A distribuição e a divulgação dos arquivos de trabalho se aplicam à maior parte dos projetos e não apenas a projetos de mídias digitais. A vantagem desses últimos é que normalmente a equipe testa, dispõe e usa ferramentas de ponta que automatizam o compartilhamento, o arquivamento e o controle de versões de arquivos.

Arquivos de trabalho incluem comunicados, mensagens, instrumentos de comunicação de modo geral. Incluem também artefatos, produtos do projeto usados para trocar ideias com parceiros e stakeholders, de maneira a explorar ideias e evoluir para um estado mais adiantado de desenvolvimento, seja em conceituação, design, desenvolvimento, marketing.

Os arquivos de projeto também incluem entregáveis, produtos mais finalizados que se apresenta aos clientes e colegas de projeto para uso na realização. Entregáveis são mais finalizados, têm um tom mais definitivo, enquanto os artefatos têm um tom de conversa, estímulo à reflexão.

O arquivamento desses produtos procura discriminar esses tipos de produto, para facilitar a busca e objetivar processos.

Para a publicação e divulgação de arquivos de projetos:

■ Estabelecer consenso entre os integrantes da equipe sobre o formato e os tipos de arquivos compartilhados e as ferramentas utilizadas, se necessário. A criação de modelos é necessária caso haja necessidade de emitir comunicados regulares e de mesma natureza.

■ Criar um local online com arquivos para a equipe, para o acesso a informações quando necessárias.

A organização das informações em espaços coletivos usa critérios que todos os integrantes da equipe de projeto entendem, como a disposição em pastas dos arquivos digitais gerados em cada etapa (pastas “etapa1”, “etapa 2”, “etapa3”, etc.).

Dentro de cada pasta, os arquivos devem se organizar com nomenclatura auto-explicativa com a relevância de consenso da equipe (“especificações”, “pendências”, “layout”, “métricas”, “sumário executivo”, “arquitetura da informação”, “testes”, “apresentações”). É importante que sejam fáceis de localizar.

■ Usar programas de gerenciamento de projetos para recuperar os arquivos e sua organização de acordo com a data e o assunto.

■ Usar wikis, blogs ou programas de portais para recuperar informações, pois possuem recursos de arquivamento e compartilhamento de arquivos de diversos formatos, bem como de indexação automatizada e manual dos arquivos.

■ Não considerar e-mails arquivados em caixas postais individuais como repositórios de decisões de projeto, pois nem sempre se pode garantir recebimento e a leitura de todas as mensagens sobre um mesmo assunto por todos os integrantes.

Além disso, a perspectiva de compartilhamento de informações na comunidade de projeto, o arquivamento e o modo de arquivamento individuais dependem dos critérios de cada um e não de critérios consensuais.

■ Usar convenções para atualizar os arquivos ou o arquivamento de versões do mesmo arquivo, com a inclusão da etapa, data e responsável no nome, para que este forneça mais informações sobre o conteúdo.

▪ Estabelecer políticas claras para o controle de versões dos arquivos, para garantir a leitura do mesmo documento por todas as pessoas da equipe e que todos tenham a mesma visão dos assuntos relatados.

Pode-se usar programas como o Microsoft Windows SharePoint Services para o controle de versões, mas a simples inclusão de algumas informações no corpo do texto também pode funcionar bem. Depois do cabeçalho e antes do texto principal pode-se incluir um “rótulo” com informações sobre a versão, como:

■ O número da versão, como 1.0, 1.1, 1.5. Depois que o documento passa por aprovação e mudança geral, pode ser numerado como 2.0, 2.1, etc. As versões iniciais devem ser arquivadas pelo menos até o final do projeto, para consulta. As mudanças devem ser comunicadas a todos os envolvidos, que devem receber uma cópia do arquivo.

■ Data.

■ Autor.

■ Justificativa e alterações realizadas.

■ Manter um “arquivo morto”, para onde sejam conduzidos os arquivos que perderam validade. Esse arquivo pode conter registros úteis em situações futuras.

(Atualizado em 5.9.2014)