Definição de projeto

Um projeto consiste num esforço temporário empreendido com um objetivo pré-estabelecido, definido e claro, seja criar um novo produto, serviço, processo. Tem início, meio e fim bem definidos, duração e recursos limitados, numa seqüência de atividades relacionadas.

-> Por exemplo, criar um web site novo, ou redesenhar um web site já existente, é um PROJETO, já atualizar um web site é um processo operacional permanente, não é um projeto.

■ O resultado de um projeto é sempre diferente de outros produtos e serviços existentes.

Pode ser um produto tangível.
-> Um livro, uma exposição, um automóvel.

Ou um produto intangível:
-> Um conjunto de processos desenhados para a venda online de livros usados.

■ A realização de cada projeto pode ser aferida e acompanhada através de métodos e ferramentas específicos, que verificam referências como a duração, os custos, o desempenho da equipe, a aderência do produto final aos objetivos.

Estas ferramentas podem ter diversos graus de complexidade e são indicadas de acordo com as necessidades de cada organização, ou de acordo com a natureza dos empreendimentos, as atividades de negócios, o tamanho e a amplitude dos projetos.

■ Os processos para obter os resultados esperados são realizados por pessoas e conduzidos por um ou alguns gestores, responsáveis pelo seu resultado.

Podem ser influenciados por diversos departamentos e pessoas diretamente interessadas nos seus resultados, os stakeholders.

Uma fonte ou indivíduo compromissado com os seus objetivos costuma patrocinar a sua realizacão. O patrocinador muitas vezes não acompanha pessoalmente os processos diários de realização.

■ A gestão dos projetos procura garantir a realização dos seus objetivos dentro das condições de prazos, custos, qualidade e especificações previstas. Procura também se concentrar em atender às demandas dos clientes e a lidar com as mudanças ao longo da sua realização.

É um processo cada vez mais incorporado ao dia-a-dia organizacional, na medida em que o aumento da complexidade e do excesso de oferta de produtos e serviços por parceiros e fornecedores, exige maiores garantias de resultados bem-sucedidos, realizados com rapidez, flexibilidade e perspectiva inovadora.

Projetos de web sites

■ O planejamento e o estabelecimento de metodologias para a gestão de projeto de um web site são necessários para:

◊ Estabelecer uma visão comum sobre os objetivos a atingir através do site e divulgar esta visão a todos os stakeholders e à organização de modo geral, para que sirvam de referência aos processos de trabalho.

◊ Facilitar os processos de decisão, estabelecer as funções e responsabilidades de cada um dos participantes da equipe.

◊ Dimensionar corretamente o orçamento.

◊ Monitorar os processos, a equipe, os custos e os prazos.

◊ Contratar serviços e adquirir equipamentos, sistemas, programas e materiais, se necessário.

◊ Fazer o controle da qualidade dos produtos e reduzir o impacto dos seus riscos.

◊ Controlar e documentar periodicamente a aderência do projeto ao seu escopo e aos seus objetivos.

◊ Manter o comprometimento dos patrocinadores com os resultados.

◊ Reforçar continuamente a importância dos processos e da revisão dos processos de gestão de projetos.

■ O grau de aprofundamento, os aspectos levantados e os produtos do planejamento variam de acordo com os objetivos e o tamanho do canal a ser projetado.

Sites de curta duração, como hot sites, eventualmente são projetos com planejamento e conceituação curtos, com objetivos pontuais e resultados quase imediatos. Estas condições fazem com que o seu planejamento preveja menos levantamentos e pesquisas do que um projeto de site institucional.

Fatores críticos

■ Estão entre os fatores críticos para o sucesso de projetos de web sites:

◊ A articulação precisa e completa do escopo e dos objetivos, para a escolha adequada das ferramentas e das metodologias a serem usadas no planejamento, na realização e no fechamento.

◊ A compreensão clara, pelos stakeholders, dos objetivos e dos métodos adotados para a sua gestão e realização - muitas mudanças de escopo e do resultado esperado quando o projeto já está em fase avançada de desenvolvimento acontecem porque estes aspectos não foram examinados exaustivamente nas etapas iniciais.

◊ A articulação realista do cronograma e da linha do tempo.

◊ O uso adequado dos recursos financeiros, tecnológicos, pessoais, de informações.

◊ A capacidade da equipe de se adaptar a mudanças (o projeto de um website pode estar relacionado a mudanças estruturais em uma organização).

◊ A motivação da equipe para a colaboração, a inovação e para a tomada de decisões, baseada em perfis heterogêneos e multidisciplinares.

■ De acordo com o escopo e a amplitude do projeto, pode ser ou não necessária a aplicação de todas as metodologias ou ferramentas especializadas para a gestão.

É importante avaliar este fator antes de se começar a mobilizar os esforços necessários ao planejamento. Esta avaliação começa na abertura do projeto.

■ O projeto de um web site ou de canal online pode se dividir em várias etapas e mesmo em sub-projetos, que às vezes não têm relação direta com o produto final.

-> Por exemplo, pode ser necessário redesenhar os processos de publicação de conteúdo, ou modelar a cadeia de logística integrada de produtos à venda, ou implementar um programa de gestão do conhecimento, ou planejar a atualização e a manutenção tecnológica do canal online. Cada um destes processos pode constituir em si um projeto, ou subprojeto.

■ Projetos de web sites se diferenciam de outros projetos porque o seu final nem sempre fica muito claro, pois são veículos em permanente aperfeiçoamento. Há sempre novas funcionalidades a implementar e a aperfeiçoar. Na verdade, o projeto se desdobra constantemente em novas etapas que atendem às novas demandas do mercado e da organização que o publica.

O suporte técnico, as mudanças do ambiente de negócios e a participação dos usuários finais mantêm o produto em contínuo desenvolvimento. Por isto é comum vermos ao lado do logotipo de alguns sites a palavra "beta", que pereniza às vezes durante anos o estado de teste de uma interface que não deixa nunca de se aperfeiçoar.

Assuntos relacionados
► Gerenciamento de equipes multidisciplinares
► Definição do escopo
► Especificações de projeto: registros e resultados
► Plano de projeto

Mais informações sobre o assunto (link externo):
▪ Web project panagement briefing 2007 (e-Consultancy, acesso em 27.6.2007, mediante registro gratuito)