Comunicação e interlocução
Atividades relacionadas – gestão da comunicação e interlocução na Gestão de equipes – projeto web
Reuniões regulares
Reuniões regulares da equipe são uma das formas mais produtivas de manter a equipe de projeto unida. Mesmo que as agendas conflitantes e os diferentes locais de trabalho dificultem a tarefa, é importante realizar encontros em que todos saibam o que cada um está fazendo e possam se ajudar mutuamente.
De modo geral, as reuniões periódicas ajudam a equipe e os colaboradores a:
◊ Ritualizar o status do projeto em cada ciclo ou etapa, para motivar os integrantes e estabelecer uma perspectiva comum do que já foi realizado e do que ainda precisa ser feito.
◊ Posicionar e comprometer as equipes e seus integrantes em relação às suas metas.
◊ Avaliar as soluções conflitantes, com a explicitação da efetividade de cada uma.
◊ Avaliar os imprevistos e suas repercussões no final de cada ciclo.
◊ Definir os critérios de qualidade considerados para a avaliação de cada produto do projeto.
◊ Antecipar riscos e ativar os planos de contingência em função do desempenho das equipes. A percepção de problemas em momentos críticos exigir atenção e apoio especial do líder e do dono do produto nos processos e resultados obtidos.
◊ Controlar as soluções e produtos da equipe, em cada etapa, para evitar pedidos de última hora que comprometam o trabalho realizado.
◊ Avaliar o posicionamento político do projeto dentro da organização.
◊ Reafirmar o estilo de comunicação do grupo. Uns têm estilo arrojado; outros facilitam a colaboração entre as pessoas, mas não a criatividade; outros são ativos e pró-ativos na implementação de produtos. A consolidação de um estilo cria cumplicidades e favorece o clima cooperativo.
No entanto, nem sempre as reuniões são produtivas, muitas perdem o foco entre reclamações, descrições muito minuciosas, demonstrações pessoais de eficiência. Algumas medidas ajudam a manter o foco das pessoas na reunião, como:
◊ Reduzir a frequência apenas ao indispensável. Evitar o excesso de reuniões. No entento, quando se aplica o método Scrum estas reuniões fazem parte do processo diário de trabalho, e obedecem a alguns rituais para manter seus integrantes concentrados em seus objetivos.
◊ Na convocação:
◊ Enfatizar a importância do encontro e da participação de cada um. Os participantes devem se preparar para o encontro e levar os arquivos e registros necessários, para não precisar sair para buscá-los. Enviar, se necessário, dois ou três convites, para lembrar sobre a reunião, caso a equipe seja muito grande ou esteja dispersa.
◊ Comunicar a agenda para que as pessoas saibam com clareza os objetivos da reunião, o que será conversado e a sua contribuição ao contexto.
◊ Estabelecer hora de começar e terminar – evitar horas depois do almoço ou no final do expediente, bem como reuniões longas demais.
◊ Convidar apenas as pessoas comprometidas com a agenda.
◊ Antes da reunião:
◊ Providenciar a infra-estrutura necessária. Equipamento, cópias de relatórios, café, água.
■ Durante a reunião:
◊ Criar pequenas regras e explicar sua adoção, especialmente se há pessoas não familiarizadas com o projeto. Justificar a proibição de celulares e laptops ligados, por exemplo, para que as pessoas se concentrem na conversa. Nem sempre assumir o papel de chato é ruim.
◊ Pedir aos presentes que adiem a resposta a solicitações externas à reunião. Mesmo que os celulares fiquem desligados, acessos a chats, telefonemas e mensagens de texto podem também interromper a concentração do grupo.
◊ Estimular a participação das pessoas que tenham coisas importantes a dizer.
◊ Em encontros longos, prever pausas de 15 a 20 minutos para que os participantes descansem e relaxem. E acalmem os ânimos, se for o caso.
◊ Mudar de tópico quando as decisões relacionadas já tenham sido tomadas, evitando o excesso de justificativas e explicações.
■ Depois da reunião:
◊ Comunicar aos presentes e demais stakeholders as decisões tomadas, que muitas vezes se perdem no meio das conversas e outras decisões. Os comunicados posteriores à reunião ajudam a consolidá-las.
Assuntos relacionados
► Blogs
► Wikis
► Inteligência coletiva (conceito baseado na web 2.0)
► Criação coletiva
Mais informação sobre reuniões regulares da equipe de projeto
► Agile communications (GanttHead, acesso em 13.7.2010)
► Project warm up, de Gina Abudi (Projects@Work, acesso em 10.7.2010)
► Entrepreneurs, say no to (poorly run, unnecessary) meetings, de Audrey Watters (ReadWriteWeb, acesso em 24.5.2010)
► Pitiful meetings, de Kimberly Douglas (Projetcs@Work, acesso em 19.11.2008)
► Not-so-great communicator, de Patricia Fripp (Projetcs@Work, acesso em 18.7.2008)
► Five ways to make meetings bearable (ZDNet, acesso em 2.11.2006)
► Falta de comunicação é principal razão de falhas em projetos (ComputerWorld, acesso em 8.6.2006)
► Project rituals (Projects@Work, acesso em 2.7.2006)
Ferramentas auxiliares
► Dabbleboard.com – quadro branco compartilhável, para a realização de reuniões, sem necessidade de cadastro (acesso em 24.6.2010)
► Adobe Connect Now – plataforma online com diversos recursos como compartilhamento de tela, quadro branco, video conferência, chat (acesso em 24.6.2010)
► Dimdim – ambiente para reuniões virtuais com compartilhamento de tela, gratuito até 20 participantes (acesso em 7.1.2010)
► Mikogo – ambiente para reuniões, conferências virtuais e suporte remoto (acesso em 8.1.2010)
