Comunicação e interlocução
Atividades relacionadas – gestão da comunicação e da interlocução na equipe de projeto web
Relatórios, comunicados, arquivos
Os procedimentos de publicação e divulgação dos arquivos de um projeto se aplicam à maior parte dos projetos e não apenas a projetos web. A vantagem dos projetos web é que normalmente a equipe dispõe e usa com facilidade diversas ferramentas que automatizam facilmente o arquivamento e o controle de versões de arquivos.
Os processos de publicação e divulgação de arquivos de projetos ações como:
■ Estabelecer consenso entre os integrantes das equipes sobre o formato dos arquivos compartilhados e ferramentas utilizadas, se necessário. A criação de modelos é necessária caso haja necessidade de emitir comunicados regulares e com de mesma natureza.
■ Criar um diretório na rede local, com arquivos disponíveis para a equipe do projeto, para o acesso a informações no momento em que são necessárias.
A organização das informações nestes espaços coletivos usa critérios que todos os integrantes da equipe de projeto entendam, como a disposição dos arquivos em pastas com os arquivos digitais gerados em cada etapa (pastas "etapa1", "etapa 2", "etapa3", etc.).
Dentro de cada pasta, os arquivos devem se organizar com nomenclatura auto-explicativa com a relevância de consenso da equipe ("especificações", "pendências", "layout", "métricas", "sumário executivo", "arquitetura da informação", "testes", "apresentações"). É importante que sejam fáceis de localizar.
■ Usar convenções para a atualização dos arquivos ou o arquivamento de versões do mesmo arquivo, com a inclusão da etapa, data e responsável no nome, para que este forneça mais informações sobre o conteúdo.
■ Usar programas de gerenciamento de projetos para a recuperação dos arquivos e a sua organização de acordo com a data e o assunto a eles associados.
■ Usar wikis, blogs ou programas de portais corporativos para a recuperação de informações, pois possuem recursos de arquivamento e compartilhamento de arquivos de diversos formatos, bem como de indexação automatizada e manual dos arquivos coletivos.
■ Não considerar emails arquivados em caixas postais individuais como repositórios de decisões de projeto, pois nem sempre se pode garantir recebimento e a leitura das mensagens por todos os integrantes.
Além disso, a perspectiva de compartilhamento de informações na comunidade de projeto, o arquivamento e o modo de arquivamento individuais dependem dos critérios de cada integrante da equipe e não de critérios consensuais.
■ Estabelecer políticas claras para o controle de versões dos arquivos, para garantir a leitura do mesmo documento por todas as pessoas da equipe e que todos tenham a mesma visão dos assuntos relatados.
Pode-se usar programas como o Microsoft Windows SharePoint Services para o controle de versões, mas a simples inclusão de algumas informações no corpo do texto também pode funcionar bem. Depois do cabeçalho e antes do texto principal pode-se incluir um "rótulo" com informações sobre a versão, como:
◊ O número da versão, com como 1.0, 1.1, 1.5. Depois que o documento passa por um processo de aprovação e mudança geral, pode ser numerado como 2.0, 2.1, etc. As versões iniciais devem ser arquivadas pelo menos até o final do projeto, para consulta. As mudanças devem ser comunicadas a todos os envolvidos, que devem receber uma cópia do arquivo.
◊ Data.
◊ Autor.
◊ Justificativa e alterações realizadas.
■ Manter um "arquivo morto", para onde sejam conduzidos os arquivos que já perderam validade. Este arquivo, além de conter informações históricas e estudos, pode conter registros úteis em situações futuras.
Assuntos relacionados
► Imagens: Gerenciamento de arquivos
► Acompanhamento do desenvolvimento (com a verificação da aderência a objetivos, prazos, custos)
► Sites e portais – Portais : Recursos básicos
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Referências sobre publicação e divulgação de arquivos
► Team talk, de Andy Jordan (Projects@Work, acesso em 14.9.2011)
► Five tips for avoiding Ugly Document Syndrome, de Jody Gilbert (TechRepublic, acesso em 19.7.2010)
► Manage the document, de Neil Stolovitsky (Project@Work, acesso em 14.2.2010)
► 5 ways to waste even more time on client reports, de Marc Poirier (Search Engine Watch, acesso em 6.4.2010)
