Definição do escopo do projeto
Elementos do Termo de Abertura do Projeto (Project Charter)
Atualizado em 7.2.2010O documento que formaliza a abertura do projeto web reconhece formalmente a sua criação é o Project Charter. Com a forma de um acordo de serviço ou de contrato comercial, explicita questões sobre o produto e sobre o processo de trabalho, relacionados ao contratante e ao contratado, como:
◊ O nome do projeto, objetivos, necessidades que atende. Se houver estratégia web pré-definida, o escopo deve citar como o projeto se encaixa nesta estratégia. Se a estratégia web fizer parte do projeto em questão, também deve ser mencionada.
◊ A descrição sumária do web site ou portal (uso da imagem corporativa, produtos e documentos a ser entregues, versões em outras línguas, especificações tecnológicas, funcionais, operacionais, formatos de mídia a que se destina o produto - se computador, PDA, celular, impressão).
◊ Premissas para realizar o projeto, como o fornecimento de estatísticas de acesso, relatórios de serviço de atendimento ao consumidor (SAC), faturamento das vendas, alocação de pessoas para a realização de tarefas, fornecimento de conteúdo (formatos do conteúdo - textos, imagens, vídeo, arquivos sonoros), etc..
É importante também nestas premissas especificar os testes a realizar, sejam testes com usuários, de equipamento, em que etapas.
No caso de implementação de sistema de gerenciamento de conteúdo, quem será responsável pela criação das páginas e pela publicação do conteúdo (de acordo com a arquitetura da informação e o layout).
◊ Os stakeholders e a equipe envolvida - o dono do projeto; o patrocinador do projeto; o scrum master ou gerente responsável pela equipe e seu desempenho; os principais colaboradores, como designers, editores, desenvolvedores, consultores; as relações de trabalho com estes colaboradores - contratados, terceirizados, alocados de um departamento para outro, colaboradores com dedicação exclusiva ou temporária.
◊ Principais etapas definidas pela entrega dos produtos e os prazos (descrição de macro-processos, prazos iniciais de entrega de produtos do projeto). Em alguns casos, pode-se prever a cobrança de taxa adicional se o conteúdo a ser publicado demorar demais, ou, positivando a questão, a oferta de desconto caso o conteúdo seja publicado antes da data prevista.
◊ Os produtos de cada etapa (avaliações, relatórios, cronogramas atualizados, resultados de testes, resultados de pesquisas de opinião e de mercado, orçamentos de terceiros, apresentações, diagramas de processos).
◊ Os produtos de cada iteração do projeto (arquivos gerados, palestras, treinamento da equipe de suporte e atualização, manuais, suporte, metodologia de avaliação das estatísticas de acesso, acompanhamento pós-lançamento).
◊ Recursos necessários - pessoas, tempo, programas e dispositivos, capital (descrição do orçamento preliminar e os valores escalonados por etapas; descrição e orçamento de serviços e produtos adquiridos).
◊ Responsáveis pela contratação de serviços de terceiros, como empresas ou profissionais para o desenvolvimento de produtos específicos. Quem é responsável pela qualidade dos produtos desenvolvidos por estes terceiros, quem é responsável pelos pagamentos.
◊ Procedimentos para aprovação dos produtos de cada etapa.
◊ Procedimentos para a formalização das mudanças de escopo. Os processos relacionados à mudança de escopo devem ser registrados, especialmente se o modelo de gestão não for ágil (estes absorvem mais facilmente as mudanças).
◊ Pagamentos, quando serão realizados, valores, condições.
◊ Formalização do encerramento do projeto.
◊ As restrições de uso de informações, diretos de autoria e propriedade do conteúdo publicado, se aplicável.
No caso de serviço prestado por empresa terceirizada, deve ser especificado se o link para o site desta empresa será publicado no site pronto, o modo como esta anunciará o produto para o público e clientes em potencial.
Serviços adicionais, caso necessários ou solicitados pelo cliente
▪ Uso de ferramenta de gerenciamento de projeto para controle de prazos e custos, registro das etapas ou sprints realizados ou a realizar. Permite que o cliente acompanhe o passo-a-passo dos procedimentos do planejamento e do desenvolvimento.
▪ Registro de domínio e acerto do plano de hospedagem do site (se necessário).
▪ Criação de thesaurus e vocabulário controlado.
▪ Redesenho de processos internos, caso o web site e sua atualização demandem mudanças na organização que o publica.
▪ Desenvolvimento de banco de dados para o ambiente do web site, com indexação das informações exaustiva (com mais pontos de acesso) ou indexação seletiva (nível de acesso limitado)
▪ Compatibilização da estrutura do site com bancos de dados já existentes na organização, como sistemas de ERP ou CRM.
▪ Realização de testes com usuários. Projetos com prazos muito apertados muitas vezes dispensam a realização de testes formais, e seus gerentes acabam aperfeiçoando o produto baseados na sua percepção sobre a aprovação do público ou nas estatísticas de acesso. Caso sejam realizados testes de usabilidade, é importante registrar o momento do projeto em que serão realizados.
▪ Preparação do site para indexação por buscadores (SEO).
▪ Preparação do site para uso por pessoas com deficiência. Embora seja um processo necessário a todos os produtos web, a realização de testes e preparo de tags específicas pode demandar algum tempo adicional de projeto, desenvolvimento e certificação em sites especializados. Em sites com previsão de afluência de público heterogêneo e amplo, este serviço deve ser especialmente priorizado.
▪ Plano de atendimento e suporte ao usuário, especialmente em sites de comércio e sites do governo.
▪ Treinamento da equipe interna para atualizar ou dar suporte aos usuários do web site.
▪ Métricas para avaliação periódica e controle de qualidade do produto depois do lançamento, com modelos de relatórios, planilhas para a coleta de dados, critérios e conceitos.
▪ Plano permanente de aperfeiçoamente da estrutura tecnológica e de atualização do conteúdo depois do lançamento.
◊ Manutenção e suporte técnico depois do lançamento. Pode estar prevista como cláusula adicional ao projeto.
■ A declaração de escopo deve ser emitida pelo dono do projeto (ou project owner, em caso de uso de método Scrum) ou por um gerente externo que atue numa instância organizacional adequada às necessidades do projeto, e que tenha autoridade para captar recursos organizacionais para as atividades do projeto.
Assuntos relacionados
► Ressalvas no escopo ou no contrato
► Mudanças do escopo
► Gerenciamento dos riscos
► Recursos disponíveis
► Cronograma
► Testes
► Gestão de projetos web - seleção de metodologias
Serviços úteis:
► Agile contracting, de Jen Girdish (Projects@Work acesso em 15.1.2008)
► Contratos digitais (acesso em 15.1.2008) - modelos de contratos com cláusulas e estruturas prontas, adaptáveis às necessidades de cada cliente, inclusive o layout
► http://www.internetlegal.com.br/legis/ - as leis municipais, estaduais e federais sobre a publicação de web sites a ser consultadas para a elaboração de projetos de web sites de órgãos públicos (sugestão de André Luiz P. Domarques de Menezes, da http://www.dmd2.com.br).