Recursos disponíveis (tempo, verbas, tecnologia)
Atividades relacionadas – avaliação de recursos para o projeto
Cronograma
O cronograma de um projeto inclui a estimativa da duração das atividades previstas, ordenadas segundo a ordem de realização. Em cada etapa ou iteração, cada conjunto de processos pode ser subdividido de acordo com atividades mais específicas, que, somadas, são necessárias à realização de pacotes de trabalho mais abrangentes.
Num projeto web, algumas atividades prioritárias são assinaladas em relação a outras, secundárias, especialmente se forem interdependentes.
-> Por exemplo, a arquitetura da informação serve de referência à elaboração do layout, na medida em que a organização dos blocos de informações influencia a composição espacial dos elementos das páginas.
Em projetos ágeis, cada sprint inclui uma equipe multidisciplinar e produz uma funcionalidade usável que se possa avaliar como progresso para a validação do produto.
O cronograma ou a previsão de tempo dos sprints é um dos produtos do planejamento mais sujeitos a mudanças, pois é muito difícil antever com precisão quanto tempo as atividades previstas vão durar.
A consulta a especialistas e a prática em projetos da mesma natureza ajuda a fazer com que os prazos previstos fiquem mais próximos da realidade. No entanto, fatos inesperados sempre podem acontecer, o que exige a permanente atualização das previsões iniciais.
■ O tempo de realização de um projeto web inclui fatores estratégicos que definem o período de realização do projeto, como:
◊ Estimativa realista do capital financeiro necessário para bancar todas as características do veículo que o resultado pronto prevê, bem como o trabalho necessário para realizá-las.
◊ Percepção do tempo do projeto e de suas etapas pela equipe, que pode ajudar a manter a realização das tarefas nos prazos previstos a partir de um acordo tácito coletivo.
A estimativa com prazos acima dos necessários permite que a entrega dos produtos "antes dos prazos" valorize a imagem do projeto no contexto organizacional em que se insere.
◊ Posicionamento político que priorize a realização deste projeto em detrimento de outros, para que os processos de decisão sejam mais rápidos.
◊ Mudanças culturais que o projeto engendra, cuja duração é difícil de controlar. Se não ocorrerem durante o projeto, podem aparecer como conflito depois do lançamento do site e ficar difíceis de neutralizar. Estas mudanças podem incluir desde a participação de colaboradores no projeto, o estabelecimento de processos colaborativos via site até a produção de conteúdo para publicação, por exemplo.
Os processos necessários à absorção das mudanças culturais também podem ser previstos no cronograma e acompanhar a realização do projeto.
Fatores operacionais que influenciam os prazos do projeto web:
◊ A disponibilidade de recursos tecnológicos – equipamentos e sistemas, programas para realizar as tarefas, velocidade e segurança da conexão e dos recursos em rede para trabalhar em equipe.
◊ Equipe com número de pessoas suficiente e com as competências necessárias para realizar o projeto.
◊ Os processos dependentes dos colaboradores internos sem dedicação exclusiva ao projeto do site, que acumulam as tarefas do dia-a-dia com tarefas pontuais de colaboração (elaboração de textos, participação em reuniões e entrevistas, participação em testes).
É comum que priorizem as tarefas cotidianas, pelas quais são mais cobrados (e avaliados), e atrasarem os compromissos com o projeto do site.
◊ Os processos dependentes de parceiros externos, cuja atuação repercute de maneira decisiva no andamento do projeto, como, por exemplo, o fornecimento de solução de gerenciamento de conteúdo ou de bancos de dados.
◊ Condições de realização, que vão desde espaço físico de trabalho até a facilidade de deslocar os colaboradores para diferentes funções.
◊ Controle de qualidade, que garanta a aderência do produto final aos seus requisitos.
◊ Atendimento aos riscos que funcione de acordo com a necessidade.
■ O modo de elaboração da previsão da duração de cada etapa do projeto, mais ou menos detalhado ou preciso, é influenciado pelo impacto crítico que os detalhes têm no resultado do projeto.
O excessivo detalhamento dos processos deve ser feito somente se estritamente necessário, pois o seu gerenciamento constitui uma tarefa adicional.
■ O cronograma das etapas deve ser compatível com o cronograma genérico (ou linha do tempo) apresentado na definição de escopo inicial. Seus prazos e limitações devem ser aprovados pelos clientes e / ou patrocinadores do projeto, de acordo com suas expectativas em relação ao produto.
■ A gestão das mudanças dos prazos deve, sempre que possível, ser antecipada, para não prejudicar os processos críticos. Pode-se assim adaptar o plano de ação para atenuar os atrasos e diminuir seu impacto sobre os prazos finais.
Entre as soluções para esta situação estão o aumento de recursos (e de pessoas) para o projeto ou o "fast tracking", a realização em paralelo de ações previstas para execução em seqüência.
O aumento de recursos ou pessoas não garante que as tarefas sejam executadas no prazo, pois exige a adaptação do ritmo geral a estes novos recursos. O "fast tracking" também pode trazer problemas na medida em que a superposição de tarefas exigir tempo de adaptação e afetar a qualidade dos processos e de seus resultados.
Se estiver dentro das possibilidades, é melhor adaptar o cronograma às novas necessidades, para evitar os riscos das medidas emergenciais.
Assuntos relacionados
► Fora de escopo
► Mapeamento de processos
► Definição do escopo do projeto
Mais informação sobre o assunto (links externos)
► Capacity planning: Respecting the buffer, de Tamara Sulaiman (GanttHead, acesso em 13.3.2009)
► Scheduling is a drag de William Duncan e Stephen Devaux (Projects@Work, 15.1.2009)
► Where did the time go? de Susan Snedaker (Projects@Work, 2.2.2008)
► Changes to your schedule, de Susan Snedaker (Projects@Work, 25.5.2006)
► Roll with it, de Johanna Rothman (Projects@Work, 4.9.2006)
