Atividades relacionadas – encerramento do projeto web
Listamos abaixo alguns processos relacionados ao balanço geral das atividades realizadas durante um projeto web, bem como à estrutura alocada:
■ Realizar uma ou mais reuniões gerais de avaliação do projeto com todos os integrantes da equipe. Um preparo cuidadoso do ambiente e da agenda desta(s) reunião(ões) ajudam a criar uma atmosfera acolhedora, em que as impressões emocionais se aliam às análises técnicas.
Durante a reunião de avaliação, é importante:
◊ Reconstruir a história do projeto, com a recuperação das datas dos eventos mais significativos, para atrair a atenção da audiência e ativar a memória dos integrantes da equipe.
◊ Verificar o plano de projeto inicial, objetivos e escopo para avaliar o que mudou e o que permaneceu, para fazer um balanço do amadurecimento dos stakeholders em relação ao produto ao longo do projeto.
◊ Checar os indicadores de desempenho do projeto e da gestão em relação aos processos, tecnologias, controle de qualidade, relacionamentos entre as partes contratante e contratada.
Ryan Nelson, professor de Tecnologia da Informação da Universidade de Virginia, depois de examinar com sua equipe mais de 100 projetos finalizados, verificou que os 3 principais erros da gestão de projetos são: estimativas incorretas de orçamento e de prazos, gestão de risco mal realizada e gestão de stakeholders pouco efetivas. Além destes 3 citou também 12 erros que ocorrem com frequência durante projetos.
Segundo ele, “todos os 12 erros clássicos envolvem pessoas e processos, e não tecnologia ou produto,” como por exemplo gestores de projeto inexperientes para certos tipos de projetos, falta de governança para o projeto, falta de alinhamento entre o projeto e a organização e comunicação falha entre stakeholders. (1)
◊ De forma coletiva ou não, listar os produtos e processos que foram bem realizados e os que não foram durante o projeto, examinando as causas e procurando aprender a partir destes eventos.
◊ É importante também verificar se os potenciais e talentos específicos dos colaboradores foram bem aproveitados e reconhecidos. Evitar culpar indivíduos pelos erros, o que não só prejudica a própria avaliação como pode intimidar a realização de avaliações futuras com os mesmos integrantes.
◊ Selecionar as lições aprendidas mais importantes e transformá-las em melhores práticas de projeto, de modo que possam ser úteis para a realização de projetos futuros e para o crescimento profissional dos colaboradores internos.
Este processo é muito útil tanto para o aprendizado e o aperfeiçoamento tanto individuais quanto coletivos, que envolvem a equipe toda e eventualmente o cliente. Através do aprendizado de consenso, as pessoas entendem melhor como podem se ajudar no futuro, aperfeiçoar e mesmo mudar os processos internos - as mudanças são assim mais facilmente incorporadas aos processos internos e se consolidam nos novos projetos realizados pelos integrantes da equipe.
◊ Criar uma lista com recomendações para o desenvolvimento de talentos, o aperfeiçoamento de ferramentas e de processos e a melhora da conduta entre as pessoas (também de forma coletiva ou não, de acordo com a cultura interna da organização).
■ Gerar um documento com o balanço geral do projeto, a descrição dos resultados alcançados, as recomendações homologadas, as lições aprendidas e as análises dos indicadores que realmente tiveram potencial para se transformar futuras ações. As lições aprendidas analisadas e homologadas podem ficar publicadas em local de fácil acesso, para consulta sempre que necessário.
■ Solicitar ao cliente avaliação do projeto e do resultado (aderência ao escopo, qualidade dos produtos e serviços, atendimento dos prazos, atendimento, qualidade do relacionamento), caso não tenha sido explicitado nas etapas finais do projeto. Estes dados devem ser avaliados e incorporados às práticas de projeto e de melhoria dos serviços.
■ Atualizar os sistemas, programas administrativos e de gerenciamento do projeto utilizados, incluindo sistemas contábeis e agendas, bem como planilhas de registro de horas trabalhadas.
■ Realocar os integrantes da equipe para outros projetos, bem como a estrutura por eles utilizada.
■ Fazer os acertos finais de pagamentos e premiações pendentes.
■ Confirmar se os processos de suporte ao cliente, suporte técnico, manutenção e atualização da plataforma web lançada estão documentados e funcionando apropriadamente (quando pertinente).
■ Verificar todos os documentos digitais e impressos produzidos durante o projeto, sejam de comunicação da equipe ou com fornecedores (emails, comunicados, transcrições de chats e conferências), sejam arquivos do desenvolvimento do projeto (wireframes, diagramas de processos e de informações), ou documentos comerciais (contratos estabelecidos com terceiros).
É importante selecionar os produtos do projeto que podem ser adaptados como modelos para projetos futuros, ou pontos importantes que possam ser passados a modelos já existentes. E apagar os que tiverem tiveram importância apenas circunstanciais durante a realização do projeto.
Muitas organizações já têm processos definidos para este momento e as informações têm caminho certo em sistemas de ERP que arquivam conjuntos selecionados de arquivos. Em outras, este processo de precisa ser realizado pelas equipes a cada projeto.
■ Arquivar os arquivos selecionados em local de fácil acesso, em mídia confiável (em rede ou offline). Procurar ajustar a nomenclatura e a organização dos arquivos para que sejam facilmente localizáveis. Incluir aí também os arquivos de atualização.
Texto publicado em 14.3.2010.
Assuntos relacionados
► Encerramento do projeto
► Criação coletiva
► Mudanças de escopo
► Gestão de equipes
► Gestão dos stakeholders
Referências sobre atividades de encerramento de projeto web
► Livro: Metodologia de gerenciamento de projetos - Methodware, de Carlos Magno Xavier e outros autores.
► Lessons in the rearview mirror, de Karen Klein (Projects@Work, 12.10.2006, acesso em 13.3.2010, mediante assinatura gratuita)
► Let that be a learned lesson, de Jeff Oltmann (Projects@Work, acesso em 13.3.2010, mediante assinatura gratuita)
Mais informação sobre o assunto
► Making post-mortems work, de Sri Nagarajan (Gantthead, acesso em 2.1.2009)
► Sunrise, sunset (Gantthead, acesso em 29.10.2008)
► Beyond specs, de Matthew Barnett (Projects@Work, acesso em 26.8.2008)
► Service-oriented project management (Gantthead, acesso em 6.6.2008)
► Web traffic analytics and user experience (Boxes and Arrows, acesso em 5.6.2005)
