O escopo de um projeto descreve todos os seus produtos, os serviços necessários para realizá-los e os resultados esperados. Descreve também o que é preciso fazer para que alcance seus objetivos com os recursos e funções especificados. Embora concentremos nosso interesse em projetos de mídias digitais, examinamos aspectos que se estendem à definição de escopo de projetos em geral.

O escopo de um projeto se divide no escopo do produto, que descreve as características do produto final, e no escopo do projeto, que descreve o trabalho necessário para que seja entregue com os requisitos especificados.

O escopo de produto de um sistema online de pagamento de contas descreve como este vai funcionar, suas características, as tecnologias necessárias. Já o escopo desse projeto descreve as etapas, os recursos disponíveis, como o produto será desenvolvido. De modo geral, o escopo abrange o resultado que realisticamente um projeto pode alcançar.

Avaliado continuamente, o escopo é examinado em diversos momentos:

Na iniciação do projeto, quando é registrada uma declaração preliminar, com as primeiras impressões do cliente, ou patrocinador, sobre o projeto, principais produtos, serviços relacionados.

No final de cada etapa ou sprint (em método Scrum), quando o escopo é atualizado de acordo com a evolução da estratégia de realização do produto.

O consenso inicial sobre o escopo do projeto se estabelece entre pessoas, organizações, departamentos. Uma pessoa, empresa ou departamento é o cliente, ou dono do produto, e outra pessoa, empresa ou departamento é o mediador entre o dono do produto e a equipe designada para realizá-lo.

No caso de projeto de mídia digital, embora a definição do escopo às vezes pareça descrever informações com alguma redundância, é um processo necessário para explicitar as expectativas do cliente e o produto que os projetistas precisam realizar.

Inclui a negociação de fatores como prazos e custos, para não deixar margem a interpretações ambíguas – embora normalmente seja necessário, mais adiante, revê-los para ajustar também as expectativas sobre o produto.

A definição de escopo ajuda a evitar que as equipes de projeto percam tempo e recursos resolvendo problemas que fogem à sua alçada.

Se os programadores de bancos de dados de um projeto web são solicitados a fazer a manutenção do banco de dados de outro site que já está no ar, este desvio de função atrasa a entrega dos seus produtos. Pedidos e demandas fora de escopo são comuns e a equipe deve ter flexibilidade para aceitá-los, mas seu impacto, especialmente nos custos e prazos, devem ser conhecidos e aceitos por todos os envolvidos.

A definição de escopo ajuda também a verificar se o projeto pode ser dividido em subprojetos mais facilmente gerenciáveis.

O modelo de gestão de projetos em cascata, ou sequencial, considera poucas mudanças no escopo do início ao final do projeto. Os métodos ágeis, como Lean, ou Scrum, consideram que o escopo inicial muda ao longo do projeto, para atender às demandas que o próprio produto aos poucos evidencia.

Formalização de acordos

O contrato ou termo de referência (termo de referência pode ser um anexo do contrato, com descrições técnicas relacionadas mais ao produto que às questões comerciais) é assinado pelas partes envolvidas na realização. No caso de projeto interno de uma organização, o responsável é o gerente do projeto ou dono do produto (designado nesta fase), um gestor externo ao dia-a-dia da execução, que atua como patrocinador (sponsor) responsável pelo apoio institucional.

No caso de um primeiro projeto entre as partes, a empresa prestadora de serviços ou o gerente de projeto pode incluir na proposta um resumo da sua percepção em relação aos objetivos e à sua contribuição. Desta maneira, o cliente pode entender a percepção do projeto pelo proponente.

Também a descrição curta dos processos de trabalho, se a empresa/departamento proponente verificar que é necessária, ajuda o cliente a entender como o trabalho será realizado.

Neste documento, quanto menos jargões técnicos ou profissionais, mais fácil é a compreensão do escopo, especialmente se o cliente comparar a proposta com outras.

Ao longo do projeto, é necessário detalhar o escopo definido nesta etapa, em que componentes genéricos como “orçamento” e “cronograma” são divididos e detalhados.

Dependendo do porte do produto projetado, a segmentação posterior facilita o acompanhamento, o estabelecimento de prioridades em cada etapa e a verificação do uso dos recursos estimados inicialmente.

De qualquer forma, é importante manter o produto final em foco, como afirma o especialista em experiência do usuário Paul du Coudray: “saiba porque você está construindo alguma coisa e não desvie sua atenção da proposta. Se não há um problema de design a resolver, o projeto logo se dilui em uma série de problemas individuais com produtos individuais que têm mais relação com o cumprimento de tarefas do que com a solução do problema propriamente dito.” (1) Pode-se acrescentar à observação de du Coudray que, com o produto final em foco, a meta da jornada é a satisfação do cliente do produto, resultado último dos problemas de design.

(Atualizado em 18.1.2017)

 

Referência

1) Design for startups: The aesthetics of web apps in 6 questions, de Jolie O’Dell (ReadWriteStart, acesso em 13.9.2009, não mais disponível no endereço acessado)

Serviços úteis

Elements of a successful project proposal, de Lexi Rodrigo (Freelance Folder acesso em 19.3.2010)

Contratos digitais (acesso em 15.1.2008) – modelos de contratos com cláusulas e estruturas prontas, adaptáveis às necessidades de cada cliente, inclusive o layout

http://www.internetlegal.com.br/legis/ – as leis municipais, estaduais e federais sobre a publicação de websites a ser consultadas para a elaboração de projetos de websites de órgãos públicos (sugestão de André Luiz P. Domarques de Menezes, da http://www.dmd2.com