O documento que formaliza a abertura do projeto web reconhece formalmente sua criação é comumente chamado de Project Charter. Com a forma de um acordo de serviço ou de contrato comercial, explicita questões sobre o produto e o processo de trabalho, relacionados ao contratante e ao contratado, como:

O nome do projeto, objetivos, necessidades que atende. Se houver estratégia pré-definida, o escopo deve citar como o projeto se encaixa nesta estratégia. Se a estratégia fizer parte do projeto em questão, também deve ser mencionada.

A descrição sumária do produto (uso da imagem corporativa, produtos e documentos a ser entregues, versões em outras línguas, especificações tecnológicas, funcionais, operacionais, formatos de mídia a que se destina o produto – se desktop, tablet, celular, impresso). Inclui a visão geral do produto e como se alinha aos objetivos estratégicos. A descrição evidencia o valor do produto para os clientes, para a organização, para os stakeholders, com uma perspectiva mais de “fora para dentro” do que “de dentro para fora”, e não detalha questões técnicas.

Premissas para realizar o projeto, como o fornecimento de estatísticas de acesso, relatórios de serviço de atendimento ao consumidor (SAC), faturamento das vendas, alocação de pessoas para a realização de tarefas, fornecimento de conteúdo (formatos do conteúdo – textos, imagens, vídeo, arquivos sonoros), etc..

É importante também nestas premissas especificar as pesquisas de público e os testes a realizar, sejam testes com usuários, de equipamento, em que etapas.

No caso de implementação de sistema de gerenciamento de conteúdo, por exemplo, quem será responsável pela criação das páginas e pela publicação do conteúdo (de acordo com a arquitetura da informação e o layout).

Os stakeholders e a equipe envolvida – o dono do projeto; o patrocinador do projeto; o scrum master ou gerente responsável pela equipe e seu desempenho; os principais colaboradores, como designers, editores, desenvolvedores, consultores; as relações de trabalho com estes colaboradores – contratados, terceirizados, alocados de um departamento para outro, colaboradores com dedicação exclusiva ou temporária.

Principais etapas definidas pela entrega dos produtos e os prazos (descrição de macro-processos, prazos iniciais de entrega de produtos do projeto). Em alguns casos, pode-se prever a cobrança de taxa adicional se o conteúdo a ser publicado demorar demais, ou, positivando a questão, a oferta de desconto caso o conteúdo seja publicado antes da data prevista.

Nas etapas podem estar contemplados processos-chave, como a integração da equipe de experiência do usuário com a equipe de desenvolvimento. A partir deste modelo, podem ser estabelecidos os produtos de cada etapa.

Os produtos de cada etapa ou de cada iteração (avaliações, relatórios, cronogramas atualizados, resultados de testes, resultados de pesquisas de opinião e de mercado, orçamentos de terceiros, apresentações, diagramas de processos, manuais, metodologia de avaliação das estatísticas de acesso, acompanhamento pós-lançamento).

Recursos necessários – pessoas, tempo, programas e dispositivos, capital (descrição do orçamento preliminar e os valores escalonados por etapas; descrição e orçamento de serviços e produtos adquiridos).

Responsáveis pela contratação de serviços de terceiros, como empresas ou profissionais para o desenvolvimento de produtos específicos. Quem é responsável pela qualidade dos produtos desenvolvidos por estes terceiros, quem é responsável pelos pagamentos.

Procedimentos para aprovação dos produtos de cada etapa.

Procedimentos para a formalização das mudanças de escopo. Os processos relacionados à mudança de escopo devem ser registrados, especialmente se o modelo de gestão não for ágil (estes absorvem mais facilmente as mudanças).

Pagamentos, quando serão realizados, valores, condições.

Formalização do encerramento do projeto.

As restrições de uso de informações, diretos de autoria e propriedade do conteúdo publicado, se aplicável.

No caso de serviço prestado por empresa terceirizada, deve ser especificado se o link para o site desta empresa será publicado no site pronto, o modo como esta anunciará o produto para o público e clientes em potencial.

Serviços adicionais, caso necessários ou solicitados pelo cliente

Uso de ferramenta de gerenciamento de projeto para controle de prazos e custos, registro das etapas ou sprints realizados ou a realizar. Permite que o cliente acompanhe o passo-a-passo dos procedimentos do planejamento e do desenvolvimento.

Registro de domínio e contratação do plano de hospedagem do site ou plataforma.

Criação de thesaurus e vocabulário controlado.

Redesenho de processos internos, caso o website ou mídia digital e sua atualização demandem mudanças na organização que o publica.

Desenvolvimento de banco de dados para o ambiente do website ou mídia digital, com indexação das informações exaustiva (com mais pontos de acesso) ou indexação seletiva (nível de acesso limitado)

Compatibilização da estrutura do produto com bancos de dados já existentes na organização, como sistemas de ERP ou CRM.

Realização de testes com usuários. Projetos com prazos muito apertados muitas vezes dispensam a realização de testes formais, e seus gerentes acabam aperfeiçoando o produto baseados na sua percepção sobre a aprovação do público ou nas estatísticas de acesso. Caso sejam realizados testes de usabilidade, é importante registrar o momento do projeto em que serão realizados.

Preparação do site para indexação por buscadores (SEO).

Preparação do site para uso por pessoas com deficiência (acessibilidade). Embora seja um processo necessário a todos os produtos web, a realização de testes e preparo de tags específicas pode demandar algum tempo adicional de projeto, desenvolvimento e certificação em sites especializados. Em sites com previsão de afluência de público heterogêneo e amplo, este serviço deve ser especialmente priorizado.

Plano de atendimento e suporte ao usuário, especialmente em sites de comércio e sites do governo.

Treinamento da equipe interna para atualizar ou dar suporte aos usuários do website.

Métricas para avaliação periódica e controle de qualidade do produto depois do lançamento, com modelos de relatórios, planilhas para a coleta de dados, critérios e conceitos.

Plano permanente de aperfeiçoamento da estrutura tecnológica e de atualização do conteúdo depois do lançamento.

Manutenção evolutiva e suporte técnico depois do lançamento. Pode estar prevista como cláusula adicional ao projeto.

A declaração de escopo deve ser emitida pelo dono do projeto (ou project owner, em caso de uso de método Scrum), ou por um gerente externo que atue em uma instância organizacional adequada às necessidades do projeto, e tenha autoridade para captar recursos organizacionais para as atividades do projeto. (Atualizado em 20.9.2015)  

Referências

The dirty dozen roadmap roadblocks, de Bruce McCarthy (User Interface Engeneering, acesso em 20.9.2015) Parts on the garage floor, Clinton Keith (Projects@Work, acesso em 31.7.2010) Design for startups: The aesthetics of web apps in 6 questions, Jolie O’Dell (ReadWriteStart, acesso em 13.9.2009, não mais disponível no endereço acessado) Micro scope (Gantthead, acesso em 2.11.2008) Successful web development methodologies (SitePoint, acesso em 16.4.2006) Between the lines (Projects@Work, acesso em 23.12.2005) Devo me preocupar em fazer contrato de serviços?, Alexandre Mota (Webinsider, acesso em 14.5.2006, não mais disponível no endereço acessado)

Serviços úteis

The collective legal guide for designers (contract samples), Veronica Picciafuoco (Smashing Magazine, acesso em 23.8.2015) Contract killer (Stuff & Nonsensek, acesso em 23.8.2015) 10 Freelance web design contract templates and samples, Jake (develop-a-website, acesso em 23.8.2015) Elements of a successful project proposal, Lexi Rodrigo (Freelance Folder acesso em 19.3.2010) Agile contracting, Jen Girdish (Projects@Work acesso em 15.1.2008) Contratos digitais (acesso em 15.1.2008) – modelos de contratos com cláusulas e estruturas prontas, adaptáveis às necessidades de cada cliente, inclusive o layout http://www.internetlegal.com.br/legis/ – as leis municipais, estaduais e federais sobre a publicação de websites a ser consultadas para a elaboração de projetos de websites de órgãos públicos (sugestão de André Luiz P. Domarques de Menezes, da http://www.dmd2.com.br)