A validação é realizada no momento em que um produto do projeto é considerado realizado. No modelo de práticas em cascata, a validação pode ser feita remotamente, mas uma reunião em que a maioria dos stakeholders esteja presente ritualiza o alcance do resultado e reafirma o comprometimento das pessoas presentes com o projeto. Em projetos ágeis, a validação é realizada no final de cada iteração (sprint).

As pessoas presentes à reunião de validação do produto devem ser capazes de enriquecer o resultado com opiniões e sugestões consistentes para garantir sua continuidade.

Se o material a ser apresentado for muito extenso ou detalhado, pode ser enviado com antecedência para os integrantes, para que possam avaliá-lo com mais cuidado.

A apresentação dos resultados não deve demorar muito, para que as pessoas presentes não fiquem cansadas ou dispersivas.

Os comentários durante a apresentação não devem ser recebidos como opiniões pessoais sobre a pessoa ou grupo que realizou o produto em questão, mas ser respondidos para que todos entendam se são sugestões ou opiniões a ser consideradas nos ajustes finais.

A reunião é encerrada com uma análise geral do resultado, de modo que todos possam entender se será revisado ou não, e se será ou não necessária a realização de outra validação, presencial ou não, para as modificações sugeridas.

(Atualizado em 25.6.2014)