Comunicação e interlocução

Atividades relacionadas à gestão da comunicação e interlocução na Equipe de projeto web

Estrutura das mensagens

O estabelecimento de convenções para a estruturação de cada tipo de arquivo de comunicação produzido ao longo do projeto facilita o acesso e a recepção das informações pelas pessoas diretamente envolvidas.

Alguns processos que ajudam a estruturar as mensagens em ambientes de compartilhamento de informações:

■ Incluir elementos que identifiquem o projeto, o autor e o assunto das mensagens e arquivos, para torná-los mais facilmente identificáveis e localizáveis em meio ao grande número de mensagens, arquivos, e versões.

■ Adaptar os elementos de identificação das mensagens a cada mídia, com formato mais ou menos estruturado, de acordo com a cultura empresarial.

Emails, por exemplo, devem ter o nome do projeto no título, bem como uma identificação sintética do assunto, para que fiquem facilmente localizáveis em listas de mensagens sobre o mesmo assunto.

■ Enviar respostas de emails com título diferente da mensagem original, com o acréscimo de uma informação que a explique.

A resposta do programa de email não é suficiente para identificá-la, pois várias pessoas podem responder à mesma mensagem e gerar o mesmo título de resposta.

■ Redigir emails curtos, relevantes, com uma idéia por parágrafo, em mensagens não muito extensas, pois as pessoas têm pouco tempo de ler/abrir todas as mensagens que recebem diariamente.

■ Evitar comentar os emails no corpo da mensagem original, pois na medida em que o destinatário responde a mensagem da mesma forma a mensagem vai crescendo e se tornando cada vez mais difícil de decifrar.

■ Usar o campo "BCC", em vez de "Para", no endereçamento da mensagem para muitos usuários que não constituírem listas, para evitar que as mensagens de resposta fiquem obstruídas com longas listas de endereços.

■ Evitar o excesso de formalismo e de cuidado com a documentação dos processos para não atrapalhar o seu andamento. Confiança na equipe e espírito de camaradagem reduzem o número de registros formais (utilizáveis como prova de que um processo foi encaminhado, em determinada data) e também se refletem na qualidade do resultado.

■ Usar o telefone para conversar ou marcar reuniões, em vez de enviar email, se o tempo é um fator importante.

■ Enviar newsletters informativas sobre o andamento do projeto, para atualizar os membros da uma equipe.

Newsletters de leitura rápidas que não ultrapassem a altura de uma tela ajudam a seleção de assuntos. Se os textos não podem ser resumidos, chamadas com links para blogs ou wikis permitem que o leitor se aprofunde nos assuntos de maior interesse. O arquivo deve carregar rápido.

Alguns aspectos que ajudam a manter a credibilidade dos informativos periódicos sobre o projeto:

◊ O cuidado na apuração das informações.
◊ A manutenção de periodicidade regular.
◊ Assinatura com nome, email e telefone para contato.

O formato destas convenções se adapta aos poucos à cultura do grupo, mas deve se ater aos seus objetivos principais, de comunicação e documentação da comunicação interna.

Assuntos relacionados
► Emails em HTML

Mais informação sobre o assunto (links externos)
► The deadheading solution (Gantthead, acesso em 2.11.2008)