Gestão de projetos web - seleção de metodologias
Criação coletiva
Atualizado em 7.3.2010Agências web não têm e não podem ter autoridade total sobre a conceituação e a realização dos seus produtos. O cliente, que conhece estratégica e operacionalmente o seu negócio, tem iguais condições de opinar sobre a maioria dos pontos-chave (não-técnicos) do projeto. Por isto, a criação de plataformas web é um processo coletivo e quanto maior o número de pessoas envolvidas, mais atenção e capacidade de negociação são necessárias para gerar resultados satisfatórios.
■ Na medida em que envolvem conhecimentos complementares, projetos web constituem campos de atuação de equipes multidisciplinares, compostas muitas vezes por integrantes de uma agência web contratada, por colaboradores da organização-cliente e por fornecedores de ferramentas e sistemas especializados.
Este processo de criação coletivo pode resultar em soluções e consensos, e também em soluções que o coletivo aceitou mas que podem vir a comprometer o resultado final. E também em soluções que coletivo aceitou mas foram recusadas pelas gerências e devidamente preteridas por outras, menos consensuais.
■ O processo de criação coletivo de projetos web é complexo. Demanda preparo técnico dos integrantes da agência web, que precisam enfrentar argumentos dos integrantes da empresa cliente baseados em opiniões, intuições e impressões baseadas no seu uso pessoal da internet. E demanda preparo dos integrantes da empresa-cliente, que precisam articular de maneira clara as características e necessidades do negócio.
Além da argumentação técnica, a agência web precisa negociar seus pontos de vista em meio à maior força política dos integrantes da empresa contratante, o que nem sempre cria condições favoráveis às melhores decisões.
De qualquer forma, é importante manter em perspectiva que as decisões devem ser, na maioria dos casos, resultado da negociação entre as partes. A equipe do cliente, que domina o fazer e pensar do seu negócio, e a agência web, que domina a metodologia de conceituação e realização do projeto, somam seus conhecimento e chegam a um denominador comum.
Mas podem haver impasses, situações em que as duas partes discordam sobre a melhor solução, e a decisão pode ser decisiva para o resultado final.
Como garantir que as decisões sejam representativas de diferentes pontos de vista e ao mesmo tempo se direcionem efetivamente à realização dos objetivos do produto?
Algumas práticas relacionadas ao processo de criação coletivo de plataformas web (sob o ponto de vista a gência web)
◊ Fazer uma palestra ou workshop de nivelamento com informações técnicas, para prover vocabulário e ferramental para a equipe, especialmente para os profissionais não especializados em projetos web. É importante que esta palestra inclua não só os principais conceitos e termos utilizados, como também as principais etapas da realização conceitual e tecnológica. Além de prover informações, este workshop permite que os integrantes se conheçam e se apresentem.
Pode-se neste momento combinar os canais de comunicação mais eficientes, para que todos se sintam parte da realização. Dependendo do perfil da equipe, um blog pode funcionar para o registro das discussões e trocas de idéias, facilitando a sua recuperação e o acesso de todos a um arquivo com o histórico do projeto (o que nem sempre acontece com emails).
Pode-se combinar neste momento como serão os processos de decisão sobre os produtos de cada etapa, se homologados pela coletividade ou por representantes das duas partes (os donos do produto). Esta responsabilidade sobre as decisões estruturais de alguns integrantes ajuda a acelerar o processo e a estabelecer o ponto de equilíbrio entre "facções" e tendências de segmentos que se estabelecem durante o processo de trabalho.
◊ Diferenciar a comunicação com os gestores da empresa-cliente e a equipe de desenvolvimento. Os primeiros precisam de mais resultados consolidados e de informações gerenciais (linha do tempo, orçamento, contratos, produtos das etapas ou sprints). Os segundos, de mais informações para realizar tarefas relacionadas ao produto.
◊ Verificar se é necessário adaptar as metodologias de gestão de projetos das organizações envolvidas, para chegar a um denominador comum. Se a agência web pratica um modelo ágil e o cliente um modelo em cascata, é importante criar uma dinâmica de reuniões, relatórios e produtos que concilie as duas culturas.
Caso ambas as partes realizem métodos em cascata, a realização do WBS (Work Breakdown Structure) funciona como importante veículo de comunicação e acompanhamento das atividades a realizar.
◊ Examinar os objetivos do projeto sob diversos pontos de vista. Dependendo da sua área de atuação, cada integrante da equipe vê o web site e seus objetivos de maneira diferente. É necessário criar consenso sobre a visão do produto que se quer realizar.
◊ Descrever os principais públicos-alvo do produto-final, e priorizar algumas categorias, para balizar o desenvolvimento da arquitetura da informação, do layout e do desenvolvimento tecnológico.
◊ Conduzir a arquitetura da informação e a criação do layout, de forma que a concepção geral seja feita coletivamente e a criação e o detalhamento dos produtos sejam feitos por profissionais especializados. Ou seja, no primeiro caso, pode-se aplicar as práticas mais convenientes ao ambiente, como card-sorting, ou protótipo de papel nos momentos iniciais. O teste de um ou mais protótipos funcionais com a estrutura se mostra muito esclarecedor para toda a equipe em relação às demandas e percepções dos principais públicos-alvo. Se possível, envolver os integrantes da equipe diretamente com os testes, para que todos compreendam em profundidade a diferença entre o processo criativo teórico e a sua relação direta com o produto final e seu uso pelo público.
O projeto de layout pode ser realizado coletivamente sob um ponto de vista conceitual, para gerar um ou mais rascunhos com os principais elementos. Já normalmente a definição de cores, tipologias, malha (grid), composição e posicionamento de elementos específicos é feita por um ou mais designers.
Da mesma forma, ao longo do projeto, os arquivos gerados durante as reuniões devem ser aperfeiçoados pela agência ou núcleo responsável pelo desenvolvimento, de forma a que todos os produtos do projeto tenham formato, identidade visual e conceitual compatível entre si.
◊ Apoiar a finalização de cada macro-processo do projeto em versões cada vez mais acabadas do produto final, para que todos o vejam tomando forma. Testar ao máximo as versões e protótipos, para legitimar as decisões tomadas (ou as não tomadas...), para reafirmar a confiança da equipe.
◊ Atualizar a equipe sobre o desenvolvimento do produto, com a publicação de versões delta, gama, beta, etc.. Versões usáveis, bem como testes de usabilidade, permitem que a equipe participe desta etapa, provendo retorno e massa crítica.
◊ Marcar bem o início e o final das etapas, formalizando as decisões tomadas para que sejam conhecidas e referendadas pelo grupo. A formalização é feita pelo canal de comunicação mais utilizado, por relatório formal, ou sistema de gestão de projetos.
A ritualização é mais necessária neste caso do que em projetos com pequenas equipes, pois a passagem de uma etapa para outra nem sempre fica clara para todo mundo, especialmente quando alguns integrantes não estão presentes em todas as reuniões e em todos os processos de criação.
Por isto, é importante também, no final do projeto, fazer um balanço geral e agradecer a todos pela colaboração. E se possível, comemorar o resultado.
◊ Se a agência web não conseguir acompanhar e aperfeiçoar o projeto ao longo do tempo, é importante preparar os integrantes da equipe para a atualização e para o aperfeiçoamento cotidoano do veículo.
■ Em linhas gerais, as etapas da realização do projeto seguem uma ordem que não depende muito do tamanho da equipe. No entanto, esta pode sim levar à alteração do sequenciamento das atividades e das metodologias de realização dos produtos.
Se um grupo não se sente confortável descrevendo personas para conhecer melhor o público-alvo, adapta-se a descrição de perfis pessoais para a descrição de perfis sociais, mais genéricos, tipificados.
A descrição de perfis genéricos pode trazer implícita a descrição mais detalhada de pessoas.
-> Por exemplo, se falamos de um público de decoradores (de casas), podemos pensar em pessoas com gosto estético apurado, bem como sensibilidade a experimentações de diversas combinações de elementos (móveis, texturas, cores, acessórios). A descrição genérica acaba apontando para a descrição menos indivualizada da persona (que, em última análise, é uma descrição tipificada).
O projeto de criação coletivo de projetos web reflete de maneira reduzida e acelerada a recriação e o aperfeiçoamento contínuo das plataformas web, que se mantêm em permanente transformação a cada dia a partir da interlocução com o público e das suas demandas. Apenas, no projeto, nós conhecemos e nos relacionamos diretamente com as pessoas, sabemos seus nomes, criamos laços. E nos divertimos talvez um pouco mais.
Texto criado em 11.10.2009.
Assuntos relacionados
► Colaboração na equipe
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► Práticas da gestão de equipes web
► Apresentação do layout ao cliente
► Negociação é para todos
► Estrutura Analítica do Projeto (EAP) - Work Breakdown Structure (WBS)
► Arquitetura da informação
Ferramentas de gestão de projetos (online)
► 10 Free project management applications, de Laura Spencer (Freelance Folder, acesso em 19.3.2010)
► Ace Project (gratuito para até 5 projetos e 5 usuários, acesso em 14.2.2010)
► Comind Work (ferramentas de projeto em grupo, como blog e wiki, gratuito no plano básico, acesso em 14.2.2010)
► BaseCamp (acesso em 14.2.2010)
► activeCollab (acesso em 14.2.2010)
► Feng Office (acesso em 14.2.2010)
► Central Desktop (acesso em 14.2.2010)