Comunicação e interlocução
Atividades relacionadas – gestão da comunicação e interlocução na Gestão de equipes – projeto web
Reunião inicial do projeto web – "kick-off meeting"
A reunião inicial marca o momento em que os acertos institucionais e comerciais foram acertados entre as partes contratante e contratada e a realização do projeto propriamente dito já pode começar. Com escopo variável, de acordo com os profissionais e as organizações envolvidos, este encontro ajuda a criar um clima propício à realização do produto.
Em projetos pequenos, a reunião inicial permite a apresentação das pessoas que vão trabalhar diretamente no projeto ou aprovar seus produtos. Permite também formalizar os papéis de cada um no dia a dia, a definição das etapas, a explicitação das expectativas sobre o produto.
Neste encontro, as interações entre as pessoas tendem a ser pouco ritualizadas e o ambiente é informal, essencialmente focado nos resultados finais.
Em projetos de sites ou plataformas web de grande porte, as reuniões iniciais são menos pragmáticas e mais ritualizadas. Podem durar um dia inteiro de discussões, treinamento e acertos. E, dependendo da complexidade, do escopo do projeto, da familiaridade dos integrantes entre si, esta iniciação pode demorar até mais.
Este é o momento de estabelecer consenso entre o que cada profissional ou grupo de profissionais espera do produto, pois é comum que expectativas variem muito na equipe, mesmo que aparentemente estejam todos de acordo.
É também o momento de pensar no público-alvo e na sua relação com o produto (como este vai atendê-lo?) e saber o que os profissionais envolvidos consideram resultados bem sucedidos – padrões de qualidade de ordem geral. O que é uma interface bonita? Que funcionalidades se adaptam melhor num determinado produto?
Os contextos da organização, os modelos de gestão, as características dos produtos, condicionam os objetivos e o formato dos encontros.
Quando a organização cliente tem uma estrutura vertical e autoritária, as pessoas podem não aceitar bem uma reunião para a criação coletiva e participativa de modelos de trabalho e neste caso pode-se tentar ações alternativas, como apresentações formais. Pode-se esperar que a participação dos integrantes da reunião surja como decorrência da exposição de ideias.
Se as metodologias de gestão de projetos da organização cliente são lineares, baseadas em etapas pré-definidas, processos baseados em modelos ágeis podem ser discutidos e adaptados.
Seja qual for o contexto do projeto, as reuniões iniciais devem ser preparadas com cuidado, para que se obtenha as informações, o clima e os consensos necessários.
Ações a considerar
Algumas ações podem ser realizadas, de acordo com o ambiente de realização de cada projeto e com o contexto organizacional da equipe:
◊ Pedir aos participantes para realizar uma pesquisa relacionada ao projeto poucos dias antes da reunião. Desta maneira, todos podem ter ideias pessoais sobre os assuntos, o que enriquece as discussões.
◊ Apresentar o gestor ou gestores internos e externos do projeto (escritório contratado ou departamento). Em projetos ágeis, o scrum master e o project owner podem ser também apresentados neste momento, caso necessário. Este pode ser apresentado ou se apresentar de maneira diferente para públicos diferentes, mais ou menos pessoal, mais ou menos fornal. Caso atue em empresa contratada, pode apresentá-la e falar sobre alguns projetos da mesma natureza realizados, bem como descrever brevemente o seu pequeno histórico profissional.
◊ Apresentar o facilitador da reunião, caso não seja diferente dos gestores anteriormente apresentados. Eventualmente uma pessoa com facilidade de comunicação e de mobilização de equipes pode atuar de maneira mais produtiva que os gestores.
◊ Apresentar a metodologia de gestão de projeto a ser aplicada, caso este fator possa repercutir no andamento do projeto. Se a organização ou departamento-cliente aplica modelos de gestão em cascata e contrata uma agência digital que aplica internamente métodos ágeis, pode haver necessidade de adaptação de processos entre ambas as partes.
◊ Apresentar as principais etapas do projeto (em caso de ambientes organizacionais pouco habituados a projetos web), acompanhada da descrição dos principais conceitos relacionados (como a diferença entre site e portal, ou SEO, por exemplo).
◊ Apresentar os integrante da equipe, caso não se conheçam. Descrições formais, em que cada um diz seu nome, cargo e atuação não costumam ser produtivas. As pessoas que falam primeiro ficam nervosas e as que falam por último não escutam o que os outros falam, pois ficam pensando no que falar.
Também a descrição do papel de cada um pode ser enganosa. Muitos profissionais são indicados por seus chefes a participar de um projeto web sem saber exatamente por quê. O chefe sabe, mas nem sempre está presente na reunião.
Às vezes é mais produtivo descobrir, pela participação de cada um, onde os integrantes podem aplicar melhor o seu potencial e seus talentos. Numa apresentação simplificada dos processos do projeto, pode-se perguntar às pessoas como lidar com os fatores mais críticos do sucesso. Pelas respostas, pode-se ver quem pode fazer o quê e o grau de motivação de cada um. Àqueles que não se manifestarem durante as conversas, pode-se perguntar "João, como você resolveria a situação tal"?
◊ Estabelecer consenso sobre os objetivos. Um mesmo projeto pode ter objetivos diferentes para participantes de áreas diferentes. Para se chegar a objetivos comuns a todas as partes envolvidas, pode-se fazer alguns exercícios coletivos, como pedir a cada um que escreva numa folha de papel os 5 principais objetivos do projeto. A seguir, cada um forma uma dupla com outro participante e cada uma chega a 5 objetivos. As duplas a seguir se juntam em quartetos, que chegam a 5 objetivos e assim por diante. Dois grupos maiores podem chegar no final a 7, 8 objetivos a serem discutidos e priorizados pelos grupo.
Outro exercício produtivo é o jogo de cartas proposto por Kevin Hoffman em I hate sports but I love kickoffs: How to create a successful project culture, from the first meeting. Numa versão resumida, entrega-se a cada participante da reunião 20 cartas com objetivos pré-definidos do projeto e pede-se a cada um que as coloquem em ordem decrescente de importância. Deve-se marcar as 3 cartas menos relevantes com um traço no canto direito inferior. A seguir, todos passam as cartas rejeitadas ao participante seguinte (numa disposição circular).
O mesmo procedimento é repetido duas ou três vezes. A seguir, para-se o jogo, dispõe-se as cartas de cada um em filas de cartas dispostas em ordem descrescente de prioridade. Verifica-se as cartas mais marcadas como rejeitadas. A partir destes resultados, discute-se os objetivos considerados prioritários, de acordo com a ordenação da maioria das filas de cartas.
Há variações do jogo, como deixar cartas em branco no centro da mesa, para que os participantes adicionem novas sugestões, ou marcar de maneira diferenciada também as cartas mais valorizadas.
Além de produtiva, esta prática é divertida e mobiliza os participantes, especialmente em ambientes de trabalho com relações horizontais.
◊ Estabelecer consenso sobre o público-alvo. Um método bastante efetivo é a criação de uma tabela na qual os participantes estabelecem valores mais altos às tipologias mais importantes de usuários (ver descrição em Priorização de segmentos (do público-alvo de web site).
◊ Estabelecer consenso sobre produtos da mesma natureza existentes na internet. Para esta prática, pode-se pedir com antecedência aos participantes que procurem sites relacionados ao que será projetado e os apresentem a todos na reunião, com uma justificativa sobre a escolha.
Pode-se também fazer o contrário, a equipe gestora apresenta soluções que considera interessantes e propõe a discussão de diretrizes sobre layout, arquitetura da informação, soluções funcionais. Já fizemos os dois procedimentos e ambos funcionaram muito bem, em contextos diferentes.
◊ Elaborar o layout conceitual. Depois de todos verem soluções boas e ruins, pode-se pedir que os participantes literalmente ponham mãos à obra e desenhem o que considerariam uma solução ideal para a interface em questão.
Este exercício pode ser feito também individualmente, depois em duplas, quartetos, até que se chegue a uma solução de consenso.
O desenho no caso não precisa ficar bem acabado, basta que fique compreensível. Pode-se prover canetas coloridas e papel encorpado (um pouco mais resistente ao atrito dos rabiscos que os papéis comuns). É importante que todos se sintam confortáveis na atividade e não sejam desafiados a fazer desenhos bonitos.
Para diminuir o compromisso com a beleza, pode-se pedir aos participantes que façam inicialmente desenhos pequenos, diversos deles, até chegarem a resultados maiores e mais detalhados quando o grupo estiver maior.
Deve-se prever um tempo relativamente extenso para a apresentação dos trabalhos, na medida em que as pessoas se sentem envolvidas nas atividades e querem não só defender os seus resultados como interferir no resultado dos outros.
Estes resultados são produtos de pensamento visual, e algumas soluções deverão ser consideradas mais adiante na criação e aprovação do layout da interface (embora nem sempre isto aconteça, porque podem aparecer novos elementos e requisitos a partir das pesquisas de mercado e dos wireframes, criados mais adiante).
Esta atividade gera um dos primeiros produtos tangíveis do projeto, uma espécie de protótipo de papel, a ser aperfeiçoada durante o projeto, no protótipo funcional, protótipo com layout, versões alfa, beta, até o lançamento do produto.
■ As práticas descritas acima são fáceis e baratas de implementar. Pode-se aplicar todas, numa grande reunião que pode durar mais de um dia, ou selecionar as mais importantes, de acordo com as demandas de cada situação.
Nunca é demais repetir que é importante considerar o clima e o modelo de gestão da empresa contratante do projeto web. Verificamos que empresas com estruturas mais horizontais são mais receptivas às ações coletivas. Outras, com estruturas internas mais verticais, tendem a não valorizar muito estas atividades e seus resultados – as pessoas ficam distantes e céticas durante as atividades. Neste caso, atividades expositivas abertas à participação podem surtir melhores resultados.
A escolha adequada das atividades pode significar o sucesso ou fracasso da reunião inicial.
De qualquer forma, as informações registradas precisam ser organizadas, analisadas e divulgadas, para que se consolide a aderência dos seus resultados ao produto a ser realizado. E mesmo que estes aspectos venham a ser detalhados e aprofundados mais adiante, as primeiras impressões permanecem importantes durante o projeto. Não só por sua espontaneidade criadora como pelo acordo tácito estabelecido entre as partes nestas ocasições.
Além das informações e análises geradas, as práticas da reunião inicial do projeto permitem que a equipe comece a criar uma cultura interna própria, a cultura de cada projeto, com seus modelos, jargões, brincadeiras, personagens, que contribuem para criar um ambiente de trabalho com pessoas motivadas e comprometidas pessoalmente com os resultados.
Assuntos relacionados
► Priorização de segmentos (do público-alvo de web site)
► Inteligência coletiva (conceito baseado na web 2.0)
► Criação coletiva
► Gestão dos canais participativos
► Alinhamento de metas (na equipe de projeto web)
► O público e suas demandas : Atividades relacionadas
► Inteligência coletiva (conceito baseado na web 2.0)
► Colaboração na equipe
► Cultura criativa
► Práticas da gestão de equipes web
Mais informação sobre reuniões iniciais da equipe de projeto
► Project Liftoff, de Diana Larsen e Ainsley Nies (rojects@Work, acesso em 27.1.2012)
► I hate sports but I love kickoffs: How to create a successful project culture, from the first meeting (apresentação), de Kevin Hoffman (Slideshare, acesso em 5.3.2011)
► Kick ass kickoff meetings, de Kevin Hoffman (A List Apart, acesso em 5.3.2011)
► Agile communications (GanttHead, acesso em 13.7.2010, mediante assinatura gratuita)
► Project warm up, de Gina Abudi (Projects@Work, acesso em 10.7.2010, mediante assinatura gratuita)
Ferramentas auxiliares
► chat rooms – ambiente para reuniões, conferências virtuais e suporte remoto (acesso em 14.3.2012)
► imeet – ambiente para reuniões, conferências virtuais e suporte remoto (acesso em 14.3.2012)
► Whiteboard – ambiente para reuniões, conferências virtuais e suporte remoto (acesso em 14.3.2012)
► TeamViewer – ambiente para reuniões, conferências virtuais e suporte remoto (acesso em 14.3.2012)
► Gotomeeting – ambiente para reuniões, conferências virtuais e suporte remoto (acesso em 14.3.2012)
► Dabbleboard.com – quadro branco compartilhável, para a realização de reuniões, sem necessidade de cadastro (acesso em 24.6.2010)
► Adobe Connect Now – plataforma online com diversos recursos como compartilhamento de tela, quadro branco, video conferência, chat (acesso em 24.6.2010)
► Dimdim – ambiente para reuniões virtuais com compartilhamento de tela, gratuito até 20 participantes (acesso em 7.1.2010)
► Mikogo – ambiente para reuniões, conferências virtuais e suporte remoto (acesso em 8.1.2010)
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