Pontos de vista divergentes enriquecem a realização de qualquer projeto, e para evitar que se transformem em conflito, a permanente afirmação da visão sobre o produto final, a definição clara das funções de cada um, a gestão adequada da comunicação interna, bem como a valorização das lideranças naturais ajudam a manter e reelaborar o consenso sobre os objetivos comuns.
O corpo técnico da equipe costuma dizer que as funcionalidades pedidas pelos especialistas em experiência do usuário são muito subjetivas, o que prejudica o desenvolvimento. Os programadores e analistas de sistemas, ao ler as diretrizes de projeto, se ressentem ao constatar que não foram consultados sobre a viabilidade das decisões nas suas áreas. E os gerentes de áreas às vezes esquecem os documentos do planejamento e exercem pressão para que o produto seja lançado logo, mesmo que sem algumas funcionalidades previstas.
Dentro de cada equipe há uma distribuição de habilidades. Se há conflito, é porque os integrantes não têm um entendimento muito claro do problema que estão tentando resolver, um idioma ou perspectiva compartilhada sobre a solução. Então, o primeiro passo é reunir todo mundo para que todos vejam o problema sob o mesmo ângulo e mantenham em foco a visão do produto, e entendam as funções e responsabilidades de cada um para alcançá-los. Apenas a divulgação de relatórios e apresentações com as diretrizes de projeto não é suficiente para manter a equipe alinhada em torno de objetivos e resultados coletivos.
A participação de designers ou especialistas em experiência do usuário (UX) nas equipes de projeto e de tomada de decisões sobre produtos, mesmo nas equipes especializadas em programação, vendas, marketing, facilita a implementação de uma visão permanente e persistente de aperfeiçoamento dos resultados com base na experiência do usuário. Como esta é afetada por todos os processos relacionados à criação (de cadeiras a mídias digitais), qualquer erro funcional, no layout, ou estratégico, afeta o alcance dos objetivos. A manutenção de uma cultura focada na experiência do usuário diminui a necessidade de criação de esforços políticos para isto, porque as equipes se mantêm permeáveis a esta perspectiva.
Reunião de iniciação (“kick off meeting”)
Uma ferramenta útil na gestão das forças internas entre empresas, setores e pessoas, é o encontro de apresentação do projeto para a equipes direta ou indiretamente envolvidas com seus processos. A catalização de relacionamentos neste momento é tão importante quanto a seleção de pessoas com capacidade técnica para a realização dos projetos web.
As conversas de apresentação ritualizam o ponto de partida do projeto e marcam o início da experiência coletiva. Ajudam as decisões para reforçar a visão geral do resultado e promovem a colaboração, a inventividade, a receptividade a mudanças.
No preparo da reunião, o convite aos representantes das diversas equipes e áreas da organização é feito pelo gerente do projeto ou pelo Scrum master, com a pauta e os objetivos da conversa.
A presença de membros de diferentes áreas e muitas vezes de diferentes lugares ajuda a aprofundar o entendimento dos problemas e ajuda a criação de sugestões a partir de diversos pontos de vista.
Os membros remotos na reunião demandam um dimensionamento adequado do tempo, pois as pessoas que não estão presentes no mesmo espaço costumam demorar um pouco mais para ver os rituais do grupo presencial e se adaptar às formas de participação.
O convite pode também, dependendo da cultura organizacional, solicitar aos profissionais que preparem, para o encontro, sugestões, pesquisas (benchmarking), demandas.
A reunião deve ser moderada por um gestor ou facilitador, que deixa claro desde o início a visão geral (embora esta também possa ser elaborada no encontro), o modo de encaminhamento dos assuntos, a importância das contribuições e os resultados esperados.
Durante a reunião, procura-se estabelecer ou reforçar a visão em relação ao mercado, ao design, à estrutura de informações. E também identificar problemas, recomendações e soluções inovadoras de ordem geral.
Depois da reunião, é importante registrar e distribuir as anotações sobre soluções, compromissos e sugestões o mais rápido possível, para seguir a onda de motivação que se seque à reunião. As soluções mais abrangentes podem ser enviadas também para os donos do produto e tomadores de decisão. (ver também Reunião inicial do projeto web – “kick-off meeting”)
Criação convergente
No dia a dia do projeto, a afirmação habitual da estratégia e da visão geral do produto pelos facilitadores ajuda a criação de produtos coerentes, em que a experiência do usuário, o design e o desenvolvimento técnico convergem. Esta perspectiva holística precisa estar presente nos diálogos e nas horas em que se toma as decisões mais importantes.
Para o envolvimento direto da equipe objetivos gerais, que priorizam a qualidade da experiência dos usuários finais, é importante que todos os integrantes participem de alguma forma dos processos de pesquisa, mesmo que não diretamente. As pesquisas ajudam a manter o foco nas reais necessidades dos usuários finais e nas necessidades comerciais dos clientes.
Em projetos mais longos, pode-se fazer regularmente exercícios com a equipe em que se procure chegar a consensos sobre a experiência dos usuários analisando/reproduzindo o uso do produto final. A partir da visão de cada um, chega-se a uma visão geral e se compara com a visão geral inicial, para reforçá-la ou, se necessário, atualizá-la.
A realização periódica de de seções em que se observe os usuários usando os produtos ou protótipos, inclusive os de competidores, por algumas horas, faze com que a memória da visão do resultado final se mantenha fresca na equipe e se verifique sempre se esta visão se mantém ou precisa de ajustes. Normalmente, estas observações costumam levar à realização de ajustes no rumo do projeto.
Seja qual for a prática e a cultura interna, em cada etapa, desde os rascunhos iniciais do produto, passando por layouts estáticos, diagramas de fluxo, protótipos funcionais, versões alfa e beta, até o lançamento ao público, quando a equipe mantém um foco convergente, seus produtos tendem a evoluir de maneira coerente e afinada com os interesses de todos os stakeholders, especialmente dos usuários.
Conversas diárias
Os encontros diários da equipe, por 15 minutos no início da jornada de trabalho (standup meetings), fazem parte da metodologia Scrum. De pé, os integrantes conversam rapidamente sobre o que fizeram no dia anterior, o que farão naquele dia e os problemas que encontraram para realizar suas tarefas.
Devido à rapidez, os assuntos mais importantes são priorizados e não se perde tempo com conversas pouco produtivas. Os assuntos menos importantes ou periféricos aos projeto são resolvidos naturalmente, muitas vezes sem a intervenção do Scrum master ou do gerente do projeto.
Com ou sem uso de metodologias ágeis, a equipe precisa se manter bem informada sobre o status do projeto nas suas diferentes frentes, sobre o que foi feito, o que é preciso fazer. O gestor ou scrum master pode se encarregar parcialmente desta tarefa, ao mesmo tempo garantindo que cada integrante se responsabilize por manter os colegas e clientes informados sobre suas ações.
Estímulo às lideranças na equipe técnica
Um recurso útil na integração das equipes internas é o estímulo às lideranças naturais, pessoas que, informal e espontaneamente ajudam os colegas a pensar de maneira diferente para encontrar soluções novas. E se colocam na maior parte dos casos disponíveis para consultas, dão respostas rápidas e úteis, não impõem seus pontos de vista. São curiosas sobre os problemas dos outros (que nem sempre notam a ajuda) e não se importam se a autoria eventualmente for atribuída a seu interlocutor.
O estímulo às lideranças pode ser feito com o reforço às ocasiões em que acontece a comunicação informal, a hora do café, o almoço, reuniões sociais, comunidades de prática, para que as pessoas se conheçam e se sintam à vontade para recorrer umas às outras na hora dos problemas e dificuldades. É comum que nessas conversas apareçam soluções ou alternativas aos problemas do dia-a-dia.
Embora seja mais visível em algumas pessoas do que em outras, o efeito destas políticas aparece na medida em que os membros do grupo começam a melhorar seu rendimento e sua motivação: muitas vezes o tempo das conversas e da resolução dos problemas dos outros também é trabalho, neste caso, relacionado à produtividade coletiva.
(Atualizado em 20.11.2017)
Ferramentas para trabalho colaborativo
→ 10 interessantes aplicativos para vídeo-conferências e reuniões online, de Denise Helena (wwwhat´s new, acesso em 9.3.2012)