O arquivo de projeto

A avaliação do projeto, a verificação da aderência dos resultados aos objetivos previstos e a aprovação formal do cliente fazem parte do encerramento administrativo do projeto. Esta etapa inclui também a organização e a disseminação de informações que formalizam a conclusão das etapas da realização do produto e o arquivamento do material de trabalho, de forma que possa ser reutilizado em outros projetos.

■ O material de trabalho do projeto pode ser de diversas naturezas:

◊ Conteúdo reaproveitável (sobras de fotos, textos e material audiovisual utilizados nos processos editoriais). É importante não disponibilizar para outros projetos arquivos (fotos, textos, vídeos, áudios, apresentações) de uso restrito a um único projeto ou sujeito a cobrança de direitos autorais.

◊ Arquivos de trabalho de conteúdo (diferentes versões de fotos, textos).

◊ Arquivos de projeto, como plano de projeto, de acompanhamento de etapas, cronogramas e orçamentos revisados, emails e comunicados selecionados, especificações de projeto, especificações de produto, avaliações de resultado, relatórios, registros de aprovação dos clientes, registros financeiros, registros relativos à garantia de qualidade, checklists preenchidas.

Eventualmente estes arquivos podem ter importantes informações que possam ajudar a remodelar os templates de projeto (plano de projeto, cronograma padrão, checklists), que deve ser aperfeiçoados.

■ Com excessão das diferentes versões de arquivos de trabalho, quase todos podem ser reaproveitados:

◊ Conteúdo operacional diverso.

◊ Linhas-mestras do projeto.

◊ Arquivos de acompanhamento e documentos de avaliação - para a realização de novos projetos da mesma natureza (melhores práticas).

◊ Especificações iniciais de uso do conteúdo e de layout.

■ Estes arquivos devem ficar em local (banco de dados, em rede local) de fácil acesso, especialmente os de consulta diária e, se novas versões forem produzidas, deve-se estabelecer um controle destas versões, ou mesmo eliminar algumas delas.

■ O reaproveitamento de conteúdo produzido deve considerar que cada projeto é diferente do outro, e que as soluções que funcionaram em um podem não ser adequadas em outro.

Ou seja, a consulta ao material arquivado não estabelece necessáriamente melhores práticas para a realização de novos projetos, mas aponta para a percepção de possíveis erros, insucessos ou para a revisão das metodologias aplicadas.

■ As conclusões tiradas das lições aprendidas devem ser divulgadas para os colaboradores internos de modo geral. Para a explicitação do conhecimento aprendido no projeto, os gestores dos projetos podem realizar vários tipos de iniciativas, como a sua seleção, edição e publicação nos portais corporativos.