A inserção dos usuários nas listas de mensagens de malas diretas online é simples: os dados são armazenados em bancos de dados por meio de formulários publicados em páginas de sites e aplicativos. Mas é importante prover o máximo possível de informações sobre o compromisso assumido, para que os usuários não se surpreendam negativamente ao receber as mensagens.
É importante informar o formato das mensagens. Se a opção fica disponível, a maior parte dos usuários prefere recebê-las em HTML, com imagens, cores e orientações de navegação. Para profissionais de marketing, mensagens neste formato provêm respostas mais rápidas. Usuários de alguns segmentos, mais interessados nos textos das mensagens, costumam escolher mensagens sem formatação especial, editadas de maneira simples e objetiva. Para aqueles cujo programa de email só recebe mensagens em formato de texto, o emissor pode incluir um detector na mensagem em HTML, que faça a conversão automática para modo texto. Se o site oferece opções para o envio de mensagens nos dois formatos, o acompanhamento dos resultados mostra aos editores o modelo que retorna mais resposta do público e as características específicas dos modos de acesso. Se houver possibilidade de escolha, o termo “HTML” entre as opções oferecidas deve ser usado apenas para uma audiência especializada. Na maioria dos casos, uma expressão mais coloquial, como “modo gráfico” ou “mensagem com imagens” explica melhor o tipo de mensagem com layout estruturado.

Procedimentos que facilitam o processo de inscrição em malas diretas online:

Inserir um campo de assinatura em lugar visível e que estimule o leitor a inserir seu endereço. Se for o caso, informar também a periodicidade, o formato (com imagens ou em modo texto) e a frequência do envio.
Assinatura de email
Campo de assinatura de email visível. http://hackerdesignernews.com/
Avisar o usuário, antes da inscrição, se a assinatura inclui o recebimento de mensagens comerciais de anunciantes. Se for o caso, informar também a periodicidade, o formato (com imagens ou em modo texto) e a frequência do envio. Informar o usuário se este receberá por email uma confirmação da inscrição. E avisar que caso não a receba, deve fazer a inscrição de novo. Este procedimento previne os erros de digitação no preenchimento do formulário de inscrição. Depois que o usuário submeter um formulário para receber o email, enviar mensagem de agradecimento pelo preenchimento, informando que os dados foram remetidos. Imediatamente depois do preenchimento do formulário, disparar um email para confirmar o registro e evitar assim o registro por terceiros interessados em endereçar spam para alguém. Simplificar ao máximo o processo de confirmação do email, para que o usuário não desista do registro neste momento. Um email de resposta (sem mensagem) ou o acesso a um link do site confirmando o registro são opções tecnicamente simples. Oferecer um “presente” ao novo entrante, como um link para download de um artigo (no caso de um site de conteúdo) ou um desconto em uma compra (no caso de um site de vendas) são modos elegantes de desejar boas-vindas do novo entrante à comunidade do site. Inserir uma ressalva para que o usuário que realizou um registro insira o domínio como emissário consentido. Caso contrário, se o usuário assina a lista com um endereço de email sujeito a proteção automática contra spam, a mensagem pode nunca chegar a ser lida pelo destinatário. Esta ressalva deve ser inserida na mensagem de confirmação, para que o usuário tome as medidas necessárias para garantir o recebimento das mensagens. Publicar a opção de deixar de receber as mensagens enviadas por um remetente em lugar visível e fácil de ativar. (Atualizado em 16.11.2009)   Referências The nomenclature of opt-in (ClickZ, acesso em 6.5.2005) Automated customer service email and transactional messages (Alertbox, acesso em 20.3.04)