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Gestão de emails #
■ Responder e enviar muitos emails todos os dias demanda tempo, gera ansiedade e atrapalha a realização de outras tarefas.
■ Algumas práticas potencializam o uso desta ferramenta:
■ Separar um horário do dia para responder as mensagens que não demandam respostas imediatas.
■ Só responder imediatamente as mensagens que pedem ações/ decisões rápidas.
■ Melhora a concentração checar os emails em intervalos regulares (de hora em hora?) e manter esta política, se possível.
■ Apenas 29,64% dos emails publicitários são abertos em menos de 2 horas; 74,5% das mensagens são abertas em 24 horas. (1)
■ Desativar os avisos sonoros avisando que chegou nova mensagem. http://imagehosting.mailermailer.com/email-marketing-metrics-2008h2.pdf (pdf).
■ Melhor usar o telefone para conversar do que enviar emails.
■ Evitar entregar os produtos de etapas importantes do projeto por email, bem como longos relatórios.
■ Se não conheço bem o remetente do email, cumprimento-o no mesmo tom da mensagem que ela/e me enviou.
■ Reler cada mensagem mais de uma vez antes de enviar.
■ Antes de enviar as mensagens importantes, depois de reler esperar um pouco e ler ainda outra vez.
■ "Limpar" a caixa de entrada, para que apenas as mensagens mais importantes se destaquem.
■ Apagar as mensagens sem importância e guardar em caráter permanente as mensagens relacionadas a assuntos profissionais.
■ Não responder as mensagens ligadas a ações em andamento geridas por outras pessoas. Não precisamos participar de tudo.
■ Não enviar emails para discutir assuntos polêmicos, é melhor discutir pessoalmente.
■ Não assinar newsletters novas sem se certificar que vai ter tempo para lê-las.
■ Criar um endereço específico para receber e enviar mensagens pessoais, diferente do endereço comercial.
■ Usar filtros anti-spam, para evitar mensagens indesejadas.
■ Falta de comunicação é principal razão de falhas em projetos (ComputerWorld)
■ Film director reminds us to edit our e-mails (CNetNews)
