Recursos disponíveis (financeiros, tecnológicos, de tempo)

Atividades relacionadas - avaliação de recursos para o projeto

Orçamento do projeto

A elaboração do orçamento do projeto web considera os recursos financeiros necessários para realizá-lo num certo período de tempo, incluindo a contratação de pessoas, o desenvolvimento das funcionalidades da interface, a criação do conteúdo, a realização de testes, a aquisição dos equipamentos, tecnologias e programas.

■ A estimativa dos recursos financeiros necessários à execução de um projeto web prevê a elaboração do orçamento e do controle dos gastos de cada etapa e inclui as mudanças e o eventual aumento do escopo. No caso de um projeto web realizado por uma empresa terceirizada, uma estimativa destes custos é incluída no Termo de Abertura do Projeto, que contém um orçamento resumido (Ver Definição do escopo).

■ De modo geral, as despesas de um projeto se encaixam em três categorias:

◊ Investimentos em capital estrutural, realizados poucas vezes e associados à aquisição ou criação de patrimônio material contabilizável no resultado do projeto. Incluem o desenvolvimento ou aquisição de sistemas e programas, a compra de equipamento para realizar o projeto, e seu valor se deprecia com base na relação entre o tempo de vida útil e o investimento inicial.

◊ Despesas pontuais realizadas poucas vezes durante o projeto, mas não relacionadas à aquisição de patrimônio. Incluem viagens de trabalho, serviços de instalação de sistemas, testes da interface, treinamento e suporte técnico. Não apresentam depreciação ao longo do tempo e constam apenas como investimento necessário à realização do projeto.

◊ Despesas operacionais relacionadas ao produto do projeto (o web site pronto), não têm duração definida e incluem a hospedagem do site, a manutenção e atualização de programas e equipamento, a manutenção da estrutura de logística em sites de comércio.

■ Mais ou menos detalhadas, as estimativas têm como resultado uma lista dos valores necessários para realizar cada etapa do projeto.

No caso do site ter como objetivo a venda de produtos, é necessário calcular que valor será embutido (se for o caso) nos produtos para cobrir o investimento do projeto e pela manutenção da estrutura. Este valor influencia os custos do projeto (e do produto).

Se o projeto desenvolver um serviço cobrado ao visitante, é importante verificar o custo unitário deste serviço, baseado em projeções de acesso.

-> Por exemplo: um site de leilão pode cobrar dos anunciantes uma taxa necessária à manutenção e ao aperfeiçoamento do site. Os custos de projeto podem ou não estar incluídos neste valor.

Aspectos a considerar na elaboração do orçamento

◊ O tempo de desenvolvimento, para medir e monitorar a soma dos investimentos necessários para realizar os pacotes de trabalho da Estrutura Analítica de Projeto. Inclui também o tempo das reuniões e deslocamentos necessários, bem como de elaboração e publicação de especificações de projeto e de produto.

◊ Custos das aquisições, que vão desde a compra de recursos tecnológicos, como sistemas de gestão de conteúdo, de acompanhamento de acessos, de contabilidade, até a contratação de mão-de-obra para realizar o projeto.

◊ Custo da qualidade, pois há uma grande diferença entre uma interface "sem qualquer defeito", uma interface com "possivelmente algum defeito não identificado", ou uma interface "que será ajustada depois do lançamento". A qualidade que se espera do produto final determina o montante de recursos destinados à realização de testes com usuários e com a interface, bem como para a checagem dos requisitos do produto final.

◊ Custos de viagens e de deslocamento.

◊ Custos de impressão e de distribuição de documentos, se necessário.

■ A elaboração das estimativas de custos pode contar com a ajuda de diversas áreas corporativas envolvidas no projeto, especialmente para os processos conhecidos de cada gerência. E considera também os resultados de projetos similares realizados anteriormente.

Nos processos não conhecidos internamente, cuja incidência é frequente porque projetos web normalmente são inovadores, é importante contar com a ajuda de consultores ou parceiros que possam calcular valores precisos.

■ Apesar da previsão das margens de erro, é comum as estimativas de custos de projetos se mostrarem insuficientes por não considerar os custos secundários.

Pesquisa realizada pela Computer Associates com 100 gestores da área tecnológica de grandes empresas nos EUA mostra que um em três projetos da área de tecnologia da informação custa 50% mais do que o estimado inicialmente. Os motivos alegados são: previsões mal-feitas, aumento do escopo e aspectos relacionados à interconexão entre projetos. (Cnet, 13.9.2007)

-> A aquisição de hardware e programas deve cobrir os custos muitas vezes não considerados de instalação, manutenção, treinamento, migração da plataforma/tecnologia antiga para a nova. Se os valores disponíveis não são suficientes, pode ser necessário reavaliar o escopo do projeto.

■ Devido às altas margens de erro nas estimativas, é importante manter um diálogo franco com os patrocinadores do projeto. Previsões realistas e honestas criam um clima de confiança mútua entre os stakeholders, em que a qualidade do produto final e os interesses do cliente são priorizados.

Assuntos relacionados
► Mapeamento de processos
► Definição do escopo
► Acompanhamento dos processos de execução (verificação de sua aderência a objetivos, prazos, custos do projeto)
► Avaliação : Atividades relacionadas : O retorno sobre o investimento (ROI) - financeiro ou não

Mais informação sobre o assunto (links externos)
► The project business case: Navigating the territory where IT meets finance, de Vijay Sankaran (GanttHead, acesso em 25.2.2008)
► Negotiating the numbers you need: politics and the project estimate, de Mark Mullaly (GanttHead, acesso em 25.2.2008)
► Estimation for agile projects, de Michael R. Wood (GanttHead, acesso em 28.1.2008)