O orçamento de projeto de um produto digital em geral considera os recursos financeiros necessários em um período de tempo, incluindo a contratação de pessoas, o desenvolvimento de funcionalidades, a criação do conteúdo, a realização de testes, a aquisição de equipamentos, tecnologias e programas necessários, bem como a manutenção evolutiva.

A estimativa dos recursos financeiros para a execução de um projeto prevê a elaboração do orçamento e do controle dos gastos de cada etapa, inclui as estimativas de custos das mudanças do escopo e do produto. No caso de um projeto realizado por empresa terceirizada, uma estimativa desses custos é incluída no Termo de Abertura do Projeto, que contém um orçamento resumido.

De modo geral, as despesas de um projeto se encaixam em três categorias:

■ Investimentos em capital estrutural, associados à aquisição ou criação de patrimônio material contabilizável no resultado do projeto. Incluem o desenvolvimento ou aquisição de sistemas e programas, a compra de equipamento para realizar o projeto. Seu valor se deprecia com base na relação entre o tempo de vida útil e o investimento inicial.

■ Despesas operacionais relacionadas ao produto pronto, não têm duração definida e incluem a manutenção e atualização de programas e equipamento, a realização periódica de testes, a manutenção da estrutura de logística, se necessário.

■ Despesas pontuais durante o projeto, não relacionadas à aquisição de patrimônio. Incluem viagens de trabalho, serviços de instalação de sistemas, testes com grupos focais, treinamento e suporte técnico. Apresentam pouca depreciação ao longo do tempo.

Mais ou menos detalhadas, as estimativas têm como resultado uma lista dos valores para realizar cada etapa do projeto. No caso do site ter como objetivo a venda de produtos, é necessário calcular que valor será embutido (se for o caso) nos produtos para cobrir o investimento do projeto e pela manutenção da estrutura. Este valor influencia os custos do projeto (e do produto).

Se o projeto desenvolver um serviço cobrado ao visitante, é importante verificar o custo unitário desse serviço, baseado em projeções de acesso.

► Exemplo: Um site de leilão pode cobrar dos anunciantes uma taxa necessária à manutenção e ao aperfeiçoamento do serviço. Os custos de projeto podem ou não estar incluídos nesse valor.

Aspectos a considerar no orçamento

■ Tempo de desenvolvimento, preparo de conteúdo e edição, bem como de medir e monitorar a soma dos investimentos para realizar os pacotes de trabalho. Inclui o tempo das reuniões e deslocamentos, bem como de elaboração e publicação de especificações de projeto e produto.

É importante considerar que a maior parte das estimativas de custos é falha, e que deve-se prever sempre um pouco mais do que o calculado. Se um cliente pede para fazer um site como o da Amazon e tem 10 mil reais, é importante explicar todo o trabalho necessário para atingir o resultado almejado. Pode-se também partir para fazer e apresentar uma estimativa realista do produto, para que o cliente possa se programar para obter os recursos corretamente dimensionados.

■ Custos das aquisições, que vão desde a compra de recursos tecnológicos, como sistemas de gestão de conteúdo, de acompanhamento de acessos, de contabilidade, até a contratação de mão-de-obra para realizar o projeto.

■ Custo da qualidade, pois há uma grande diferença entre uma interface “sem qualquer defeito”, uma interface com “possivelmente algum defeito não identificado”, ou uma interface “que será ajustada depois do lançamento”. A qualidade que se espera do produto final determina o montante de recursos destinados à realização de testes com usuários e com a interface, bem como para a checagem dos requisitos do produto final.

■ Custos de viagens e deslocamento.

■ Custos de impressão e distribuição de documentos, se necessário. Ou de publicação de ferramentas participativas, como wikis e blogs, para esta publicação.

A elaboração das estimativas de custos pode contar com a ajuda de diversas áreas corporativas envolvidas no projeto, especialmente para os processos conhecidos de cada gerência. E considera também os resultados de projetos similares realizados anteriormente.

Nos processos não conhecidos internamente, cuja incidência é frequente porque projetos web normalmente são inovadores, é importante contar com a ajuda de consultores ou parceiros que possam calcular valores precisos.

Apesar da previsão das margens de erro, é comum as estimativas de custos de projetos ficarem insuficientes por não considerar os custos secundários. Por isto, é necessário periodicamente revisar os custos previstos, tanto com o cliente quanto com a equipe de projeto, para que possam influenciar os produtos do projeto, ou pelo menos as ações de obtenção de novos recursos para atender a todas as solicitações.

Além disso, é preciso prestar atenção e preparar a equipe para todas as questões que possam afetar o orçamento, bem como os riscos a que o projeto está sujeito.

Pesquisa realizada pela Computer Associates com 100 gestores da área tecnológica de grandes empresas nos EUA mostrou que um em três projetos da área de tecnologia da informação custava 50% a mais do que o estimado inicialmente. Os motivos alegados eram: previsões mal-feitas, aumento do escopo, aumento dos custos estruturais e aspectos relacionados à interconexão entre projetos. (CNet, 13.9.2007)

► A aquisição de hardware e programas deve cobrir os custos muitas vezes não considerados de instalação, manutenção, treinamento, migração da plataforma/tecnologia antiga para a nova. Se os valores disponíveis não são suficientes, pode ser necessário reavaliar o escopo do projeto.

Devido às altas margens de erro nas estimativas de custos de projetos, é importante manter um diálogo franco com os patrocinadores do projeto. Previsões realistas e honestas criam um clima de confiança entre os stakeholders, em que a qualidade do produto final e os interesses do cliente são priorizados – mesmo que mais adiante não seja possível mantê-las.

(Atualizado em 8.4.2010)