas de tecnologias, para verificar os recursos disponíveis antes do desenvolvimento.
■ Realizar protótipos de papel no início do projeto, e, durante a produção, testes com usuários e de configuração da interface, para prevenir erros de conceituação, programação e design.
■ Incluir designers no projeto desde a definição do negócio, para manter em perspectiva funcional e formal o produto final.
■ Verificar os fatores externos ao projeto que podem afetar sua execução, como mudanças políticas na organização ou o lançamento de produto similar por um concorrente.
■ Atualizar continuamente o plano de gestão de riscos, para adaptá-lo às mudanças que ocorrem durante a execução do projeto.
■ Registrar os riscos verificados durante o projeto, para considerá-los em projetos futuros.
No dia-a-dia do projeto
■ Definir o problema atual. Possivelmente alguns problemas não foram previstos porque as chances de acontecerem eram pequenas, como por exemplo, um fornecedor ir à falência. Mas quando se conhece bem o problema a resolver, fica mais fácil resolvê-lo. Parece óbvio mas não é.
Como se define ou conhece bem o problema a resolver? Conversar com as pessoas envolvidas é um caminho para criar ou planejar soluções.
■ Depois de fechar as soluções para os problemas ocorridos, comunicá-las de modo positivo, para diminuir as dúvidas e o clima de descrença. A descrição breve do problema e o passo-a-passo das soluções, ajudam a manter a confiança da equipe, a organizar as idéias e a acalmar as tensões.
■ Documentar, publicar e arquivar o que funcionou e o que não funcionou na solução proposta, para as práticas de futuros projetos.
(Atualizado em 26.4.2015)
Referências
→ Brainstorming does not work, de Kevin Ashton (Medium, acesso em 26.4.2015)
→ Brainstorming risk (Projects@Work, acesso em 23.8.2012)
→ The risk in risk management (Projects@Work, acesso em 28.2.2009)