Muitas vezes uma agência digital é chamada para redesenhar um website e verifica, no meio do projeto, que as necessidades do cliente são mais abrangentes que o pedido inicial. Para evitar a perda de tempo e de recursos com a elaboração de nova declaração de escopo, bem como a perda do trabalho já realizado, é importante mudar o enfoque do projeto.
Imaginemos o seguinte quadro: Um empresário tem um negócio na área de educação, mais precisamente, uma pequena universidade com apenas dois cursos. As atividades desta organização envolvem um universo de colaboradores internos (alunos, professores, funcionários, gestores), colaboradores externos (pessoas ligadas às atividades de ensino, fornecedores, parceiros), alunos em prospecção. O empresário está descontente com o website existente, porque a organização está crescendo, começando a tornar-se referência na sua área de formação e o canal não reflete o novo posicionamento organizacional. Assim, resolve pedir ajuda a uma agência digital e solicita o redesenho do site.

Diferença entre demanda e diagnóstico

A agência digital é contratada para fazer o projeto e, depois de fazer um diagnóstico inicial, se vê diante da seguinte situação: a demanda do empresário e, consequentemente, sua perspectiva de investimento, estão focadas no aperfeiçoamento do website – do layout, da estrutura de informações, da usabilidade da interface, em suma, da interlocução do veículo com as comunidades às quais se relaciona. No entanto, a agência verifica que a situação é mais complexa: a universidade precisa de um site que, além de servir para publicar informações especializadas, funcione também para:

Fazer o demonstrativo da administração das contas dos alunos, com a publicação do controle de mensalidades, notas, históricos escolares, etc.

Fazer o demonstrativo da administração do capital humano e estrutural da organização.

Virtualizar o ambiente acadêmico, com a disponibilização de sites/blogs para os professores, fóruns temáticos e comunidades virtuais para os alunos, diretórios centralizados para a publicação de conhecimento relacionado às atividades desenvolvidas.

Integrar diversas bases de dados, com acessos discriminados, para a recuperação de informações e conteúdo em vários contextos e formatos.

Consolidar a atuação das faculdades nas comunidades mais amplas da sociedade, como instituições de referência em conteúdo relativo às suas áreas de atuação

Negociações

Ao explicitar todas estas demandas, a agência se vê diante da necessidade de conversar com seu cliente e colaboradores ligados ao projeto sobre a diferença entre o produto solicitado e o projeto que, constatou, deveria ser efetivamente implementado. É uma conversa delicada, pois deve afastar a impressão que a agência está aproveitando o pedido inicial para vender novos produtos, ou produtos mais caros. Além do mais, a organização, mesmo aceitando o diagnóstico, pode não ter recursos para implementar todas as funcionalidades necessárias. E neste caso, o diagnóstico serviria apenas para deixar a equipe interna frustrada com o que não vai realizar, em vez de entusiasmada com as novas perspectivas que o projeto vai abrir. Neste momento, é importante a agência digital deixar claro que o diagnóstico procura, acima de tudo:

Defender os interesses do cliente, atendendo às suas necessidades em relação ao projeto proposto inicialmente.

Prevenir-se de, mais adiante, quando o redesenho do website estiver muito avançado, precisar refazê-lo sob uma perspectiva de negócios mais ampla.

Justificar e criar efetivamente retorno para os recursos (financeiros, humanos, tecnológicos, de tempo) investidos no projeto.

Modelos flexíveis, ágeis

Cabe à agência contratada propor uma mudança na perspectiva do cliente em relação ao projeto, para que seja realizado de acordo com o dimensionamento necessário. Uma estratégia possível é demonstrar as restrições do projeto de mídia digital, ou seja, através do desenho de uma estratégia online abrangente, rever as ações necessárias, o sequenciamento da sua realização, o orçamento. Outra ação possível é dividir imediatamente o projeto inicial em vários subprojetos (ou sprints), com planejamentos, orçamentos e execuções próprios, integrados a um planejamento estratégico mais amplo, e estabelecer em linhas gerais como vão ser as etapas seguintes. Assim que o primeiro subprojeto terminar, as duas partes avaliam os resultados e verificam os próximos produtos a desenvolver. Neste caso, novo planejamento é elaborado, o escopo, os prazos e recursos iniciais são reavaliados, e a realização do projeto fica mais flexível.

Por exemplo, do projeto inicial poderia constar a descrição geral da estratégia web, com o planejamento de todos os seus produtos e um plano de projeto do site que precisa ser redesenhado (já dentro da nova visão). Neste caso, o redesenho poderia seguir linhas-mestras como:

Arquitetura de informações, layout, usabilidade da interface permeáveis à inclusão das funcionalidades a ser implementadas no futuro.

Sistema de gerenciamento de conteúdo flexível à integração com novas bases de dados.

Preparo dos stakholders do projeto para a integração do site aos futuros processos de comunicação e administração, bem como aos novos processos a ser implementados.

A agência pode propor fazer a realização deste projeto inicial e deixar o cliente à vontade para escalar novos fornecedores para realizar as etapas seguintes – embora, sob todos os aspectos, nenhuma das partes ganhe muito com isto. Possivelmente o desdobramento em miniprojetos terá efeitos imediatos sobre os custos iniciais, e é importante que as partes envolvidas estejam cientes que estes custos são muito menores que a reelaboração do projeto em etapas mais avançadas, pois a criação e o desenvolvimento será estimado em& bases mais realistas. E como cada nova novo produto abre novas possibilidades de soluções, com grandes chances de serem melhores do que as previstas, o ;resultado final pode acabar sendo muito melhor do que o previsto inicialmente. De acordo com o novo modelo, o redesenho do website passa a fazer parte de um conjunto articulado de ações que implicam em profundas mudanças culturais dentro da organização – a estratégia web. Sua implementação em etapas representa não só uma conveniência operacional e financeira como é também uma estratégia de adaptação orgânica e participativa das equipes internas, permitindo o envolvimento gradual dos diversos setores e o enriquecimento do resultado com diferenças e especificidades. O processo de criação e implementação do novo canal se articula assim mais facilmente com as pessoas para as quais, em última e (primeira) análise, é projetado, bem como atende às demandas dos gestores de maneira mais afinada com os seus objetivos acadêmicos e comerciais. (Atualizado em 20.4.2015)
 

Referências

Fresh vs. familiar: How aggressively to redesign (Alertbox, acesso em 23.9.2009) Normas e padrões de avaliacão de websites do Governo de Minas Gerais (acesso em 14.2.2010)