O planejamento e o estabelecimento de metodologias para a gestão de projetos de produtos digitais são permeados pelo dinamismo e por seus condicionantes técnicos. São sensíveis às características da interlocução entre quem produz e quem usa os produtos, para criar experiências criativas e funcionais.
O grau de aprofundamento, os aspectos levantados e os produtos do planejamento variam de acordo com os objetivos e o tamanho do produto. Sites de curta duração, como hot sites, são projetos com planejamento e conceituação resumidos, com objetivos pontuais e resultados quase imediatos. Seu planejamento prevê menos levantamentos e pesquisas do que o de um site institucional. Já plataformas participativas e aplicativos envolvem um planejamento mais complexo e dinâmico, vinculado ao diálogo com o público-alvo.
Estão entre os fatores críticos para o sucesso de projetos produtos digitais:
■ A articulação do escopo e dos objetivos para escolha das ferramentas e metodologias, realização, fechamento de ciclos e avaliação.
■ A compreensão clara, pelos stakeholders, dos objetivos e métodos adotados para gestão e realização – muitas mudanças de escopo e do produto final quando o projeto já está em fase avançada acontecem porque estes aspectos podem não ter sido bem examinados nas etapas iniciais.
■ A articulação realista da estimativa de tempo de cada sprint, priorizando as características do produto.
■ O uso adequado dos recursos financeiros, tecnológicos, pessoais, editoriais, comerciais.
■ A capacidade da equipe de se adaptar a mudanças (o projeto de um aplicativo pode estar relacionado a mudanças estruturais em uma organização, ou implicar em mudanças que muitos stakeholders não consideram).
■ A motivação da cultura interna para a colaboração, a inovação e para a tomada de decisões, baseada em perfis heterogêneos e multidisciplinares das pessoas.
De acordo com o escopo e a amplitude do projeto, pode ser ou não necessária a aplicação de diferentes práticas de gestão. É importante avaliar este fator antes de se começar a mobilizar os esforços necessários ao desenvolvimento. Esta avaliação começa na abertura do projeto.
O projeto de um site ou canal online pode se dividir em vários sprints ou mesmo sub-projetos, que às vezes não têm relação direta com o produto final.
► Pode ser necessário redesenhar os processos de publicação de conteúdo, ou modelar a cadeia de logística integrada de produtos a venda, ou implementar um programa de gestão do conhecimento, ou planejar a atualização e a manutenção tecnológica do produto, treinar a equipe para manter contato direto com o público e fazer o monitoramento crítico permanente da receptividade (acessos, cadastros, percursos). Cada um desses processos pode constituir em si um projeto, ou subprojeto.
Projetos de mídias digitais se distinguem dos de produtos analógicos porque seu final não é muito claro, pois são veículos de aperfeiçoamento dinâmico. Há sempre novas funcionalidades a implementar e a aperfeiçoar, canais a acrescentar, adaptações ao conteúdo e formatos. O projeto se desdobra constantemente em novas etapas e novos projetos, que atendam a demandas do público, da área de criação/desenvolvimento e da organização que o produz.
A participação dos usuários, o suporte, o atendimento, o monitoramento das ações, as mudanças do ambiente de negócios mantêm o produto em projeto contínuo.