Objetivos do projeto (briefing)
Atividades relacionadas
Análise estratégica (projeto de web site ≠ estratégia web)
Muitas vezes uma agência web é chamada para redesenhar um site e verifica, no meio do projeto, que as necessidades do cliente são mais abrangentes que o pedido inicial. Para evitar a perda de tempo e de recursos com a elaboração de nova declaração de escopo, bem como a perda do trabalho já realizado, é importante mudar o enfoque do projeto desde o início.
■ Imaginemos o seguinte quadro:
Um empresário tem um negócio na área de educação, mais precisamente, uma pequena universidade com apenas dois cursos. As atividades desta organização envolvem um universo de colaboradores internos (alunos, professores, funcionários, gestores), colaboradores externos (pessoas ligadas às atividades de ensino, fornecedores, parceiros), alunos em prospecção.
O empresário está descontente com o web site institucional porque a organização está crescendo, começando a tornar-se referência na sua área de formação e o canal não reflete o novo posicionamento organizacional. Assim, resolve pedir ajuda a uma agência web bem recomendada e solicita o redesenho do site.
Diferença entre a demanda e o diagnóstico
■ A agência web é contratada para fazer o projeto e, depois de fazer um diagnóstico inicial, se vê diante da seguinte situação: a demanda do empresário e, consequentemente, a sua perspectiva de investimento, estão focadas no aperfeiçoamento do web site - do layout, da estrutura de informações, da usabilidade da interface, em suma, da interlocução do veículo com as comunidades às quais se relaciona.
No entanto, a agência verifica que a situação é mais complexa: a universidade precisa de um site que, além de servir para publicar informações especializadas, funcione também para:
◊ Fazer o demonstrativo da administração das contas dos alunos, com a publicação do controle de mensalidades, notas, históricos escolares, etc.
◊ Fazer o demonstrativo da administração do capital humano e estrutural da organização.
◊ Virtualizar o ambiente acadêmico, com a disponibilização de sites/blogs para os professores, fóruns temáticos e comunidades virtuais para os alunos, diretórios centralizados para a publicação de bibliografias, textos, conteúdo produzido nas atividades desenvolvidas.
◊ Integrar diversas bases de dados, com acessos discriminados, para a recuperação de informações e conteúdo em vários contextos e formatos.
◊ Consolidar a atuação da escola nas comunidades mais amplas da sociedade, como instituição de referência em informações relativas às suas áreas de atuação
■ Ao explicitar todas estas demandas, a agência web se vê diante da necessidade de conversar com seu cliente e colaboradores ligados ao projeto sobre a diferença entre o web site solicitado e o projeto que, constatou, deveria ser efetivamente implementado.
É uma conversa delicada, pois deve afastar a impressão que a agência está aproveitando o pedido inicial para vender produtos mais caros. Além do mais, a organização, mesmo aceitando o diagnóstico, pode não ter recursos para implementar todas as funcionalidades necessárias. E neste caso o diagnóstico serviria apenas para deixar a equipe interna frustrada com o que não vai realizar, em vez de entusiasmada com as novas perspectivas que o projeto pode abrir.
■ Neste momento, é importante a agência web deixar claro que o diagnóstico procura, acima de tudo:
◊ Defender os interesses do cliente, atendendo às suas necessidades em relação ao projeto proposto inicialmente.
◊ Prevenir-se de, mais adiante, quando o redesenho do web site estiver muito avançado, precisar refazê-lo sob uma perspectiva de negócios mais ampla.
◊ Justificar e criar efetivamente retorno para os recursos (financeiros, humanos, tecnológicos, de tempo) investidos no projeto.
Modelos viáveis
■ Cabe à agência contratada propor uma mudança na perspectiva organizacional em relação ao projeto web, de forma que seja realizado de acordo com o dimensionamento que merece.
■ Uma estratégia possível é demonstrar as restrições do projeto de web site, ou seja, através do desenho de uma estratégia web abrangente, rever as ações necessárias, o sequenciamento da sua realização e o orçamento.
■ Outra ação possível é dividir imediatamente o projeto inicial em vários subprojetos, com planejamento, orçamentos e execuções próprios, integrados a um planejamento mais amplo, e estabelecer as linhas gerais para as realizações seguintes.
-> Por exemplo, deste projeto inicial poderia constar a descrição geral da estratégia web, com o planejamento de todos os seus produtos e um plano de projeto do web site que precisa ser redesenhado (já dentro da nova visão). Neste caso, o redesenho do site poderia seguir linhas-mestras como:
◊ Arquitetura de informações, layout, usabilidade da interface permeáveis à inclusão das funcionalidades a ser implementadas no futuro.
◊ Conceito editorial mais abrangente, com a inclusão de notícias e informações para público mais amplo.
◊ Sistema de gerenciamento de conteúdo flexível à integração com outras bases de dados.
◊ Preparo dos stakholders do projeto para a integração do site aos processos de comunicação e administração internos, bem como aos novos processos que serão implementados.
■ A agência pode propor fazer a realização deste projeto inicial e deixar o cliente à vontade para escalar novos fornecedores para realizar as etapas seguintes - embora, sob todos os aspectos, nenhuma das partes ganhe muito com isto.
Possivelmente esta reformulação do projeto terá efeitos imediatos sobre os custos iniciais, mas é importante que as partes envolvidas estejam cientes que estes custos são muito menores que a reelaboração do projeto em etapas mais avançadas.
■ De acordo com o novo modelo, o redesenho do web site passa a fazer parte de um conjunto articulado de ações que implicam em profundas mudanças culturais dentro da organização - a estratégia web.
Sua implementaçao em etapas representa não só uma conveniência operacional e financeira como é também uma estratégia de adaptação orgânica e participativa das equipes internas, permitindo o envolvimento gradual dos diversos setores e o enriquecimento do resultado com diferenças e especificidades.
■ O processo de criação e implementação do novo canal se articula assim mais facilmente com as pessoas para as quais, em última e (primeira) análise, é projetado, bem como atende às demandas iniciais dos gestores de maneira mais afinada com os seus objetivos acadêmicos e comerciais.
Assuntos relacionados
► Conteúdo entre sites
► Estratégia web
► Mudanças de escopo
► Especificações do produto - Consistência do layout e do tratamento editorial
► Negócios eletrônicos (e-business)
Mais informação sobre o assunto (link externo)
► Fresh vs. familiar: How aggressively to redesign (Alertbox, acesso em 23.9.2009)
► Normas e padrões de avaliacão de web sites do Governo de Minas Gerais (acesso em 14.2.2010)
