A redação de textos inéditos para um website institucional, ou a revisão de textos antigos para um redesenho, é um processo cuja complexidade deve ser considerada na elaboração do cronograma do projeto.
É comum que o projeto de um website institucional siga bem até esta etapa e aí comece a apresentar atrasos. Um dos motivos é que nem sempre as organizações consideram as horas que os colaboradores se dedicam à redação dos textos nos custos do projeto, como se estas pudessem ser diluídas nas horas de trabalho regulares.
As organizações demoram a perceber que a publicação de um website as transforma também em empresas de comunicação, e que precisam absorver nos custos de projeto estas atividades, muitas vezes não incluídas na cadeia de valor.
As atividades de comunicação e marketing institucional costumavam ficar restritas a departamentos isolados, mas agora a interlocução direta com o público cada vez mais se estende à maioria dos departamentos e setores.
Preparo da equipe interna para escrita online
O preparo das equipes internas varia de acordo com as atividades-fim.
Um órgão governamental dedicado a atividades culturais tem na equipe profissionais preparados para explicitar em texto as suas atividades e produtos, mas estes muitas vezes não têm preparo para redigir textos para a web.
Os profissionais de uma clínica odontológica podem dispor de preparo acadêmico, mas a maioria não tem condições de escrever sobre sua atuação para público amplo.
Em cada situação, o processo de criação ou edição de textos considera a disponibilidade dos redatores internos e, se necessário, a possibilidade de contratar colaboradores externos.
De qualquer forma, se a organização tem profissionais competentes e, mais difícil, algum tempo disponível para a redação dos textos, estes precisam ser preparados não só para entender os objetivos do website em projeto como para escrever de acordo com as especificidades editoriais do veículo.
O preparo dos redatores inclui: uma reunião para apresentação do projeto e mais especificamente do projeto editorial, suas convenções sobre o uso de terminologias, siglas, jargões internos, tamanho de parágrafos e leads, inserção de subtítulos, cruzamento de informações); e uma ou mais reuniões para a comunicação de noções sobre escrita para a web.
As reuniões não precisam ser aulas tradicionais, com professor e alunos. Pelo contrário, um tom de conversa contribui para aumentar a motivação da equipe, que se sente mais à vontade para aperfeiçoar as especificações com sua experiência do ambiente/ atividade de trabalho.
Estes profissionais precisam entender que sua missão não é redigir textos para os seus pares, outros profissionais de áreas afins, ou colegas da organização. Devem escrever para um público não especializado, que desconhece o significado de muitas palavras e deve captar a ideia geral sem se ater muito à leitura.
► Em contextos de conteúdo muito técnico, em que o uso de termos especializados é inevitável, uma explicação entre parênteses ajuda a compreensão, bem como a publicação de glossários e páginas com explicações introdutórias sobre assuntos mais específicos.
Processos internos
◊ Fazer um inventário do conteúdo (textos, imagens, vídeos, áudios) já pronto ou já publicado, que possa ser reformatado segundo novos critérios. O inventário inclui arquivos para download em formato fechado.
◊ Listar todo o conteúdo necessário ao modelo e estabelecer prazos e responsabilidades para sua criação.
◊ Em caso de site institucional sem profissional dedicado à mídia digital, selecionar os colaboradores que dedicarão algum tempo à escrita dos textos (por conhecerem o assunto ou por terem talentos especiais de criação)
◊ Apoiar estes colaboradores, liberando-os nas horas necessárias como também reconhecendo o valor do esforço, com agradecimentos e eventuais premiações.
◊ No caso da criação de nova mídia digital, começar a produção do conteúdo a ser publicado assim que houver um plano preciso das páginas e da sua estrutura.
◊ Submeter o conteúdo criado internamente à aprovação de equipe especializada, interna ou externa, o que contribui para o aumento do tempo desde sua criação à sua publicação.
A prevenção deste ponto crítico, que muitas vezes atrasa mais do que o desenvolvimento das soluções tecnológicas, deve ser feita desde as etapas iniciais do planejamento.
Os agentes externos pelo projeto que dependam do conteúdo para finalizar sua atuação podem incluir a produção de textos não só no cronograma como também no orçamento geral do site, oferecendo um pequeno desconto ao cliente que preparar os textos mais cedo que o previsto e cobrando um pequeno aumento em caso de demora.
É necessário explicitar o custo destas horas no orçamento geral do projeto do website e negociá-lo, desde as etapas iniciais, com os clientes internos ou externos.
(Atualizado em 17.11.2008)
Referências
→ Core Principles – Patterns in this category (Yahoo Developer Network, acesso em 28.3.2010)