Alguns processos relacionados ao balanço geral das atividades realizadas durante um projeto de mídia digital, bem como à estrutura alocada:
Realizar uma ou mais reuniões gerais de avaliação do projeto com todos os integrantes da equipe. Um preparo cuidadoso do ambiente e da agenda desta(s) reunião(ões) ajudam a criar uma atmosfera acolhedora, em que as impressões emocionais se aliam às análises técnicas. Durante a reunião de avaliação, é relevante:

Reconstruir a história do projeto, com a recuperação das datas dos eventos mais significativos, para atrair a atenção da audiência e ativar a memória dos integrantes da equipe.

Verificar o plano de projeto inicial, objetivos e escopo para avaliar o que mudou e o que permaneceu, para fazer um balanço do amadurecimento dos stakeholders em relação ao produto ao longo do projeto.

Checar os indicadores de desempenho do projeto e da gestão em relação aos processos, tecnologias, controle de qualidade, relacionamentos entre contratante e contratada.

Ryan Nelson, professor de Tecnologia da Informação da Universidade de Virginia, depois de examinar com sua equipe mais de 100 projetos finalizados, verificou que os 3 principais erros da gestão de projetos são: estimativas incorretas de orçamento e de prazos, gestão de risco mal realizada e gestão de stakeholders pouco efetivas. Além destes 3 citou também 12 erros que ocorrem com frequência durante projetos. Segundo ele, “todos os 12 erros clássicos envolvem pessoas e processos, e não tecnologia ou produto,” como por exemplo gestores de projeto inexperientes para certos tipos de projetos, falta de governança para o projeto, falta de alinhamento entre o projeto e a organização e comunicação falha entre stakeholders. (1)

De modo coletivo ou não, listar os produtos e processos que foram bem realizados e os que não foram durante o projeto, examinando as causas e procurando aprender a partir destes eventos.

É importante também verificar se os potenciais e talentos específicos dos colaboradores foram bem aproveitados e reconhecidos. Evitar culpar indivíduos pelos erros, o que não só prejudica a própria avaliação como pode intimidar a realização de avaliações futuras com os mesmos integrantes.

Selecionar as lições aprendidas mais importantes e transformá-las em melhores práticas de projeto, de modo que possam ser úteis para a realização de projetos futuros e para o crescimento profissional dos colaboradores internos.

Este processo é muito útil tanto para o aprendizado e o aperfeiçoamento tanto individuais quanto coletivos, que envolvem a equipe toda e eventualmente o cliente. Através do aprendizado de consenso, as pessoas entendem melhor como podem se ajudar no futuro, aperfeiçoar e mesmo mudar os processos internos – as mudanças são assim mais facilmente incorporadas aos processos internos e se consolidam nos novos projetos realizados pelos integrantes da equipe.

Criar uma lista com recomendações para o desenvolvimento de talentos, o aperfeiçoamento de ferramentas e de processos e a melhora da conduta entre as pessoas (também de maneira coletiva ou não, de acordo com a cultura interna da organização).

Gerar um documento com o balanço geral do projeto, a descrição dos resultados alcançados, as recomendações homologadas, as lições aprendidas e as análises dos indicadores que realmente tiveram potencial para se transformar futuras ações. As lições aprendidas analisadas e homologadas podem ficar publicadas em local de fácil acesso, para consulta sempre que necessário. Alguns projetos demandam avaliações simples, objetivas e informais. Outros, mais complexos, demandam relatórios detalhados. Mesmo que adotemos um formato pré-definido, com itens a abordar e layout padrão, é bom preparar o relatório pensando em quem vai recebê-lo. Se vai ser lido por um cliente com maior poder de decisão, é preciso destacar as conclusões, avaliações e indicadores, para que sejam lidos rapidamente. Os detalhes ficam presentes, menos destacados, em uma segunda camada de leitura. O detalhamento também varia de acordo com o grau de importância do projeto para a organização: quanto mais crítico, mais detalhadas as informações, para facilitar a compreensão das decisões, aprovações, requisitos, critérios de avaliação. Outro aspecto da personalização é adaptar o vocabulário aos leitores, com o uso de termos compreensíveis e explicações para os processos mais técnicos. Embora o tom não seja coloquial como o de uma carta, um relatório não é tão neutro a ponto de esconder que é feito de pessoas para pessoas. Solicitar ao cliente avaliação do projeto e do resultado (aderência ao escopo, qualidade dos produtos e serviços, atendimento dos prazos, atendimento, qualidade do relacionamento), caso não tenha sido explicitado nas etapas finais do projeto. Estes dados devem ser avaliados e incorporados às práticas de projeto e de melhoria dos serviços. Atualizar os sistemas, programas administrativos e de gerenciamento do projeto utilizados, incluindo sistemas contábeis e agendas, bem como planilhas de registro de horas trabalhadas. Realocar os integrantes da equipe para outros projetos, bem como a estrutura por eles utilizada. Fazer os acertos finais de pagamentos e premiações pendentes. Confirmar se os processos de suporte ao cliente, suporte técnico, manutenção e atualização da plataforma web lançada estão documentados e funcionando apropriadamente (quando pertinente). Verificar todos os documentos digitais e impressos produzidos durante o projeto, sejam de comunicação da equipe ou com fornecedores (emails, comunicados, transcrições de chats e conferências), sejam arquivos do desenvolvimento do projeto (wireframes, diagramas de processos e de informações), ou documentos comerciais (contratos estabelecidos com terceiros). É importante selecionar os produtos do projeto que podem ser adaptados como modelos para projetos futuros, ou pontos importantes que possam ser passados a modelos já existentes. E apagar os que tiverem tiveram importância apenas circunstanciais durante a realização do projeto. Muitas organizações já têm processos definidos para este momento e as informações têm caminho certo em sistemas de ERP que arquivam conjuntos selecionados de arquivos. Em outras, este processo de precisa ser realizado pelas equipes a cada projeto. Arquivar os arquivos selecionados em local de fácil acesso, em mídia confiável (em rede ou offline). Procurar ajustar a nomenclatura e a organização dos arquivos para que sejam facilmente localizáveis. Incluir aí também os arquivos de atualização. (Texto publicado em 14.3.2010. Atualizado em 11.6.2013)
 

Referências

Livro: Metodologia de gerenciamento de projetos – Methodware, de Carlos Magno Xavier e outros autores. Lessons in the rearview mirror, de Karen Klein (Projects@Work, 12.10.2006, acesso em 13.3.2010, mediante assinatura gratuita) Let that be a learned lesson, de Jeff Oltmann (Projects@Work, acesso em 13.3.2010, mediante assinatura gratuita) Making post-mortems work, de Sri Nagarajan (Gantthead, acesso em 2.1.2009) Sunrise, sunset (Gantthead, acesso em 29.10.2008) Beyond specs, de Matthew Barnett (Projects@Work, acesso em 26.8.2008) Service-oriented project management (Gantthead, acesso em 6.6.2008) Web traffic analytics and user experience (Boxes and Arrows, acesso em 5.6.2005, não mais disponível no endereço acessado)