Para atender público de clientes, leitores, consumidores, um site, aplicativo ou portal precisa que os colaboradores e/ou a equipe de atualização para sigam o conceito editorial e comercial do canal. Assim, esse processo se incorpora facilmente ao dia-a-dia e à cultura interna.

O treinamento facilita a manutenção das especificações do site e da motivação da equipe, para atenuar resistências e facilitar a colaboração no aperfeiçoamento do canal.

É crítico para as equipes de atualização de sites que passam por processos de reestruturação, pois ajuda a evitar que padrões de condutas do produto antigo sejam repetidos na estrutura nova.

As circunstâncias e necessidades do preparo da equipe variam de acordo com a organização e com os objetivos de cada site.

Atividades do treinamento para atualizar site redesenhado

Preparar um manual com as informações sobre o novo projeto editorial.

 Apresentar formalmente o resultado do projeto à equipe de atualização – Uma apresentação presencial estruturada é útil para esclarecer dúvidas e resistências, incorporar ideias e sugestões e criar entre os agentes uma cultura de positivação do projeto novo.

 Treinar presencialmente a equipe para as novas especificações – O treinamento inclui a compreensão dos objetivos do site, do layout, da estrutura, até a edição e operação das soluções tecnológicas, com foco na ação das pessoas – a abrangência das atividades de cada um define o detalhamento necessário e a abordagem motivacional.
A equipe responsável pela atualização de um noticiário online que começa a publicar conteúdo sobre esportes é preparada para a nova linha editorial . E também para lidar com as ferramentas técnicas, imagens, filmes e sons sobre cada esporte. A equipe técnica é treinada não só para oferecer suporte e manutenção de sistemas como também soluções (se possível, inovadoras) para as novas necessidades editoriais (câmeras digitais submarinas, drones, índices dinâmicos em bancos de dados, etc.).
Os pesquisadores de uma empresa pública que procuram aumentar a comunicação com o público podem ser preparados para publicar resumos dos resultados de seus trabalhos periodicamente.

Se a atualização do canal fica incorporada às tarefas diárias, o treinamento inclui a apresentação ao modelo editorial e às ferramentas, a redação de textos para leitura em tela, o preparo de imagens para publicação online, a comunicação com o público.

As gerências às quais esses pesquisadores estão ligados também precisam ser preparadas para cobrar a publicação dos resumos, avaliar sua qualidade, aprovar a publicação. E também para considerar que o tempo de preparo faz parte do trabalho dos pesquisadores.

As equipes técnicas dessa organização são preparadas para delegar a responsabilidade de publicação aos pesquisadores e para ajudá-los a adequar gradualmente as ferramentas às demandas do dia-a-dia.

Treinar a equipe para usar o programa/sistema/plataforma de atualização, que pode ser desde um programa de edição, ou sistemas de gerenciamento de conteúdo com funcionalidades e recursos diversos.

 Preparar a equipe para criar, editar e publicar conteúdo online (em diversos formatos) – O preparo de textos, imagens, vídeos, sons, transmissões de lives, tanto sob o ponto de vista técnico como editorial é necessário se a equipe de atualização não é composta por profissionais de comunicação.

Aspectos de ordem geral do treinamento sob a perspectiva editorial:

Abordagem sistêmica em relação ao conjunto, de modo que redator/editor crie associações e links entre assuntos e ajude o leitor a criar novas associações.

Essa abordagem conduz a criação de chamadas para a Principal (home page), de malas direts, a criação de banners e animações, o uso de CSS para os elementos editoriais.

Necessidade de interlocução permanente com e entre os setores-fonte de informação, de modo que o conteúdo novo seja publicado de maneira contextualizada.

Preparo da “indexabilidade” do conteúdo pelas ferramentas de busca internas e da internet, com a inclusão de “tags” e palavras-chave, tags alternativas (“alt”, “title”) em imagens e links.

Padronização da nomenclatura dos arquivos, para facilitar a recuperação pela equipe interna e pelo público externo.

Relacionamento entre os processos de edição e de avaliação (estatísticas, contatos, transações), para o aperfeiçoamento das especificações e práticas

 Distribuir um manual para a equipe em local de fácil acesso, que seja aperfeiçoado pela própria equipe – Informações mais específicas e de suporte podem ser publicadas em intranets ou canais dedicados, para consulta esporádica.

A importância da atualização de um canal digital, especialmente de um site institucional, deve ser reconhecida mesmo pelos setores e departamentos organizacionais não diretamente envolvidos no processo, por seu papel na estratégia de reafirmação permanente do compromisso institucional com os clientes internos e externos.

(Atualizado em 17.7.2009)