Recursos disponíveis (tempo, verbas, tecnologia)
Atividades relacionadas - avaliação de recursos para o projeto
Aquisições
Quando definimos os objetivos e detalhamos o escopo de um projeto, pensamos nas aquisições que precisam ser feitas. A compreensão do produto permite esta antecipação. Mas para reduzir os riscos de não serem encaminhadas apropriadamente e de não atenderem às necessidades do produto, é preciso planejar estas aquisições, formalizando, desenvolvendo e comunicando estes processos às pessoas envolvidas no projeto.
A gestão de aquisições em projetos web formaliza os consensos da equipe sobre os produtos e serviços (incluindo a contratação de profissionais) a ser adquiridos e contratados. As aquisições para a atualização e a manutenção do produto pronto também são esboçadas nesta etapa e detalhadas durante a execução.
Como em qualquer tipo de projeto, a gestão das aquisições inclui tanto a decisão sobre o que deve ser adquirido quanto à contratação, à administração e ao encerramento dos contratos estabelecidos a partir da aquisição.
■ Tomemos como exemplo a gestão da aquisição de um sistema de gerenciamento de conteúdo (SGC, ou CSM, Content Management System). É um produto apenas, mas os procedimentos podem ser aplicados à gestão de um conjunto de aquisições. As etapas deste processo incluem:
◊ A definição das especificações necessárias ao produto e dos critérios para a sua avaliação. Considera os objetivos, o escopo do projeto, a EAP (Estrutura Analítica do Projeto), o orçamento preliminar (recursos financeiros disponíveis), o cronograma (o tempo de aplicação dos recursos) e os recursos humanos necessários. A análise do público também contribui para o entendimento das funcionalidades necessárias, bem como as necessidades de segurança dos dados do cliente e do sistema.
◊ A listagem dos principais produtos em uso no mercado e seu posicionamento, com a análise dos produtos através de pesquisas online, da conversa com pessoas de outras organizações e da leitura de publicações especializadas. Esta análise permite a redução do número de potenciais fornecedores para 5 ou 6, baseada não só em conversas como em critérios como posição no mercado, abordagem tecnológica.
◊ A distribuição de uma carta-proposta com as especificações do produto para os fornecedores selecionados, com especificação de prazos e dos procedimentos necessários. Sucinta, a carta contém as especificações realmente importantes para o projeto, e não as funcionalidades de um sistema genérico.
◊ Seleção de 2 ou 3 fornecedores para apresentações presenciais aos stakeholders, deixando claros os critérios mais valorizados.
◊ A avaliação das propostas recebidas destes fornecedores. Se houver dúvidas, pode ser preciso instalar versões reduzidas dos sistemas para testá-los.
◊ A seleção dos sistemas de acordo com os critérios estabelecidos.
◊ Depois da seleção, é preciso verificar o formato dos acordos e procedimentos comerciais, para a assinatura de contratos de aquisição.
◊ A partir da compra ou contratação, é preciso monitorar o desempenho do produto/ serviço adquirido. É preciso também fechar formalmente o contrato e verificar se todos os produtos ou serviços acertados foram entregues, dentro dos requisitos de qualidade especificados.
Pode parecer um processo longo, mas quando se trata de gastar quantias muito altas tanto no sistema quanto nos serviços de implementação e treinamento da equipe, o cuidado compensa.
■ Quando o projeto é realizado em parceria com diversas organizações, a gestão das aquisições pode ser realizada em conjunto. E as responsabilidades são divididas, ficando a especificação técnica e o estabelecimento de critérios com uma parte, a seleção com outra e os aspectos financeiros e contratuais com outra.
Considerando as forças e a cultura interna de cada uma, estes processos são sujeitos a negociações em que os critérios técnicos são tão importantes quanto as políticas de aquisição da organização que está adquirindo os produtos.
■ Às vezes um sistema eficiente e com preço razoável pode não ser adequado para um determinado ambiente organizacional, por exigir processos internos que não possam ser implementados. Neste caso, um sistema que atenda apenas aos requisitos técnicos pode não ser a melhor aquisição.
Sejam quais forem as decisões finais, o plano das aquisições documenta o que deve ser adquirido, quando, com que requisitos, dentro de que margens de valores. Explicita as responsabilidades e as condições de contratação. E estabelece consenso sobre os produtos externos à equipe de projeto, sem os quais o desenvolvimento o fica prejudicado ou mesmo inviabilizado. Caso necessário, prevê também o acompanhamento do desenvolvimento e as ações necessárias caso os resultados setejam aquém do esperado.
Assuntos relacionados
► Definição do escopo do projeto
► Objetivos do projeto (briefing)
► Hospedagem do site (fatores a considerar - checklist)
► Acompanhamento dos processos de execução (verificação de sua aderência a objetivos, prazos, custos do projeto)
Mais informação sobre o planejamento das aquisições necessárias ao projeto
► Make this independent contractor agreement your own (CreativePro, acesso em 4.7.2010)
► A day in the life of... (Projects@Work, acesso em 16.6.2010)
► CMMI® for acquisition, Version 1.2 (Software Engeneering Institute, acesso em 1.5.2008)
► Understanding and leveraging a supplier's CMMI efforts: A guidebook for acquirers (Software Engeneering Institute, acesso em 1.5.2008)