Planejamento estratégico (institucional)

O planejamento estratégico de um web site pode ser uma atividade invisível tanto para os usuários quanto para a equipe responsável por sua atualização e suporte. Este é um dos motivos que levam alguns gestores a não se preocupar em realizá-lo.

■ Mas num projeto de web site, o planejamento tem importantes funções, como:

◊ Garantir a realização dos processos necessários para que o site alcance os seus objetivos e satisfaça seus stakeholders especialmente os clientes. Quanto mais altos os investimentos e as expectativas sobre os resultados, maiores os investimentos em processos que garantam o seu retorno.

O levantamento e a análise de informações geram material crítico que fundamentam as atividades e ajudam a garantir sua acertividade.

◊ Disseminar internamente requisitos e decisões, mesmo às equipes não diretamente envolvidas, para a legitimação do projeto do canal online. Os produtos do planejamento disseminam as mudanças culturais internas necessárias à integração plena do web site institucional ao dia-a-dia da organização.

◊ Evitar retrabalho e custos duplicados, caso o site não atenda aos seus objetivos (que pode consistir num projeto inteiramente novo!). Entre os aspectos levantados no planejamento está a conceituação do web site, que estabelece as referências para a sua inserção comercial e editorial, bem como para que estabeleça os relacionamentos necessários com o público e os parceiros comerciais.

A conceituação examina os enfoques prioritários do projeto e as ações necessárias para evidenciá-los.

Por exemplo

-> O gerente de um departamento recebe a incumbência de redesenhar um web site institucional com a implementação de uma ferramenta de gerenciamento de conteúdo, para que alguns colaboradores possam atualizá-lo facilmente. Depois de algum tempo e de algumas despesas razoáveis, o site é lançado com alegria. No entanto, a ferramenta permanece praticamente sem uso e o site logo fica desatualizado.

Quando a cultura e os processos internos não mudam, o site institucional permanece um apêndice, independente dos fluxos de relacionamento com clientes, fornecedores, parceiros, para os quais foi realizado.

◊ Prevenir imprevistos que comprometam o resultado do projeto. E controlar a qualidade dos processos e resultados. A antecipação de riscos permite neutralizá-los, ou atenuar as suas consequências antes que aconteçam. O entendimento de que o projeto está sujeito a eventos não programados que atrapalham ou comprometem a sua realização flexibiliza mais facilmente os dados do próprio planejamento, como o cronograma e o orçamento, facilitando a sua revisão e atualização.

O controle da qualidade aumenta as chances de satisfação tanto dos stakeholders quanto dos usuários finais com o web site projetado.

◊ Definir fatores de sucesso ou fracasso a serem repetidos ou evitados em outros projetos semelhantes. Caso a organização precise realizar novos projetos da mesma natureza com alguma frequência, o dados do planejamento servem como modelo de aplicação de melhores e piores práticas a adotar ou não adotar.

Dimensionamento adequado

Além de não perceberem objetivamente os benefícios do planejamento dos web sites especialmente web sites institucionais, muitos gestores reagem a este processo porque demanda investimentos financeiros e de tempo que oneram e alongam a realização.

Esta reação em muitos casos é justificada. Planejamentos com levantamentos e análises demasiadamente longos são mais prejudiciais do que úteis à obtenção de bons resultados.

■ O planejamento precisa ter dimensionamento adequado a cada projeto e muitas vezes pode mesmo se resumir a uma planilha cujos dados são obtidos em apenas uma reunião.

Mas não adianta tentar simplificar o processo apenas porque os stakeholders não entendem a sua importância. Na conversa inicial com o cliente, o gestor do projeto precisa explicar o retorno que promove, os riscos da sua não-realização e descrever os passos necessários.

Se o projeto mostrar situações complexas (relacionamentos automatizados entre canais, uso e integração de diversas tecnologias e veiculação de diversos formatos de conteúdo, por exemplo), o projeto precisará enfrentar inevitavelmente levantamentos e análises apuradas, a partir de metodologia adequada e devidamente consolidada, realizados por equipe experiente.

■ O resultado final e seus objetivos são sempre as referências norteadoras do dimensionamento do planejamento. Este procura apontar o menor (e mais rápido) caminho para obtê-los. Da melhor maneira possível.

Texto dedicado a David W. Coimbra, que sugeriu a pauta

Assuntos relacionados
→ Estratégia web
→ Análise estratégica (projeto de web site ≠ estratégia web)
→ Objetivos do projeto (briefing)
→ Definição do escopo do projeto
→ Conceito editorial e comercial
→ Planejamento da qualidade
→ Gerenciamento dos riscos

Referências e fontes
→ Researching the value of project management – link direto para PDF de apresentação, 28 páginas (PMI, 14.7.2008, acesso em 29.12.2009)
→ Elegance by design: The art of less (MIT Sloan Management Review, 3.8.2009, acesso em 3.8.2009, mediante assinatura gratuita)
→Should you build strategy like you build software? (MIT Sloan Management Review, 8.4.2008, acesso em 25.1.2009, mediante assinatura gratuita)