Algumas convenções para estruturar arquivos de comunicação interna produzidos ao longo do projeto facilitam o acesso e a recepção pelos integrantes da equipe.
Alguns processos ajudam a estruturar mensagens em ambientes de informações compartilhadas
■ Identificar o projeto no título ou nas primeiras linhas, se necessário, incluir o autor e o assunto das mensagens e arquivos, para torná-los facilmente identificáveis e localizáveis em meio a outras mensagens, arquivos e versões que circulam no dia-a-dia do ambiente organizacional.
■ Adaptar os elementos de identificação das mensagens a cada mídia, com formato de acordo com a cultura empresarial.
► E-mails com identificação sintética do assunto, para que sejam localizáveis em listas de mensagens sobre o mesmo assunto.
■ Enviar respostas de e-mails com título diferente da mensagem original, com acréscimo de uma informação que a explique.
A resposta do programa de e-mail não é suficiente para identificá-la, pois várias pessoas podem responder à mesma mensagem e gerar o mesmo título.
■ Redigir emails curtos, relevantes, com uma ideia por parágrafo, em mensagens não muito extensas, pois as pessoas têm pouco tempo de ler/abrir todas as mensagens que recebem.
■ Evitar comentar os e-mails no corpo da mensagem original, pois na medida em que o destinatário responde a mensagem da mesma forma, a mensagem vai crescendo e se tornando cada vez mais difícil de decifrar.
■ Usar o campo “BCC”, em vez de “Para”, no endereçamento da mensagem para muitos usuários fora de listas, para evitar que as respostas fiquem obstruídas com longas listas de endereços.
■ Evitar o excesso de formalismo e de cuidado com a documentação dos processos para não atrapalhar a fluência do texto. Confiança na equipe e espírito de camaradagem reduzem o número de registros formais (utilizáveis como prova de que um processo foi encaminhado, em determinada data) e também se refletem na qualidade do resultado.
■ Usar o telefone ou mensagens pelo celular para conversar ou marcar reuniões, em vez de enviar e-mail, se o tempo é um fator importante.
■ Enviar newsletters sobre o andamento do projeto, para atualizar os membros da equipe.
Newsletters de leitura rápidas que não ultrapassem a altura de uma tela ajudam a seleção de assuntos. Se os textos não podem ser resumidos, chamadas com links para blogs ou wikis permitem que o leitor se informe dos assuntos de maior interesse. O arquivo deve carregar rápido.
Ajudam a manter a credibilidade dos informativos periódicos sobre o projeto:
■ O cuidado na apuração das informações.
■ A periodicidade regular.
■ Assinatura com nome, email e telefone para contato.
O formato dessas convenções se adapta às características de cada grupo, mas deve se ater aos seus objetivos principais, de comunicação e documentação da comunicação interna.
(Atualizado em 19.7.2010)