Acompanhamento da produção (verificação da aderência a objetivos, prazos, custos) | |
Muitos projetos de web sites e portais costumam progredir de maneira satisfatória da etapa de planejamento até o início da etapa de produção. Mas quando chega a hora do desenvolvimento de bancos de dados e recursos tecnológicos, da produção de páginas e de conteúdo em diversos formatos, de funcionalidades para a realizar negócios, os atrasos e as revisões de cronograma e recursos alocados são bastante comuns. ■ Alguns fatores afetam especialmente a etapa de produção de um projeto web: 1. O apoio dos stakeholders, ou a garantia de suporte político no ambiente de desenvolvimento e na organização. Para se manterem atentos aos objetivos do projeto, é importante que os gestores tenham disponibilidade para concentrar suas atenções em decisões e negociações de alto nível, questões relacionadas diretamente à qualidade do produto e seus objetivos, bem como à avaliação da aderência dos resultados secundários ao escopo geral do projeto. Os patrocinadores devem ser apresentados ao produto final numa reunião especial, em que possam entrar em contato com os resultados e ao mesmo tempo apresentar perguntas, dúvidas, sugestões. 2. Plano de projeto com recursos suficientes para chegar aos resultados esperados. Colaboradores ou clientes muitas vezes sugerem soluções tecnológicas e de conteúdo tardias que podem atrasar os prazos de entrega. Estas mesmas soluções, se acatadas na etapa de planejamento do projeto, poderiam ser dimensionados adequadamente. No entanto, se conduzidas durante a produção, devem ser consideradas com cuidado, especialmente se os prazos de entrega estiverem entre os fatores críticos do projeto. Em caso de serem aceitas, é preciso comunicar aos patrocinadores do projeto, clientes e integrantes da equipe o seu impacto no cronograma e nos custos previstos. A implementação de soluções tecnológicas também corre o risco de apresentar imprevistos, não só porque o escopo pode aumentar ao longo do tempo como também porque é comum os fornecedores não compreenderem a dimensão da demanda ao orçar seus produtos e serviços. Até que cliente e fornecedor cheguem a um consenso entre diminuir o escopo ou aumentar o orçamento para fazer frente a estes ajustes, perde-se tempo e até algum trabalho já realizado (que pode não se adequar às novas soluções). Apesar de inoportunos, imprevistos como estes são comuns e um acréscimo de até 30% nos prazos pode ser aceitável em projetos de grande porte. Um acréscimo de até 30% no orçamento também pode ser aceitável e mesmo ser considerado desde o início, na definição do escopo geral. É necessário registrar os fatores que acarretam os atrasos no cronograma inicial, verificando os padrões que se repetem para gerá-los. 3. Competência da equipe, com definição clara de papéis e responsabilidades, para evitar a superposição de funções e o retrabalho. Ressentimentos por superposição de funções e problemas de relacionamento entre os integrantes das equipes podem influenciar o cumprimento das metas e a garantia de qualidade do produto, gerando retrabalho, revisão de processos, reavaliação da equipe e mesmo influenciando o interesse do patrocinador (sponsor) no projeto. 4. Previsão realista dos riscos, com preparação prévia para enfrentá-los. Em muitos casos, o próprio projeto cria a necessidade de novas áreas de conteúdo, soluções de layout, funcionalidades especiais e prazos que o orçamento inicial não previu ou não dimensionou adequadamente. Se a organização conta com a produção de conteúdo pelos próprios colaboradores, que relutam em deixar as suas tarefas diárias para exercitar uma competência que nem sempre dominam de maneira satisfatória (escrever textos, produzir imagens), normalmente é preciso trabalhar com prazos que levem estes fatores em consideração para a execução destes processos. A dificuldade de obter textos e imagens de qualidade produzidas pelos colaboradores internos costuma ser um fator de atraso e desgaste das lideranças responsáveis pelo projeto. Também a produção de layouts personalizados para diversas áreas de informação pode gerar demoras nos prazos e aumento de custos. A produção de páginas que fogem do layout-padrão, de templates pré-desenhados nos sistemas de gerenciamento de conteúdo, cria demandas adicionais para designers e editores. 5. Preparo para realizar mudanças e resolver conflitos, para que os imprevistos possam gerar aprendizado e as soluções sejam mais facilmente criadas e incorporadas. Face aos fatores de mudança, o gerente deve saber identificá-los e influenciá-los positivamente, para evitar o aumento dos custos, ou procurar a redistribuição de recursos entre os processos de produção. Se o orçamento inicial não é passível de ajustes, pode ser necessário ajustar os prazos, de modo a reduzir os gastos, ou mesmo retornar à etapa de planejamento para ver como o trabalho restante pode ser realizado. Gerentes de projeto web devem estar preparados para avaliar problemas e imprevistos de natureza diversa, como implementações tecnológicas, produção editorial e gestão de qualidade, e ter capacidade de liderança e de negociação política em diversas instâncias. E tomar medidas como decidir sobre pequenas mudanças sem consultar o patrocinador (sponsor), preparar previamente um orçamento ou prazo de contingência (que já conte com pequenos ajustes e revisões de escopo do projeto) e delegar responsabilidades aos integrantes das equipes. 6. Monitoramento permanente dos processos de trabalho, com medição periódica dos indicadores, avaliação da aderência aos objetivos e do escopo. Este acompanhamento do status do projeto nas diversas etapas facilita a comunicação com as gerências superiores, parceiros, clientes, sintetiza as lições aprendidas e valoriza o trabalho do gestor. Deve ser um processo simples, cujos resultados sejam divulgados para as pessoas realmente interessadas nas suas informações, que contemple aspectos significativos, como ocorrências, riscos enfrentados e medidas corretivas tomadas. Assuntos relacionados Referências bibliográficas Mais informação sobre o assunto |
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Atualizado: 28.6.2008
Projetos web