Reuniões regulares da equipe de projeto são uma das maneiras mais produtivas de manter as pessoas unidas, mesmo com as dificuldades das agendas conflitantes e diferentes locais de trabalho. Nesses encontros, todos podem detalhar e discutir melhor o que cada um está fazendo do que nas reuniões diárias (stand ups) e sentem mais facilidade de colaborar.

Levantamento da empresa de recrutamento especializado Robert Half Technology, realizado nos EUA em 2017 com 2,5 mil diretores da área de tecnologia e mil funcionários de empresas que atuavam em escritórios, mostrou que os profissionais que lideravam as áreas responsáveis por gerir e implementar novas ferramentas de comunicação digital apostavam nos e-mails (73%) como principal veículo. Mas programas de mensagem, vídeo-conferência e redes sociais corporativas são as opções para os escritórios mais cotadas.

Quando questionados sobre a forma de comunicação que consideram mais eficiente, no entanto, mais funcionários preferiram reuniões presenciais (37%) a troca de e-mails (27%) e mensagens instantâneas (19%). Já os diretores de tecnologia demonstraram preferência por e-mails (41%), mais do que reuniões (22%). (1)

■ De modo geral, as reuniões periódicas e de rotina ajudam a equipe e os colaboradores a

◊ Alinhar a visibilidade dos participantes, com a avaliação de tendências, o reconhecimento de desafios e oportunidades pessoais, o posicionamento e comprometimento dos integrantes em relação a suas metas. Esse alinhamento reafirma a comunicação interna do grupo, reconhecendo as diferenças e estilos pessoais (algumas pessoas são mais arrojadas, outras facilitam a colaboração mas não a criatividade, outras são mais ativas na implementação do produto), consolidando um estilo coletivo e criando cumplicidades.

◊ Monitorar datas de entregas de produtos, formalizando o status de cada ciclo ou etapa, e a participação de cada um no ciclo, para manter a motivação e estabelecer uma perspectiva comum do que foi realizado e do que ainda precisa ser feito.

◊ Mostrar produtos do projeto, com a avaliação em relação à experiência e satisfação dos usuários ou personas e a avaliação de soluções conflitantes, com a explicitação de opiniões sobre a qualidade de cada uma e como melhorar.

◊ Avaliar os imprevistos e suas repercussões no fim de cada ciclo, antecipando riscos e ativando planos de contingência em função do desempenho. A percepção de problemas em momentos críticos demanda atenção e apoio do líder e/ou do dono do produto nos processos e resultados obtidos.

◊ Controlar o que fazer, e como, para evitar pedidos de última hora que comprometam o que já foi realizado.

◊ Avaliar em retrospecto os resultados do produto, com perguntas como “o que deu certo?”, o que poderia melhorar?”, “o que aprendemos?”, “o que fazer no próximo ciclo?” Ou os cinco porquês: “Por que ninguém viu esse bug?” “Por que não testamos esta funcionalidade e vimos isto?” “Por que esse erro não aconteceu em outras partes do programa?” “Por que não testamos agora?” Não se está tentando incriminar ninguém pelos erros, mas pensar sobre o processo e sobre a visão mais longa da equipe, o que melhorou, o que não avançou.

No entanto, nem sempre as reuniões são produtivas, às vezes perdem o foco entre reclamações, descrições muito minuciosas, demonstrações pessoais de eficiência. Algumas medidas ajudam a manter o foco das pessoas na própria reunião, como a redução de sua frequência apenas a encontros indispensáveis, evitando o excesso de eventos, ou reuniões com escopo sempre centrado no interesse dos clientes finais.

Jeff Bezos, da Amazon, afirma que as reuniões devem ser agendadas apenas quando estritamente necessárias. E, nesse caso, o número máximo de pessoas deve poder ser alimentado com duas pizzas. Bezos explica que a produtividade cai quando pessoas demais estão dentro de uma sala discutindo problemas. (Infomoney)

Quando se aplica o método Scrum, as reuniões fazem parte do processo diário de trabalho, e obedecem a rituais de agilidade para manter os integrantes focados em seus objetivos. São focadas em três questões básicas: “que objetivos alcancei ontem”, “que objetivos alcançarei amanhã” e “o que está me impedindo que alcançar estes objetivos”?

Reuniões mais longas são agendadas para maior detalhamento e avaliação das agendas diárias.

Procedimentos na realização de reuniões

■ Antes

◊ Criar e atualizar uma agenda, com o assunto principal a ser tratado e seus desdobramentos.

◊ Providenciar a infra-estrutura necessária. Verificação de instalações, equipamento, cópias de relatórios, café, água.

■ Na convocação

◊ Enviar a pauta e informar sobre a importância do encontro, da presença e participação de cada um. Os participantes devem se preparar para o encontro e levar os arquivos e registros necessários ao desenvolvimento da pauta, para que não precisem sair para buscá-los no meio da conversa. Pedir a colaboração de todos para acrescentar novos itens, caso necessários. E sinalizar as questões não agendadas menos urgentes que serão discutidas posteriormente.

Enviar, se necessário, convites para lembrar aos convocados sobre a reunião, caso a chamada for feita com antecedência e a equipe muito grande ou esteja dispersa.

Se for uma reunião para avaliar o design de uma interface, por exemplo, chamar a atenção para alguns aspectos críticos, para ajudar os integrantes a avaliá-los e preparar argumentos para defender seus pontos de vista.

◊ Estabelecer horários para começar e terminar – evitar horas logo depois do almoço ou no final do expediente, bem como reuniões longas demais. Caso seja necessário realizar encontros rápidos e objetivos, pode ser interessante optar por locais em que todos fiquem em pé (stand up meetings).

◊ Convidar apenas as pessoas comprometidas com a pauta, para evitar dispersões e abandonos por pessoas desinteressadas. Assim, fica mais fácil tomar a palavra e serem escutados.

■ Durante

◊ Começar o encontro no horário combinado, com uma rápida passada nos objetivos, o público a que se destina, cenários de uso e desafios. O conteúdo é adaptado a cada contexto, mas ajuda a manter o foco do projeto nos objetivos. A partir daí, passa-se à pauta pré-estabelecida.

◊ Criar pequenas regras e explicar a adoção, especialmente se há pessoas não familiarizadas com o grupo ou o projeto. Justificar a proibição de celulares e laptops ligados, por exemplo, para que as pessoas se concentrem na conversa. Nem sempre assumir o papel de chato é ruim.

Em relação ao tema em si da reunião, caso seja para a demonstração de uso de uma mídia digital, por exemplo, pode-se definir se a apresentação inicial está aberta a interrupções ou se os comentários deverão ser feitos no final.

Numa demonstração de protótipo, por exemplo, pode-se estabelecer que a apresentação será feita sob o ponto de vista do usuário prioritário, e não da equipe de projeto. E que uma pauta dos pontos críticos será discutida depois da apresentação, eventualmente retomando alguns pontos.

◊ Pedir aos presentes que adiem respostas a solicitações externas à reunião. Mesmo que os celulares fiquem desligados, acessos a chats e mensagens de texto podem interromper a concentração do grupo.

◊ Estimular a participação das pessoas que possam ter coisas importantes a dizer. Embora os participantes de nível hierárquico mais alto costumem ser mais valorizados, todos os membros da equipe devem ser capazes de comunicar seus pensamentos, opiniões, preocupações.

◊ Em encontros longos, prever pausas breves, de 15 a 20 minutos para que os participantes descansem e relaxem. E acalmem os ânimos, se for o caso.

◊ Mudar de tópico quando as decisões relacionadas já tenham sido tomadas, evitando o excesso de justificativas e explicações.

◊ Terminar a reunião no horário marcado, mesmo que alguns participantes tenham se atrasado. É uma maneira de fazer com que todos sejam pontuais e objetivos nos temas e tomem decisões mais rapidamente. Nesse momento, é precioso resumir as opiniões, decisões e próximos passos.

◊ No final da reunião, fazer um resumo do que foi conversado, com alinhamento sobre os próximos passos, responsabilidades e prazos sobre as decisões tomadas. E, se necessário, agendar nova reunião para acertos de pendências

■ Depois

◊ Enviar mensagem aos presentes e demais stakeholders com o resumo e decisões tomadas, que muitas vezes se perdem no meio das conversas e outras decisões. Os comunicados posteriores à reunião ajudam a consolidá-las.

(Atualizado em 20.6.2017)

 

Referências

1) E-mails e mensagens instantâneas dominam comunicação em escritórios (Valor Econômico, acesso em 2.8.2017)

Ferramentas auxiliares

→ join.me – ambiente para reuniões, conferências virtuais e suporte remoto sem necessidade de download de aplicativos pelos participantes (acesso em 18.10.2015)

→ icq chat rooms – ambiente para reuniões, conferências virtuais e suporte remoto (acesso em 14.3.2012)

→ imeet – ambiente para reuniões, conferências virtuais e suporte remoto (acesso em 14.3.2012)

→ Whiteboard – ambiente para reuniões, conferências virtuais e suporte remoto (acesso em 14.3.2012)

→ TeamViewer – ambiente para reuniões, conferências virtuais e suporte remoto (acesso em 14.3.2012)

→ Gotomeeting – ambiente para reuniões, conferências virtuais e suporte remoto (acesso em 14.3.2012)

→ Dabbleboard.com – quadro branco compartilhável, para a realização de reuniões, sem necessidade de cadastro (acesso em 24.6.2010)

→ Adobe Connect Now – plataforma online com recursos como compartilhamento de tela, quadro branco, vídeo conferência, chat (acesso em 24.6.2010)

→ Dimdim – ambiente para reuniões virtuais com compartilhamento de tela, gratuito até 20 participantes (acesso em 7.1.2010)

→ Mikogo – ambiente para reuniões, conferências virtuais e suporte remoto (acesso em 8.1.2010)