Gestão de equipes – projeto web
Alinhamento de metas – na equipe de projeto web
Pontos de vista divergentes são comuns ao longo da realização de um projeto. Para evitar que se transformem em conflitos, a permanente afirmação da visão comum para o produto final, a definição clara das funções de cada um, a realização periódica de reuniões, bem como a valorização das lideranças naturais ajudam a criar consenso em momentos difíceis.
O corpo técnico da equipe costuma dizer que as funcionalidades pedidas pelos expecialistas em experiência do usuário não estão claras, o que prejudica o desenvolvimento. Os programadores e analistas de sistemas, ao ler as diretrizes de projeto, se ressentem ao constatar que não foram consultados sobre decisões nas suas áreas de atividade. E gerentes de áreas às vezes esquecem os documentos do planejamento e exercem pressão para que o produto seja lançado logo, sem algumas funcionalidades previstas.
■ Para que o projeto não perca o foco com os conflitos do dia-a-dia, o gestor responsável, se possível apoiado por um representante do cliente, precisa reafirmar em diversos momentos a visão do produto. Mas a simples divulgação de relatórios e apresentações com as diretrizes de projeto não é suficiente para manter a equipe alinhada em torno dos objetivos e resultados coletivos.
É preciso também, desde o início da criação dos requisitos, afirmar claramente os objetivos, as funções e responsabilidades de cada um. E comprometer a equipe com os resultados, para diminuir a longa distância entre a compreensão dos resultados e o direto envolvimento com eles.
Reunião de iniciação
■ Uma ferramenta útil na gestão das forças internas entre empresas, setores e pessoas, são os encontros de apresentação do projeto para a equipes direta ou indiretamente envolvidas com seus processos. A catalização de relacionamentos é tão importante quanto a seleção de pessoas com capacidade técnica para a realização dos projetos web.
As conversas de apresentação ritualizam o ponto de partida do projeto e marcam o início da experiência coletiva. Ajudar as decisões sobre a realização para reforçar a visão geral do resultado e promover a colaboração, a inventividade, a receptividade a mudanças.
■ Dentro das atividades de preparo da reunião, o convite aos representantes das diversas equipes e áreas da organização é feito pelo gerente do projeto ou pelo Scrum master, com a pauta e os objetivos da conversa.
A presença de membros de diferentes áreas ajuda a aprofundar o entendimento dos problemas e possibilita a criação de sugestões a partir de pontos de vista diversificados.
O convite pode também, dependendo da cultura organizacional, solicitar aos profissionais que preparem, para o encontro, sugestões de ideias, pesquisas (benchmarking), argumentos.
■ A reunião deve ser moderada por um gestor ou agente facilitador, que deixe claro desde o início a visão geral (embora esta também possa ser elaborada no encontro), o encaminhamento dos assuntos, a importância das contribuições e os resultados esperados.
Durante a reunião, procura-se estabelecer ou reforçar a visão geral do produto, em relação ao mercado, design, à estrutura de informações. É importante também identificar problemas, recomendações e soluções inovadoras.
■ Depois da reunião, é importante registrar e distribuir as anotações sobre soluções, compromissos e sugestões o mais rápido possível, para seguir a onda de motivação que se seque à reunião. As soluções mais abrangentes podem ser enviadas também para os donos do produto e tomadores de decisão. (ver Reunião inicial do projeto web – "kick-off meeting")
Conversas diárias
■ Os encontros diários da equipe, por 15 minutos no início da jornada de trabalho (standup meetings), fazem parte da metodologia Scrum. Muitas vezes de pé, os integrantes conversam rapidamente sobre o que fizeram no dia anterior, o que farão naquele dia e os problemas que encontraram para realizar suas tarefas.
Devido à rapidez das reuniões, os assuntos mais importantes são priorizados e não se perde tempo com conversas pouco produtivas. Os assuntos menos importantes ou periféricos aos projeto são resolvidos naturalmente, muitas vezes sem a intervenção do Scrum master ou do gerente do projeto.
Com ou sem uso de metodologias ágeis, a equipe precisa se manter bem informada sobre o status do projeto nas suas diferentes frentes, o que já foi feito, o que é preciso fazer. O gestor ou scrum master pode se encarregar parcialmente desta tarefa, ao mesmo tempo garantindo que cada integrante se responsabilize por manter os colegas e clientes informados sobre suas ações Desta maneira, as relações funcionais fluem mais facilmente.
Estímulo às lideranças na equipe técnica
■ Um recurso útil na integração das equipes internas é o estímulo às lideranças naturais, pessoas que, informal e espontaneamente ajudam os colegas a pensar de maneira diferente para encontrar soluções novas.
Estas pessoas se colocam na maior parte dos casos disponíveis para consultas, dão respostas rápidas e úteis, sem impor seus pontos de vista. São curiosas sobre os problemas dos outros (que nem sempre notam que estão sendo ajudados) e não se importam se a autoria eventualmente for atribuída ao seu interlocutor.
O estímulo às lideranças pode ser feito com o reforço às ocasiões onde acontece a comunicação informal, na hora do café, no almoço, em reuniões sociais,em comunidades de prática, para que as pessoas se conheçam e se sintam à vontade para recorrer às outras na hora de resolver problemas e dificuldades. É comum que nestas conversas apareçam soluções ou alternativas aos problemas do dia-a-dia.
■ Embora seja mais visível em algumas pessoas do que em outras, o efeito destas políticas aparece na medida em que os membros do grupo começam a melhorar seu rendimento e sua motivação. Os líderes e seus gestores devem estar cientes do seu papel e de que muitas vezes o tempo das conversas e da resolução dos problemas dos outros também é trabalho, neste caso comprometido com a produtividade coletiva.
Assuntos relacionados
► Gestão dos canais participativos
► Exame de questão focal para o estabelecimento de consenso sobre os objetivos do site
► Colaboração na equipe
► Objetivos das reuniões periódicas
► Wireframes – design estrutural
► Preparo de mídias sociais
Referências sobre o alinhamento de metas da equipe de projetos web
► Project warm up, de Gina Abudi (Projects@Work, acesso em 10.7.2010, mediante assinatura gratuita)
► Why agile UX is meaningless without an agile attitude (Anders Ramsay, acesso em 7.7.2010)
► Team focus: The end goal (GanttHead, acesso em 7.7.2010, mediante assinatura gratuita)
► The vision thing (Projects@Work, acesso em 19.6.2010, mediante assinatura gratuita)
► Conquering complexity with agility (Gantthead, acesso em 2.12.2009, mediante assinatura gratuita)
► Show me the way! (GanttHead, acesso em 13.11.2009, mediante assinatura gratuita)
► Successful web development methodologies (SitePoint, acesso em 14.5.2005)
Mais informação sobre o assunto (links externos)
► Bringing holistic awareness to your design (Boxesandarrows, acesso em 10.3.2009)
► Three levels of cooperation (Projects@Work, acesso em 30.9.2008)
► Project rituals (Projects@Work, acesso em 2.7.2006)
