Quando definimos os objetivos e detalhamos o escopo de um projeto, pensamos nas aquisições que precisam ser feitas. A compreensão do produto permite esta antecipação. Mas para reduzir os riscos de não serem encaminhadas apropriadamente e de não atenderem às necessidades do produto, é preciso planejar essas aquisições, formalizando, desenvolvendo e comunicando esses processos às pessoas envolvidas no projeto.
A gestão de aquisições em projetos, em especial de mídias digitais, formaliza os consensos da equipe sobre os produtos e serviços (incluindo a contratação de profissionais) a ser adquiridos e contratados. As aquisições para a atualização e a manutenção do produto pronto também são esboçadas nessa etapa e detalhadas durante a execução.
A gestão das aquisições inclui tanto a decisão sobre o que deve ser adquirido quanto o que se refere à contratação, à administração e ao encerramento dos contratos estabelecidos a partir da aquisição.
Tomemos como exemplo a gestão da aquisição de um sistema de gerenciamento de conteúdo (SGC, ou CSM, Content Management System). É um produto apenas, mas os procedimentos podem ser aplicados à gestão de um conjunto de aquisições. As etapas desse processo incluem:
■ A definição das especificações do produto e dos critérios para sua avaliação. Considera os objetivos, o escopo do projeto, a EAP (Estrutura Analítica do Projeto), o orçamento preliminar (recursos financeiros disponíveis), o cronograma (o tempo de aplicação dos recursos) e os recursos humanos necessários. A análise do público também contribui para o entendimento das funcionalidades necessárias, bem como as necessidades de segurança dos dados do cliente e do sistema.
■ A listagem dos principais produtos em uso no mercado e seu posicionamento, com a análise dos produtos por pesquisas online, conversas com pessoas de outras organizações e leitura de publicações especializadas. Essa análise permite a redução do número de potenciais fornecedores para 5 ou 6, baseada não só em conversas como em critérios como posição no mercado, abordagem tecnológica.
■ A distribuição de uma carta-proposta com as especificações do produto para os fornecedores selecionados, com especificação de prazos e dos procedimentos necessários. Sucinta, a carta contém as especificações realmente importantes para o projeto, e não as funcionalidades de um sistema genérico.
■ Seleção de 2 ou 3 fornecedores para apresentações presenciais aos stakeholders, deixando claros os critérios mais valorizados.
■ A avaliação das propostas recebidas desses fornecedores. Se houver dúvidas, pode ser preciso instalar versões reduzidas dos sistemas para testá-los.
■ A seleção dos sistemas de acordo com os critérios estabelecidos.
■ Depois da seleção, é preciso verificar o formato dos acordos e procedimentos comerciais, para a assinatura de contratos de aquisição.
■ A partir da compra ou contratação, é preciso monitorar o desempenho do produto/ serviço adquirido. E fechar formalmente o contrato, verificando se todos os produtos ou serviços acertados foram entregues, dentro dos requisitos de qualidade especificados.
Pode parecer um processo longo, mas quando se trata de gastar quantias altas tanto no sistema quanto na implementação e no treinamento da equipe, o cuidado compensa.
Quando o projeto é realizado em parceria com diversas organizações, a gestão das aquisições pode ser realizada em conjunto. E as responsabilidades são divididas, ficando a especificação técnica e o estabelecimento de critérios com uma parte, a seleção com outra e os aspectos financeiros e contratuais com outra.
Considerando as forças e a cultura interna de cada uma, esses processos são sujeitos a negociações em que os critérios técnicos são tão importantes quanto as políticas de aquisição da organização que está adquirindo os produtos.
Às vezes um sistema eficiente e com preço razoável pode não ser adequado para um ambiente organizacional, por exigir processos internos que não possam ser implementados. Nesse caso, um sistema que atenda apenas aos requisitos técnicos pode não ser a melhor aquisição.
Sejam quais forem as decisões finais, o plano das aquisições documenta o que deve ser adquirido, quando, com que requisitos, dentro de que margens de valores. Explicita as responsabilidades e as condições de contratação. E estabelece consenso sobre os produtos externos à equipe de projeto, sem os quais o desenvolvimento fica prejudicado ou mesmo inviabilizado. Caso necessário, prevê também o acompanhamento do desenvolvimento e as ações necessárias caso os resultados estejam aquém do esperado.
(Atualizado em 4.7.2010)