O reaproveitamento de arquivos produzidos durante projetos de mídias digitais faz parte das práticas de gestão do conhecimento gerado durante seu planejamento e sua realização.
Entre os benefícios destas práticas, podemos citar:
■ A recuperação dos fatores que contribuíram para a realização de projetos bem-sucedidos, antecipando problemas, padrões, reações e barreiras.
■ O desenvolvimento e aperfeiçoamento de práticas de gestão e realização de projetos web adaptadas ao ambiente organizacional específico.
■ A valorização da criatividade e da inventividade interna, gerando maior comprometimento das equipes às metodologias adotadas e aplicadas.
Em projetos de mídias digitais, informações de diferentes tipos podem ser reutilizadas, mas precisam ser adaptadas a cada caso, como:
■ Templates (modelos) do planejamento
■ Templates (modelos) de relatórios e apresentações
■ Questionários ao cliente e aos stakeholders
■ Processos de negócios e procedimentos de rotina
■ Especificações de funcionalidade, aplicações de framework e de desenvolvimento de códigos-fonte, estilos CSS, Javascript
■ Modelos de testes de usuários
■ Modelos de listas de checagem para controle de qualidade
■ Desenho de bancos de dados
■ Configurações de programas e da infra-estrutura de armazenagem
■ Especificações do produto
Qualidades dos arquivos que facilitam o reaproveitamento
■ Autoria facilmente identificável (do projeto, dos processos, do documento de registro) – para permitir a sua consulta ou referência em projetos futuros.
■ Facilidade de leitura: apresentação do texto, legibilidade, cores, possibilidade de acesso e uso de diversos dispositivos ou plataformas, aderência a normas e padrões técnicos.
■ Clareza das explicações (pouco uso de siglas ou linguagem cifrada, por exemplo, de forma a ficar compreensível a diversos tipos de leitores).
■ Precisão técnica e metodológica (referências de métodos aplicados, controle de qualidade, controle de riscos).
■ Relevância das informações (cronogramas, orçamentos, pessoas)
■ Priorização do encadeamento das ideias e decisões, em detrimento da simples cópia de documentos e arquivos já existentes (gráficos, diagramas, etc.).
■ Frequência com que o documento é consultado e reutilizado – se possível, os usuários dos documentos devem ser identificados, para que possam também servir de referência no assunto.
■ Controle das versões produzidas, de forma que apenas os arquivos com modificações úteis sejam arquivados.
Ninguém quer ou deve começar um novo projeto da estaca zero. Componentes reutilizáveis de projetos anteriores ajudam a iniciar projetos e também a aperfeiçoar a eficiência e a qualidade já alcançada.
A construção, a seleção e o agrupamento de componentes utilizados anteriormente exigem tempo e experiência, embora possivelmente bem menos tempo do que a construção integral de arquivos e modelos para cada novo projeto.
(Atualizado em 5.8.2010)
Referências
→ Know thy organization (Projects@Work, acesso em 5.8.2008)
→ Dealing with an IT scourge: Process documentation (TechRepublic)