Definição do escopo

Abordagens do escopo

Dependendo da natureza do projeto, o escopo pode ter abordagens diferentes. Para elaborar propostas de trabalho adequadas ao produto final, nos primeiros contatos com o cliente o gestor do projeto precisa conversar sobre a abordagem do escopo.

Em algumas situações este dimensionamento é muito difícil. Imaginemos o seguinte diálogo entre uma representante de um fabricante de material esportivo e o contato de uma agência web:

- Precisamos reformular o nosso web site, transformá-lo num grande portal sobre esportes radicais, com textos e imagens, vídeos de competições, podcasts de atletas com dicas sobre os esportes, banco de imagens - diz a primeira.

- É uma idéia excelente. Será preciso criar uma estrutura editorial bem dinâmica para acompanhar a demanda - comenta o contato.

- Sim, vamos manter o conteúdo atualizado. Além disso, teremos um conjunto de blogs de especialistas, com dicas e comentários diários. Criaremos uma comunidade virtual que aglutine atletas e admiradores dos esportes, para que as pessoas troquem informações.

- Será preciso contratar editores, redatores e especialistas, para escrever os textos e acompanhar os posts dos leitores. Como vocês vêem a geração de retorno sobre o investimento no projeto e a rentabilidade do portal?

- Criaremos um shopping virtual que aglutinará lojas especializadas, que terão descontos para publicar anúncios nas páginas editoriais. Para facilitar a busca de produtos, todo o portal será preparado para indexação, com busca integrada entre sub-sites e canais. É um projeto ambicioso, e precisamos neste momento ter uma idéia do custo. Você poderia nos apresentar uma proposta de trabalho com valores? Precisamos lançar o portal em 6 meses e começar a trabalhar já!

■ Esta situação evidencia um impasse para ambas as partes:

A representante do cliente recebeu a missão de colocar o portal no ar segundo os requisitos definidos numa reunião da alta direção. E com garantia de retorno sobre o investimento.

O representante da agência web sabe que enfrenta a concorrência de outras agências, que vão apresentar soluções e valores heterogêneos. Mas vê no projeto a chance irrecusável de vencer um desafio, o que pode promover a agência no segmento.

Para ter uma visão geral do escopo e orçar este produto com bases realistas, precisaria de levantamentos detalhados. Ou seja, fazer coleta de informações em diversas reuniões e entrevistas, o que em si representaria um pequeno projeto e exigiria um investimento inicial. Mas quem paga por isto?

Como explicar ao cliente que um orçamento baseado em suposições genéricas é arriscado, e que as possibilidades dos valores ficarem imprecisos no decorrer do projeto são muito altas? E que os recursos insuficientes podem levar à interrupção dos trabalhos e à perda do que foi realizado?

Diferentes abordagens para o escopo

■ Em casos como este, em que em que os altos investimentos aumentam os riscos do insucesso do empreendimento, o representante da agência web precisa aplicar a sua verve diplomática e o seu conhecimento técnico para propor ao cliente algumas linhas de ação possíveis:

◊ Um escopo de projeto genérico, baseado na visão do produto a criar, com a estimativa de todas as etapas pré-estabelecidas, cronograma, orçamento, Estrutura analítica de projeto (EAP, ou WBS), levantamento de riscos, requisitos de qualidade, processos.

◊ Um escopo de projeto fragmentado, em que cada etapa gera em si um produto. Os produtos de cada etapa criam indicadores e orientam os próximos passos para os produtos a realizar em seguida.

Ou seja, realiza-se a Estratégia web e o Planejamento do projeto como produtos. A partir das indicações geradas, parte-se para a Conceituação. Esta cria as condições para a Estruturação, e a partir daí parte-se para a Produção, o Publicação, o Encerramento e a Manutenção.

Ou seja, o produto final é o resultado de uma série de pequenos projetos, com orçamento e cronogramas independentes, que se somam. A fragmentação reduz a margem de risco de cada etapa e permite a realização de estimativas mais precisas.

◊ Escopos diferentes para cada tipo de produto online, baseados em uma estratégia web unificada. Neste caso, diversos projetos se dividem em diversos subprodutos e um projeto web geral (também visto como um subproduto) estabelece os relacionamentos entre cada um.

Assim, no portal do fabricante de produtos esportivos, podemos ter como produtos:

▪ A consolidação do escopo.

▪ A estratégia web geral, com os relacionamentos entre canais.

▪ O site de conteúdo sobre esportes radicais.

▪ O conjunto de blogs de especialistas.

▪ A comunidade virtual.

▪ O shopping virtual.

O número de produtos não varia apenas de acordo com o formato do conteúdo. Se um canal dentro do site de é for muito grande, por exemplo, é considerado um produto também. A revisão de um processo extenso, de grande importância, também pode ser um produto.

Cada produto tem um plano de projeto, com orçamento e cronograma próprios. Apenas a estratégia web, com a previsão dos relacionamentos entre veículos, tem atividades realizadas em paralelo com todos os outros projetos, como processos de avaliação e atualização.

A realização fragmentada prevê o lançamento de cada produto independentemente um do outro, reduzindo os riscos de um grande projeto único. Se um projeto ou produto não der certo, o prejuízo não é tão grande quanto o prejuízo gerado pelo insucesso em cascata de todos os produtos realizados conjuntamente.

E o tempo entre cada lançamento serve para avaliar os produtos e influenciar os produtos em elaboração, reduzindo os riscos e aperfeiçoando a qualidade.

Para prevenir-se da obrigatoriedade de ter que fazer projetos com agências que realizaram produtos mau-sucedidos, a empresa contratante pode ter liberdade de contratar novas agências para realizar cada projeto.

■ O contato ou gestor de projetos da agência web precisa escolher a abordagem do escopo adequada a cada tipo de produto. A metodologia ajuda a estimar o orçamento preliminar, provendo ao cliente informações para tomar decisões. Estas se baseiam em produtos dimensionados tanto em relação ao aspecto financeiro e temporal, quanto em relação à dimensão política e de processos da sua organização.

Assuntos relacionados
► Análise estratégica (projeto de web site ≠ estratégia web)
► Estratégia web
► Recursos disponíveis

Mais informações sobre o assunto (links externos):
▪ Successful web development methodologies (SitePoint, acesso em 16.4.2006)
▪ Bulletproof web design contracts (SitePoint, acesso em 19.11.2005)
▪ Gerência de projetos em aplicações web é diferente, de Eduardo F. A. Cardoso (Webinsider, acesso em 5.8.2007)