Gerenciamento dos riscos – projetos web (diretrizes)
Pode-se prevenir riscos em projetos de web sites com planos de projeto detalhados que antecipem todas ações e etapas a realizar. No entanto, estes cuidados nem sempre garantem a proteção necessária num ambiente de negócios e tecnológico em permanente transformação. Mesmo projetos bem planejados têm chance de falhar.
De modo geral para fazer frente aos imprevistos a gestão de riscos de um projeto procura reconhecer e prevenir, de modo sistemático, a ocorrência de eventos que possam influenciar negativamente, ou até inviabilizar, a sua realização.
Embora seja um processo muitas vezes evitado, pois ninguém gosta de pensar em insucessos e problemas, ajuda a atenuar as consequências dos erros e incertezas, prevenindo-os, antes que seja preciso corrigi-los.
■ Em um projeto web, a gestão de riscos começa na elaboração do Termo de Abertura do Projeto, que inclui algumas cláusulas como o que fazer em caso de mudanças de escopo, de atrasos de entregas de produtos, de falta de recursos.
E durante a realização do projeto, a gestão de riscos constitui um acompanhamento crítico que, além de minimizar a probabilidade de ocorrer ameaças e de prever o estabelecimento de responsabilidades para enfrentá-las, permite o registro das situações adversas e como evitá-las em empreendimentos futuros.
■ Projetos de web sites costumam estar sujeitos a riscos como:
◊ Mudanças nos apoios políticos da direção da organização, o que enfraquece a relação com os stakeholders e desgasta a imagem do projeto.
Também uma mudança do foco da organização ao longo da realização pode fazer com que o projeto deixe de ser uma ação prioritária, o que prejudica a alocação de recursos.
◊ Mudanças da visão de consenso sobre os objetivos, o que pode levar à conclusão de que o produto do projeto não mais atende às necessidades do negócio e pode mesmo ser interrompido ou esvaziado.
◊ Competição com outros projetos da mesma natureza, que ocorre quando dois departamentos têm iniciativas semelhantes, no mesmo momento.
◊ Dificuldade de obter aprovação dos produtos do projeto pelo dono do produto, ou pelos stakeholders responsáveis, ao final de cada etapa, ou sprint.
◊ Planejamento mal direcionado, não especializado, ou insuficiente. O planejamento mais ou menos detalhado serve de linha-mestra para a tomada de decisões sobre a conceituação, a produção, o lançamento e até a manutenção/evolução do web site. Precisa ser explicitado aos profissionais diretamente envolvidos.
◊ Estimativas imprecisas de recursos (tempo, recursos financeiros, ferramentas tecnológicas, suporte técnico, pessoas) que levem à paralisação do projeto.
◊ Aumento ou mudança do escopo do projeto durante a realização, sem revisão dos recursos e tempo suficientes para bancá-los.
◊ Rompimento de contrato com fornecedores devido a especificações inadequadas dos requisitos técnicos.
◊ Saída de um elemento-chave da equipe, que afeta todos os processos.
◊ Problemas de relacionamento entre os integrantes da equipe.
◊ Ambiente de trabalho ruim, com a fadiga motivacional da equipe, comunicação e colaboração deficientes, que desencadeiam atrasos, erros e resultados insatisfatórios.
Pode ocorrer também a falta de comprometimento de colaboradores internos porque o projeto está sendo gerido "por outro departamento".
◊ Treinamento insuficiente da equipe, o que atrapalha a realização das tarefas.
◊ Tarefas mal-distribuídas, algumas pessoas fazem tarefas demais e outras poucas, gerando ciúmes e mal-entendidos.
◊ Erros de design, com soluções inadequadas ao público ou às funcionalidades necessárias do programa.
◊ Atraso na entrega do conteúdo pelo cliente ou departamento responsável, o que gera atrasos, desmobilização da equipe, aumento de chances de retrabalho.
É comum os projetos de web sites evoluírem satisfatoriamente até a produção de conteúdo. Muitos atrasos ocorrem na hora de produzir os textos, imagens, vídeos e sons. E normalmente mudanças na estrutura de informações, já homologada, são necessárias.
◊ Conteúdo (textos, imagens, sons, vídeos) criado de maneira insatisfatória ou incompatível com o conceito editorial estabelecido, o que exige mudanças na equipe e atrasos no lançamento.
◊ Problemas de segurança de sistemas, com a fragilidade a invasões de diversas naturezas, tentativas de roubar informações, ou de introduzir conteúdo impróprio. Se a falta de segurança ameaça os dados dos usuários, afeta também a confiança no programa.
◊ Incompatibilidade entre dispositivos e sistemas.
◊ Dificuldade de configurar o sistema para suportar o acesso simultâneo de milhares de usuários.
◊ Excessiva necessidade de retrabalho, para realizar ajustes a partir dos testes de usuários.
◊ Não-realização de testes de usuários, o que pode comprometer a relação dos usuários com a interface, com problemas de usabilidade, demoras no tempo de download das páginas e imprecisão no envio de dados, por exemplo.
◊ Especificações de produto inadequadas, que não proveem as informações necessárias à manutenção da consistência do produto.
◊ Rejeição do projeto pela equipe encarregada da atualização, manutenção técnica e suporte ao usuário, o que desencadeia uma reação em cadeia, que acaba contaminando o usuário final.
Apesar de riscos como estes serem comuns em muitos projetos, é importante que o os riscos registrados no plano de projeto sejam diretamente relacionados a cada situação, cada projeto e suas especificidades.
■ A gestão dos riscos aumenta as chances do site projetado ficar dentro das expectativas tanto da organização que publica o site quanto do cliente que vai visitá-lo/usá-lo.
Como o desenvolvimento de grande número de web sites costuma ser relativamente rápido, é comum que gestores façam um gerenciamento de riscos simplificado, que enumera apenas os principais aspectos.
A profundidade do levantamento depende dos investimentos aplicados, dos resultados esperados, bem como dos custos do insucesso.
Assuntos relacionados
► Fora de escopo
► Acompanhamento dos processos de produção (verificação de sua aderência a objetivos, prazos, custos do projeto)
► Análise de web site e avaliação dos seus resultados
Referências sobre gerenciamento dos riscos
► Four early warning signs of a project in trouble, de Ty Kiisel (Gantthead, acesso em 12.8.2010)
► Register real risk (Projects@Work, acesso em 28.2.2009)
► Successful web development methodologies (SitePoint, acesso em 16.4.2006)
Mais informações sobre o assunto (links externos)
► Risk blindness, de Mike Clayton (Shift Happens, acesso em 24.1.2010)
► Symptoms & sources (Projects@Work, acesso em 3.12.2009)
► Two sides of the same coin: Risk management and ROI in scrum (Gantthead, acesso em 2.11.2008)
► The essential governance guide to project risks (Project-Sponsor.com, acesso em 7.2.2007)
► Devo me preocupar em fazer contrato de serviços?, de Alexandre Mota (Webinsider, acesso em 14.5.2006)
► Between the lines (Projects@Work, acesso em 23.12.2005)
