Processos relacionados ao balanço das atividades realizadas durante um projeto de mídia digital, bem como à estrutura alocada:
■ Realizar uma ou mais reuniões de avaliação do projeto com os integrantes da equipe. O preparo do ambiente e da agenda dessa(s) reunião(ões) ajudam a criar uma atmosfera acolhedora, em que as impressões emocionais se aliam às análises técnicas.
Durante a reunião de avaliação, é relevante:
◊ Reconstruir a história do projeto, com a recuperação dos eventos mais significativos, para atrair a atenção da audiência e ativar a memória dos integrantes da equipe.
◊ Verificar o plano de projeto inicial, objetivos e escopo para avaliar o que mudou e o que permaneceu, para fazer um balanço do amadurecimento do produto ao longo do projeto.
◊ Checar os indicadores de desempenho do projeto e da gestão em relação aos processos, tecnologias, controle de qualidade, relacionamentos entre contratante e contratada.
Ryan Nelson, professor de Tecnologia da Informação da Universidade de Virginia, depois de examinar com sua equipe mais de 100 projetos finalizados, verificou que os 3 principais erros da gestão de projetos são: estimativas incorretas de orçamento e de prazos, gestão de risco mal realizada e gestão de stakeholders pouco efetiva. Além desses três, citou também 12 erros que ocorrem com frequência durante projetos.
Segundo ele, “todos os 12 erros clássicos envolvem pessoas e processos, e não tecnologia ou produto,” como por exemplo gestores de projeto inexperientes para certos tipos de projetos, falta de governança para o projeto, falta de alinhamento entre o projeto e a organização e comunicação falha entre stakeholders. (1)
◊ De modo coletivo ou não, listar os produtos e processos que foram bem realizados e os que não foram durante o projeto, examinando as causas e procurando aprender a partir desses eventos.
◊ É importante também verificar se os potenciais e talentos dos colaboradores foram bem aproveitados e reconhecidos. Evitar culpar indivíduos pelos erros, o que não só prejudica a avaliação como pode atrapalhar avaliações futuras com os mesmos integrantes.
◊ Selecionar as lições aprendidas mais importantes e transformá-las em melhores práticas de projeto, para que possam ser úteis para em projetos futuros e para o crescimento profissional dos colaboradores internos.
Esse processo é muito útil tanto para o aprendizado e o aperfeiçoamento individual e coletivo, que envolvem a equipe toda e eventualmente o cliente. Através do aprendizado de consenso, as pessoas veem como podem se ajudar no futuro, aperfeiçoar e mesmo mudar os processos internos – as mudanças são assim facilmente incorporadas aos processos internos e se consolidam nos novos projetos da equipe.
◊ Criar uma lista com recomendações para o desenvolvimento de talentos, o aperfeiçoamento de ferramentas e de processos e a melhora da conduta entre as pessoas (também de maneira coletiva ou não, de acordo com a cultura interna da equipe).
■ Gerar um documento com o balanço geral do projeto, a descrição dos resultados alcançados, as recomendações homologadas, as lições aprendidas e as análises dos indicadores que tiveram potencial para se transformar futuras ações. As lições aprendidas analisadas e homologadas podem ficar publicadas em local de fácil acesso, para consulta.
Alguns projetos demandam avaliações simples, objetivas e informais. Outros, mais complexos, demandam relatórios detalhados. Mesmo que adotemos um formato pré-definido, com itens a abordar e layout padrão, é bom preparar o relatório pensando em quem vai recebê-lo. Se vai ser lido por um cliente com maior poder de decisão, é preciso destacar as conclusões, avaliações e indicadores, para que sejam lidos rapidamente. Os detalhes ficam presentes, menos destacados, em uma segunda camada de leitura.
O detalhamento também varia de acordo com o grau de importância do projeto para a organização: quanto mais crítico, mais detalhadas as informações, para facilitar a compreensão das decisões, aprovações, requisitos, critérios de avaliação.
Outro aspecto da personalização é adaptar o vocabulário aos leitores, com o uso de termos compreensíveis e explicações para os processos mais técnicos. Embora o tom não seja coloquial como o de um email, um relatório não é tão neutro a ponto de esconder que é feito de pessoas para pessoas.
■ Solicitar ao cliente avaliação do projeto e do resultado (aderência ao escopo, qualidade dos produtos e serviços, atendimento dos prazos, atendimento, qualidade do relacionamento), caso não tenha sido explicitado nas etapas finais do projeto. Esses dados devem ser avaliados e incorporados às práticas de projeto e de melhoria dos serviços.
■ Atualizar os sistemas, programas administrativos e de gerenciamento do projeto utilizados, incluindo sistemas contábeis e agendas, bem como planilhas de registro de horas trabalhadas.
■ Realocar os integrantes da equipe para outros projetos, bem como a estrutura por eles utilizada.
■ Fazer os acertos finais de pagamentos e premiações pendentes.
■ Confirmar se os processos de suporte ao cliente, suporte técnico, manutenção e atualização da plataforma lançada estão documentados e funcionando apropriadamente (quando pertinente).
■ Verificar todos os documentos produzidos durante o projeto, sejam de comunicação da equipe ou com fornecedores (emails, comunicados, transcrições de chats e conferências), sejam arquivos do desenvolvimento do projeto (wireframes, diagramas de processos e de informações), ou documentos comerciais (contratos estabelecidos com terceiros).
É importante selecionar os produtos do projeto que podem ser usados como modelos para projetos futuros, ou pontos importantes que possam ser passados a modelos já existentes. E apagar os que tiveram importância apenas circunstancial durante o projeto.
Muitas organizações já têm processos definidos para esse momento e as informações têm caminho certo em sistemas de ERP que arquivam conjuntos selecionados de arquivos. Em outras, esse processo de precisa ser realizado pelas equipes a cada projeto.
■ Arquivar os arquivos selecionados em local de fácil acesso, em mídia confiável (na nuvem ou offline). Procurar ajustar a nomenclatura e a organização dos arquivos para que sejam facilmente localizáveis. Incluir aí também os arquivos de atualização.
(Texto publicado em 14.3.2010. Atualizado em 11.6.2013)
Referências
→ Livro: Metodologia de gerenciamento de projetos – Methodware, de Carlos Magno Xavier e outros autores