Atividades relacionadas à comunicação e à interlocução durante projetos de mídias digitais:
■ Identificar o público-alvo da comunicação, para que cada pessoa receba ou ajude a criar comunicados para suas necessidades.
■ Priorizar a criação e a publicação de comunicados sobre as tarefas cotidianas, para manter os clientes (e integrantes da equipe, em caso de equipes numerosas) informados sobre as atividades que foram e estão sendo desenvolvidas.
■ Usar os canais de comunicação adequados a cada situação e cada público:
■ Reuniões presenciais diárias de 15 minutos permitem o alinhamento das expectativas do grupo de trabalho (a linguagem corporal facilita os comunicados verbais). O comparecimento dos integrantes da equipe às reuniões sinaliza seu comprometimento com o projeto.
Além das reuniões formais, encontros sociais informais fazem os relacionamentos mais espontâneos e as pessoas tendem a confiar mais umas nas outras.
■ Reuniões regulares para interlocução e avaliação do status do projeto para componentes da equipe, que permitem expressar ideias, preocupações e colocar a conversa em dia. As reuniões e sua pauta devem ser comunicadas com antecedência, bem como sua duração estimada, para dar uma noção do tempo de cada assunto a todos que estarão presentes.
■ Emails permitem a comunicação mais formal com muitos usuários, em diferentes horários ou locais. No entanto, exigem que se explicite a versão mais atual dasmesagens e que se sinalize arquivos com decisões importantes. Para comunicados rápidos, programas de mensagem como Whatsapp e Telegram são mais eficazes.
Cada membro da equipe precisa manter arquivos com todas as versões das mensagens trocadas, mesmo que não possa ter garantia absoluta de que realmente recebeu todas as mensagens emitidas sobre um assunto.
Emails devem ser evitados para tratar de assuntos polêmicos ou delicados, pois a ausência de sinais corporais pode levar a erros de interpretação.
■ Blogs, wikis, ferramentas online de gestão de projetos e inteligência coletiva, feeds de RSS, registram a colaboração na equipe em tempo real, sem necessidade de envio de muitos emails e mansagens. Disponibilizam informações e arquivos, permitem o registro das trocas de ideias, de boas práticas, de informações técnicas e o acesso de audiências mais amplas, como a comunidade de clientes, parceiros e patrocinadores, bem como colaboradores que participam de outros projetos da mesma natureza na organização.
Esses canais podem também publicar os perfis dos participantes, calendários, tarefas e informações do dia-a-dia do projeto, que podem aí ser facilmente recuperadas. É importante escolher aplicativos com interfaces amigáveis, que as pessoas usem intuitivamente.
■ Mensagens instantâneas ou via Twitter de acesso restrito permitem a comunicação em tempo real entre grupos e são emitidas de maneira resumida para divulgar assuntos urgentes. Por serem invasivas e gerarem dispersão, devem ser usadas quando é preciso divulgar informações com urgência.
Funcionam para enviar comunicados rápidos para o grupo, como combinar horários para reuniões ou pedir ajuda em tempo real para realizar uma tarefa ou tirar uma dúvida.
Os comunicados podem ser assinalados com # e um nome de assunto, para facilitar a documentação e recuperação.
■ Conferências com áudio e vídeo facilitam o sentido de presença dos pares e podem ser mais eficientes que as mensagens escritas.
■ Videoconferências promovem reuniões entre pessoas situadas em locais diferentes, com o compartilhamento de arquivos, vídeos, apresentações, uso de quadros brancos.
■ Conferências online permitem que a equipe verifique aplicativos e documentos, compartilhe apresentações e resolva pendências em tempo real.
■ Estruturar os comunicados, o tipo de conteúdo e as convenções para os documentos, para facilitar o acesso, a leitura, os processos e o arquivamento. É importante verificar o grau de formalidade, de detalhamento, que a equipe está disposta a aceitar.
■ A regularidade das reuniões de equipe (para o compartilhamento de perspectivas, acompanhamento de processos), modo de realização, se presencial ou em ambientes virtuais.
Se forem presenciais, é necessário prever em que local serão realizadas; se forem virtuais, é preciso prever programas para incluir todos os participantes.
■ Como e onde as informações de projeto serão registradas e arquivadas (arquivos de trabalho, mensagens, atas de reuniões e registros de conversas), para que os grupos, que muitas vezes se auto-organizam, tenham acesso às informações que precisam, e não só as relativas a suas áreas de atividade.
■ A periodicidade da publicação do status do projeto (cronograma, custos, qualidade, produção de conteúdo, desenvolvimento tecnológico, desenho do layout), incluindo relatórios, métricas de desempenho e previsões, para permitir aos envolvidos uma visão geral.
O uso de ferramentas colaborativas para publicar esaas publicações garante que todos os interessados as acessam sempre que necessário. Além disso, muda um pouco o padrão de comportamento baseado na receptividade passiva das informações – quando a informação está publicada, deve ser ativamente procurada e consultada pelo interessado.
Para facilitar a compreensão de todos os integrantes da equipe e stakeholders, é importante registrar e divulgar as decisões em linguagem que pessoas de áreas e atividades diferentes entendam. Conversas informais são eficientes e oportunas, mas devem também gerar registros para atualizar os integrantes que não estavam presentes.
■ Dependendo do tamanho da equipe, pode ser necessário fazer uma apresentação presencial, com a explicitação das tarefas de cada um, prazos, desafios, recompensas e o que cada um espera dos outros (especialmente se as pessoas não se conhecem bem).
As pessoas não só devem ficar cientes do plano de comunicação e confortáveis com os seus processos, como entender que cada um é importante para mantê-lo e aperfeiçoá-lo.
O levantamento das informações e comunicações necessárias para cada integrante da equipe (quando serão emitidas, formato, responsáveis, retorno esperado) garante a distribuição adequada das informações para cada pessoa.
Quanto mais informação circular desde a etapa inicial, o projeto tende a fluir mais facilmente.
■ Registrar e divulgar formalmente o encerramento das etapas/ cliclos do projeto, valorizando e formalizando os resultados obtidos.
Pode-se aproveitar essas ocasiões para avaliar os processos de trabalho e aprender a partir dos erros e acertos. É importante identificar (e registrar) o que deu certo e o que não deu, para que as práticas futuras possam ser melhoradas.
É importante também deixar um tempo fora do trabalho formal para conversar e trocar ideias, seja na hora do café, em happy hours, churrascos nos fins de semana. Se as pessoas se relacionam bem fora do trabalho, aumentam as chances de trabalharem bem juntas.
■ Avaliar em cada ciclo a comunicação e interlocução e sua efetividade, com o descarte de informações e processos desnecessários.
Outras atividades da comunicação
■ Se possível, aproximar o local de trabalho dos colaboradores, para que a comunicação e as trocas de ideias e informações fluam espontaneamente.
■ Estimular a criação de protótipos em todas etapas ou iterações do projeto, para manter o consenso sobre o produto final. Embora não sejam articulados como produtos de comunicação, os protótipos aperfeiçoam a visão comum sobre o produto.
■ Identificar os líderes e as pessoas mais comunicativas, nós da rede de colaboradores para contatos internos e externos, e adaptar a comunicação e a interlocução às características desses indivíduos e dos grupos do projeto (especialmente se trabalham juntos).
■ Procurar estabelecer uma liderança legítima e confiável, para que as pessoas saibam quem pode orientá-las, resolver problemas e tomar decisões. A reafirmação da visão do produto final pelo cliente ou dono do produto (product owner) mantém a equipe unida em torno de objetivos comuns e inclui:
■ Envio de resumos periódicos das atividades de cada ciclo, com referências às previsões iniciais de tempo e orçamento.
■ Reuniões no início e no final de cada ciclo para avaliar o status do projeto.
■ A obtenção da aceitação formal do cliente para os produtos de cada etapa e para o produto final, para que este se comprometa com os resultados.
■ Comprometer toda a equipe com a criação e o arquivamento dos arquivos de comunicação do projeto, para que se consolide uma linguagem coletiva e uma cultura interna de divulgação das atividades – tanto para o cliente quanto para outros colaboradores.
■ Planejar o que fazer em caso de crise no projeto e na comunicação, de para manter a equipe coesa e informada.
■ Testar os produtos de cada iteração e comunicar o resultado a todos da equipe, caso não estejam diretamente envolvidos com os testes.
(Atualizado em 17.3.2015)