Para atender público de clientes, leitores, consumidores, um site, aplicativo ou portal precisa que os colaboradores e/ou a equipe de atualização para sigam o conceito editorial e comercial do canal. Assim, esse processo se incorpora facilmente ao dia-a-dia e à cultura interna.
O treinamento facilita a manutenção das especificações do site e da motivação da equipe, para atenuar resistências e facilitar a colaboração no aperfeiçoamento do canal.
É crítico para as equipes de atualização de sites que passam por processos de reestruturação, pois ajuda a evitar que padrões de condutas do produto antigo sejam repetidos na estrutura nova.
As circunstâncias e necessidades do preparo da equipe variam de acordo com a organização e com os objetivos de cada site.
Treinamento para atualizar canal online redesenhado
▪ Preparar um manual com as informações sobre o novo projeto editorial.
▪ Apresentar formalmente o resultado do projeto à equipe de atualização – Uma apresentação presencial estruturada é útil para esclarecer dúvidas e resistências, incorporar ideias e sugestões e criar entre os agentes uma cultura de positivação do projeto novo.
▪ Treinar presencialmente a equipe para as novas especificações – O treinamento inclui a compreensão dos objetivos do site, do layout, da estrutura, até a edição e operação das soluções tecnológicas, com foco na ação das pessoas – a abrangência das atividades de cada um define o detalhamento necessário e a abordagem motivacional.
► A equipe responsável pela atualização de um noticiário online que começa a publicar conteúdo sobre esportes é preparada para a nova linha editorial . E também para lidar com as ferramentas técnicas, imagens, filmes e sons sobre cada esporte. A equipe técnica é treinada não só para oferecer suporte e manutenção de sistemas como também soluções (se possível, inovadoras) para as novas necessidades editoriais (câmeras digitais submarinas, drones, índices dinâmicos em bancos de dados, etc.).
► Os pesquisadores de uma empresa pública que procuram aumentar a comunicação com o público podem ser preparados para publicar resumos dos resultados de seus trabalhos periodicamente.
Se a atualização do canal fica incorporada às tarefas diárias, o treinamento inclui a apresentação ao modelo editorial e às ferramentas, a redação de textos para leitura em tela, o preparo de imagens para publicação online, a comunicação com o público.
As gerências às quais esses pesquisadores estão ligados também precisam ser preparadas para cobrar a publicação dos resumos, avaliar sua qualidade, aprovar a publicação. E também para considerar que o tempo de preparo faz parte do trabalho dos pesquisadores.
As equipes técnicas dessa organização são preparadas para delegar a responsabilidade de publicação aos pesquisadores e para ajudá-los a adequar gradualmente as ferramentas às demandas do dia-a-dia.
▪ Treinar a equipe para usar o programa/sistema/plataforma de atualização, que pode ser desde um programa de edição, ou sistemas de gerenciamento de conteúdo com funcionalidades e recursos diversos.
▪ Preparar a equipe para criar, editar e publicar conteúdo online (em diversos formatos) – O preparo de textos, imagens, vídeos, sons, transmissões de lives, tanto sob o ponto de vista técnico como editorial é necessário se a equipe de atualização não é composta por profissionais de comunicação.
Aspectos de ordem geral do treinamento sob a perspectiva editorial:
■ Abordagem sistêmica em relação ao conjunto, de modo que redator/editor crie associações e links entre assuntos e ajude o leitor a criar novas associações.
Essa abordagem conduz a criação de chamadas para a Principal (home page), de malas direts, a criação de banners e animações, o uso de CSS para os elementos editoriais.
■ Necessidade de interlocução permanente com e entre os setores-fonte de informação, de modo que o conteúdo novo seja publicado de maneira contextualizada.
■ Preparo da “indexabilidade” do conteúdo pelas ferramentas de busca internas e da internet, com a inclusão de “tags” e palavras-chave, tags alternativas (“alt”, “title”) em imagens e links.
■ Padronização da nomenclatura dos arquivos, para facilitar a recuperação pela equipe interna e pelo público externo.
■ Relacionamento entre os processos de edição e de avaliação (estatísticas, contatos, transações), para o aperfeiçoamento das especificações e práticas
▪ Distribuir um manual para a equipe em local de fácil acesso, que seja aperfeiçoado pela própria equipe – Informações mais específicas e de suporte podem ser publicadas em intranets ou canais dedicados, para consulta esporádica.
A importância da atualização de um canal digital, especialmente de um site institucional, deve ser reconhecida mesmo pelos setores e departamentos organizacionais não diretamente envolvidos no processo, por seu papel na estratégia de reafirmação permanente do compromisso institucional com os clientes internos e externos.
(Atualizado em 17.7.2009)