Gerenciamento dos riscos (diretrizes)
Atividades relacionadas – gerenciamento de risco (projetos web)
■ Enumerar e agrupar os principais riscos a que o projeto está sujeito. A previsão dos riscos potenciais que podem ocorrer no projeto é feita a partir da experiência de outros projetos similares, de brainstorming com a equipe (é importante envolver a equipe neste processo) e de entrevistas com todas as pessoas envolvidas no projeto.
Neste momento, avalia-se o evento de risco, suas causas e consequências.
■ Estimar antecipadamente incidentes que podem acontecer especificamente em cada iteração, ou ciclo, como atrasos causados pelas mudanças na equipe ou no escopo do projeto pelas demoras na aprovação de produtos intermediários, com adicional de tempo ao estritamente necessário para a realização das tarefas; ou a saída de um elemento-chave da equipe em momento crítico.
■ Realizar a análise de risco, fazendo a estimativa dos impactos das situações enumeradas acima, bem como a probabilidade de sua ocorrência.
Por exemplo: 50% de probabilidade de ocorrer atraso na entrega dos textos pode levar ao aumento do tempo de desenvolvimento e à necessidade de mobilização adicional da equipe. Estimar o valor destes esforços.
Dependendo a extensão do projeto, pode-se formatar uma planilha com as principais situações levantadas, impactos em caso de acontecerem (custos, atrasos), medidas tomadas, datas de ocorrência.
■ Estabelecer planos de contingência para os riscos mais críticos e acrescentar ao orçamento percentuais relacionados aos custos de cada um.
A previsão orçamentária contempla os custos das ações necessárias para detectar possíveis riscos, evitar que aconteçam e enfrentá-los caso ocorram. No entanto, é importante contemplar mais recursos para a prevenção do que para a solução dos problemas.
Os planos de contingência incluem também a eliminação antecipada de ameaças inaceitáveis para realização projeto.
Como parte do contingenciamento, acrescenta-se a previsão dos prazos a aplicação de multas em caso de atrasos de entrega por desenvolvedores ou criadores de conteúdo.
Outras atividades a considerar
■ Reduzir o escopo do projeto, dividindo-o em iterações menores, mais simples e rápidas. O site pode ser lançado sem animações em 3D dos produtos, que podem ser produzidas e publicadas em etapas posteriores.
Na maioria das vezes, o gestor do projeto não pode antecipar todas as situações possíveis a serem contingenciadas. Por isto, ao se concentrar em determinado período de tempo, ou etapa do projeto, consegue prever os riscos no começo de cada uma. Pode assim concentrar-se nos requisitos mais importantes e imediatos, e responder mais rapidamente a mudanças de escopo e de visão do projeto, ou a mudanças tecnológicas.
■ Manter política clara de comunicações sobre os riscos com os stakeholders, através da circulação e disponibilização de informações; informá-los sobre as causas de possíveis problemas na entrega do produto e também dos riscos do negócio diretamente envolvidos.
■ Manter política clara de divulgação dos impactos do produto do projeto para a organização, através da comunicação regular dos resultados e benefícios do projeto.
■ Convocar colaboradores com formação ampla, que possam mudar de função caso necessário.
■ Incluir no contrato uma cláusula em que solicitações não respondidas de aprovação de produtos, ou de entrega de conteúdo, depois de um determinado período de tempo, acarretam no pagamento do serviço realizado até aquela etapa.
■ Manter uma política clara de uso de programas e códigos desenvolvidos por terceiros, com a proteção legal da organização que publica o site.
■ Manter uma política clara sobre o uso do conteúdo publicado, para proteger (ou não) os direitos de autoria.
■ Firmar contratos de garantia de uso de tecnologias e suporte de produto com fornecedores de soluções tecnológicas (programas, sistemas, serviços).
■ Verificar as políticas de contingência de tecnologia da informação da organização. Pode haver conflito sobre o uso de recursos relacionados ao contingenciamento de redes e sistemas, processos de back-up e seguranças de dados, presença da equipe de suporte.
■ Realizar protótipos de papel, testes com usuários e testes de configuração da interface, para prevenir erros de conceituação, programação e design.
■ Verificar os fatores externos ao projeto que podem afetar a sua execução, como mudanças políticas na organização ou o lançamento de produto similar por um concorrente, por exemplo.
■ Atualizar continuamente o plano de riscos, de forma a adaptá-lo às mudanças que ocorrem (ou podem ocorrer) durante a execução do projeto.
■ Registrar os riscos verificados durante o projeto, para considerá-los em projetos futuros.
No dia-a-dia do projeto
■ Definir o problema. Possivelmente alguns problemas não foram previstos porque as chances de acontecerem eram pequenas, como por exemplo, um fornecedor ir à falência. Mas quando se conhece bem o problema a resolver, fica mais fácil resolvê-lo. Parece óbvio mas não é.
Como se define ou conhece bem o problema a resolver? Conversar com as pessoas envolvidas é um caminho para criar ou planejar soluções.
■ Revisar o planejamento e verificar as consequências de imprevistos nos aspectos críticos do projeto. Vai afetar o cronograma, o orçamento? Concentrar as atenções nos aspectos mais importantes. A equipe unida pode criar e resolver melhor os impasses.
■ Depois de fechar as soluções para os problemas ocorridos, comunicá-las de forma positiva, para diminuir as dúvidas e o clima de descrença. A descrição breve do problema, o passo-a-passo das soluções, ajudam alimentar os sentimentos de confiança, a organizar as idéias e a acalmar as tensões.
■ Documentar o que funcionou e o que não funcionou na solução proposta, para as práticas de futuros projetos.
Assuntos relacionados
► Análise de web site e avaliação dos seus resultados
► Testes
Referências (Planejamento de projeto de web site)
► Symptoms & sources (Projects@Work, acesso em 3.12.2009)
► A guy named Murphy, de Elizabeth Harrin (Projects@Work, acesso em 10.7.2009)
► The risk and consequence (Projects@Work, acesso em 20.4.2009)
► The risk in risk management (Projects@Work, acesso em 28.2.2009)
