Encerramento do projeto
"O fechamento do projeto pode ser iniciado quando o processo de controle do desempenho indicar que o escopo do projeto foi totalmente entregue, ou quando o patrocinador ou a gerência da organização solicitar o cancelamento do mesmo (caso seus objetivos não sejam mais pertinentes, necessários ou alcançáveis", segundo o o livro "Metodologia de gerenciamento de projetos - Methodware" (1)
■ No caso específico de projetos web, em que condições se pode dizer que está pronto, que pessoas tomam esta decisão? Perguntas como estas nem sempre são fáceis de responder. O momento de finalização de um projeto web pode não ficar claro, como consequência da realização dos produtos e serviços combinados. Até porque sempre haverá um ajuste ou nova tecnologia a implementar, fora a atualização regular.
É comum a finalização dos projetos ficar formalizada numa reunião de apresentação e aprovação dos últimos produtos. Nesta, os principais stakeholders concordam que os produtos estão dentro dos objetivos e do escopo estabelecidos e não há nada mais a desenvolver.
De maneira mais informal, embora com registro, a finalização pode ser feita remotamente, em especial se relativa apenas a ajustes finais. Neste caso, uma mensagem ou conversa online sinaliza a aprovação.
Em alguns casos, a empresa contratante precisa da aprovação de diversos departamentos e das áreas de qualidade, o que cria procedimentos formais para o processo, quem vem detalhadamente relatado.
■ De qualquer modo, a formalização, ou ritualização, neste momento, é necessária para, se for o caso, marcar o começo de novas etapas, de atualização do conteúdo, revisão do produto ou aperfeiçoamento progressivo. O ideal é que no final do projeto o(s) gestor(es) de ambas as partes analise(m) o contrato e veja(m) se todos os produtos e serviços foram entregues de maneira satisfatória.
A partir daí é assinado um Termo de Encerramento, em que o cliente comunica que aceita os produtos e o fornecedor declara que encerrou (temporariamente ou não) a sua participação. Este procedimento previne a ocorrência de solicitações não previstas e elimina qualquer tipo de dúvida sobre o relacionamento entre as partes.
■ O departamento ou empresa contratado podem pedir permissão ao departamento ou empresa contrante para citá-la como cliente em seu web site ou em relatórios institucionais, para publicar briefings mais detalhados sobre o projeto em si, ou mesmo apresentar o caso num seminário ou congresso.
Estes procedimentos podem ser acertados desde o início do projeto, mas neste caso criam uma certa obrigação em relação à publicação ou apresentação. O pedido no final, além de opcional, é também uma demonstração de que a parte contratada ficou satisfeita com o resultado e o considera um modelo a ser mostrado.
■ Quando há outros fornecedores envolvidos no projeto, como de sistemas de gerenciamento de conteúdo, de bancos de dados dedicados, de sistemas de CRM e de logística, por exemplo, a finalização envolve também a formalização da entrega dos produtos, o fechamento dos contratos e, se for o caso, a previsão e formalização dos processos de manutenção, upgrade e aperfeiçoamento.
É importante conferir se todos os produtos foram entregues e aceitos de acordo com o contrato firmado e se todas as pendências financeiras estão devidamente atendidas.
■ Neste momento, o contratado ou departamento responsável pode aproveitar para lembrar as implementações futuras que, durante o projeto, foram mencionadas e anotadas para discussão posterior. Estas observações lembram que um projeto web sempre precisa de ajustes e revisões, com novas funcionalidades a implementar, melhorias a fazer.
■ Em casos em que o projeto está dividido em muitas etapas e cada etapa se configura como um projeto em si, com produtos específicos, o encerramento se dá no final de cada etapa. E no final de todas as etapas aplicam-se estes processos em relação ao conjunto de resultados, para a elaboração de uma visão geral de um resultado único.
Assuntos relacionados
► Aspectos do projeto a avaliar
► Criação coletiva
► Definição do escopo do projeto
► Mudanças de escopo
Referências (Manutenção de web site)
1) Livro: Metodologia de gerenciamento de projetos - Methodware, de Carlos Magno Xavier e outros autores
► End sight, de Drew Davison (Projects@Work, 14.11.2009)
► Sunrise, sunset (Gantthead, 29.10.2008)
► Service-oriented project management (Gantthead, 6.6.2008)
Mais informação sobre o encerramento do projeto
► Beyond specs, de Matthew Barnett (Projects@Work, acesso em 26.8.2008)
► Making post-mortems work, de Sri Nagarajan (Gantthead, acesso em 2.1.2009)