Comunicação e interlocução - em ambientes de projetos web
Atualizado em 7.3.2010O plano de comunicação em um projeto estabelece os processos necessários à informação, atualização e interlocução de todas as pessoas, organizações e parceiros envolvidas direta e indiretamente na realização. Define as atividades, os papéis dos integrantes da equipe, suas responsabilidades, o formato e periodicidade das mensagens e dos relatórios.
■ Um dos processos mais importantes em qualquer projeto, a comunicação entre integrantes da equipe, clientes, gestores, parceiros, fornecedores e demais pessoas comprometidas com os resultados, é um fator crítico para a criação de um produto afinado com as necessidades dos usuários finais. E é especialmente crítico em projetos web, a maioria dos quais envolve colaboradores com formações e competências heterogêneas, ligados a diferentes departamentos e organizações. Por isto, é alto o risco da comunicação e troca de ideias e informações deixarem a desejar.
Exemplo
-> Os programadores às vezes não são avisados de mudanças no layout e entregam produtos que precisam ser ajustados, o redator redige um texto com informações que já constam de outro, escrito por outro redator, a arquitetura da informação deixa de contemplar processos recém-implementados.
Problemas como estes são atenuados com a gestão dos processos de comunicação e interlocução, que definem como as informações entre as pessoas interessadas no projeto (stakeholders) fluem.
Este processo ajuda a garantir que a informação produzida pelas pessoas ligadas aos processos-chave da realização sejam selecionadas, distribuídas, multiplicadas e arquivadas, além de acessadas por todos os interessados. Permitem também o seu compartilhamento, para facilitar a criação do conhecimento necessário à obtenção de um web site integrado e dinâmico.
■ A estruturação da comunicação e da interlocução interna inclui a identificação das informações que cada participante produz. Inclui também a informação que cada um precisa receber, quando, como e por quem devem ser fornecidas.
Estimula o compartilhamento e a colaboração, melhorando o desempenho da equipe e facilitando o encadeamento de tarefas interdependentes, ajudando a criar uma imagem favorável do projeto para os patrocinadores e colaboradores diretos e a reduzir atitudes reativas em relação à implementação de processos e tecnologias.
■ Os processos de comunicação e interlocução se adaptam às características de cada organização e podem mudar em cada etapa do projeto, na medida em que a equipe vai criando a sua própria cultura e fortalecendo os canais de interlocução mais eficientes.
O planejamento da gestão da comunicação e interlocução interna considera:
◊ A cultura da organização e o ambiente político, as expectativas dos stakeholders, as agendas, os gurus, os modos de lidar com riscos e desafios.
◊ Os problemas de cada grupo e as soluções necessárias para atenuar conflitos e comportamentos competitivos demais, especialmente entre departamentos e entre gestores.
◊ O impacto do projeto para a empresa e seus clientes, que ajudam a dimensionar os esforços da comunicação. Projetos de baixa repercução podem ficar desgastados com excessivo esforço de comunicação, já projetos que concentram altas expectativas são beneficiados por uma estratégia de comunicação um pouco mais intensa e transparente.
◊ Que pessoas precisam de quais informações e o modo de interlocução com estas pessoas. O programador não precisa saber os textos que faltam numa área editorial, nem os redatores precisam saber que a barra de navegação não está visível no Firefox.
◊ Os canais de interlocução mais efetivos para gerar confiança entre os colaboradores e fazer com que atuem com metas convergentes. É importante reduzir os medos individuais, que fazem com que cada um se feche e procure apenas defender seus próprios interesses.
◊ A periodicidade das atualizações de informações, que diminui a necessidade de refazer tarefas por falta de conhecimento sobre decisões tomadas em diferentes instâncias. Dependendo do ritmo de trabalho e da participação de cada um em cada ciclo/ iteração do projeto, um comunicado geral por email, semanal, informa a todos sobre o status das tarefas, o que já foi feito, o que está em andamento.
◊ As melhores formas de estimular a colaboração e o aprendizado de cada contexto, para disseminar as práticas e reduzir a comunicação exclusiva entre grupos, o que enriquece os processos criativos e ajuda a prevenir e enfrentar as crises. O ambiente de comunicação franco e aberto faz com que as pessoas se sintam "donas" do projeto e motivadas para realizar bem a sua parte.
◊ O desenvolvimento de competências individuais e coletivas, o que influencia a produtividade do projeto.
◊ O plano de uma crise da comunicação, que deve se manter consistente mesmo que as coisas deem errado. As pessoas se sentem mais seguras quando têm informação, mesmo em ambientes de crise, que facilita a neutralização de boatos e de notícias negativas.
■ Possivelmente a maior parte do tempo do gestor ou scrum master de projetos é ocupada com processos de comunicação e interlocução, que demandam capacidade de negociar, de lidar com vetores de forças políticas multidirecionais e de adaptar os comunicados e trocas de ideias aos formatos adequados a cada colaborador ou equipe. Seu grande desafio, como a do próprio web site em projeto, é criar uma estrutura que seja legitimada e aperfeiçoada, ao longo do tempo, pelo seu público.
Assuntos relacionados
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► Exame de questão focal
► Plano da comunicação e projetos de web sites
► Apresentação do layout ao cliente
Mais informação sobre o assunto (links externos)
► Conquering complexity with agility (GanttHead, acesso em 2.12.2009, mediante assinatura gratuita)
► Show me the way! (GanttHead, acesso em 13.11.2009)
► Building a better PM grapevine, de Drew Davison (Projects@Work, acesso em 11.11.2009)
► Best supporting roles (Projects@Work, acesso em 28.7.2005)
► Falta de comunicação é principal razão de falhas em projetos (ComputerWorld, acesso em 8.6.2006)
Glossário (termos utilizados)
► Stakeholders - Pessoa ou organização cujos interesses (financeiros ou não) são afetados por um projeto. Os stakeholders tanto podem ser afetados positiva quanto negativamente pelos efeitos do projeto, durante ou depois da sua elaboração. Muitos projetos têm numerosos stakeholders, e o primeiro passo para o gerenciamento da sua influência e o levantamento minucioso destes agentes.