Dependendo da natureza do projeto, o escopo pode ter abordagens diferentes, ser inteiramente contemplado em um único projeto ou fragmentado em diferentes projetos com escopos mais específicos. Para elaborar propostas de trabalho adequadas ao produto final, nos primeiros contatos com o cliente o gestor do projeto pode precisar conversar sobre a abordagem do escopo.
Em algumas situações este dimensionamento é muito difícil. Imaginemos o seguinte diálogo entre uma representante de um fabricante de material esportivo e o contato de uma agência digital:
– Precisamos reformular o nosso website, transformá-lo em um grande portal sobre esportes radicais, com textos e imagens, vídeos de competições, podcasts de atletas com dicas sobre os esportes, banco de imagens – diz a primeira.
– Ótima ideia. Será preciso criar uma estrutura editorial bem dinâmica para acompanhar a demanda – comenta o contato.
– Sim, vamos manter o conteúdo atualizado. Além disso, teremos um conjunto de blogs de especialistas, com dicas e comentários diários. Criaremos um perfil no Facebook que aglutine atletas e admiradores dos esportes, para que as pessoas troquem informações.
– Será preciso contratar editores, redatores e especialistas, para escrever os textos e acompanhar os posts dos leitores. Como vocês veem a geração de retorno sobre o investimento no projeto e a rentabilidade do portal?
– Criaremos um shopping virtual que aglutinará lojas especializadas, que terão descontos para publicar anúncios nas páginas editoriais. Para facilitar a busca de produtos, todo o portal será preparado para indexação, com busca integrada entre sub-sites e canais. Haverão também aplicativos dedicados para a venda de produtos. É um projeto ambicioso, e precisamos neste momento ter uma ideia do custo. Você poderia nos apresentar uma proposta de trabalho com valores? Precisamos lançar o portal em 6 meses e começar a trabalhar já!
Esta situação evidencia um impasse para ambas as partes:
A representante do cliente recebeu a missão de colocar o portal no ar segundo os requisitos definidos em uma reunião da alta direção. E com garantia de retorno sobre o investimento.
O representante da agência digital sabe que enfrenta a concorrência de outras agências, que vão apresentar soluções e valores heterogêneos. Mas vê no projeto a chance irrecusável de vencer um desafio, o que pode promover a agência no segmento.
Para ter uma visão geral do escopo e orçar este produto com bases realistas, precisaria de levantamentos detalhados. Ou seja, fazer coleta de informações em diversas reuniões e entrevistas, o que em si representaria um pequeno projeto e exigiria um investimento inicial. Mas quem paga por isto?
Como explicar ao cliente que um orçamento baseado em suposições genéricas é arriscado, e que as possibilidades dos valores ficarem imprecisos no decorrer do projeto são muito altas? E que os recursos insuficientes podem levar à interrupção dos trabalhos e à perda do que foi realizado?
Algumas abordagens
Em casos como este, em que em que os altos investimentos aumentam os riscos do insucesso do empreendimento, o representante da agência digital precisa aplicar sua verve diplomática e seu conhecimento técnico para propor ao cliente algumas linhas de ação possíveis:
■ Um escopo de projeto genérico, baseado na visão do produto a criar, com a estimativa de todas as etapas pré-estabelecidas, cronograma, orçamento, Estrutura analítica de projeto (EAP, ou WBS), levantamento de riscos, requisitos de qualidade, processos.
■ Um escopo de projeto fragmentado, em que cada etapa gera em si um produto. Os produtos de cada etapa criam indicadores e orientam os próximos passos para os produtos a realizar em seguida.
Ou seja, realiza-se uma estratégia geral e o planejamento do projeto como produtos. A partir das indicações geradas, parte-se para a conceituação. Esta cria as condições para a estruturação, e a partir daí parte-se para a produção, a publicação, o encerramento e a manutenção.
Assim, o produto final é o resultado de uma série de pequenos projetos, com orçamento e cronogramas independentes, que se somam. A fragmentação reduz a margem de risco de cada etapa e permite a realização de estimativas mais precisas.
■ Escopos diferentes para cada tipo de produto online, baseados em uma estratégia unificada. Neste caso, diversos projetos se dividem em diversos subprodutos e um projeto geral (também visto como um subproduto) estabelece os relacionamentos entre cada um.
Assim, no portal do fabricante de produtos esportivos, podemos ter como produtos:
■ A consolidação do escopo.
■ A estratégia geral, com os relacionamentos entre canais.
■ O site de conteúdo sobre esportes radicais.
■ O conjunto de blogs de especialistas.
■ A comunidade virtual e aplicativos.
■ Shopping virtual.
O número de produtos não varia apenas de acordo com o formato do conteúdo. Se um canal dentro do portal for muito grande, por exemplo, é considerado um produto também. A revisão de um processo extenso, de grande importância, também pode ser um produto.
Cada produto tem um plano de projeto, com orçamento e cronograma próprios. Apenas a estratégia geral, com a previsão dos relacionamentos entre veículos, tem atividades realizadas em paralelo com todos os outros projetos, como processos de avaliação e atualização.
A realização fragmentada prevê o lançamento de cada produto independentemente um do outro, reduzindo os riscos de um grande projeto único. Se um projeto ou produto não der certo, o prejuízo não é tão grande quanto o prejuízo gerado pelo insucesso em cascata de todos os produtos realizados conjuntamente.
E o tempo entre cada lançamento serve para avaliar os produtos e influenciar os produtos em elaboração, reduzindo os riscos e aperfeiçoando a qualidade.
Para prevenir-se da obrigatoriedade de ter que fazer projetos com agências que realizaram produtos mau-sucedidos, a empresa contratante pode até ter a liberdade de contratar novas agências para realizar cada projeto.
O contato ou gestor de projetos da agência digital precisa escolher a abordagem do escopo adequada a cada tipo de produto. A metodologia ajuda a estimar o orçamento preliminar, provendo ao cliente informações para tomar decisões. Estas se baseiam em produtos dimensionados tanto em relação ao aspecto financeiro e temporal, quanto em relação à dimensão política e de processos da sua organização.
(Atualizado em 7.2.2010)