Em organizações onde circula grande quantidade de dados, informações e conteúdo, é comum que a estrutura dos fluxos internos seja articulada com a estrutura do website institucional. Neste caso, a expressão “arquitetura da informação” se aplica também a estratégias de estruturação interna organizacional (funcional, informacional, de layout, funcional), com ou sem uso de tecnologias digitais.
Estas práticas ajudam a:

Gerir processos, dados, conhecimento e processos de aprendizagem. Inclui o aperfeiçoamento da estrutura informacional e do uso da intranet.

 Examinar novas tendências e definir cenários, com a avaliação do impacto das informações geradas e como podem ser ao mesmo tempo protegidas e potencializadas.

Diminuir o esforço da equipe interna, do call center, na localização de informações.

Melhorar o uso dos sistemas de gestão de documentos, processos e informações corporativas.

A arquitetura da informação organizacional contempla a articulação de diferentes modos de estruturação. Inclui desde políticas e procedimentos de classificação em diferentes configurações tecnológicas, até a especificação de modelos de metadados, taxonomias, vocabulários controlados, ontologias, análises de redes de relacionamento, mapas do conhecimento, mapas de competências, dados para mineração, organogramas funcionais e outras representações. As estruturação semântica empresarial inclui também o mapeamento das pessoas e suas atividades, das comunidades formais e informais, dos comportamentos e especificidades linguísticas, dos modos como as informações internas são acessadas e usadas. Para a integração de ambientes informacionais heterogêneos, são necessárias infraestruturas semânticas consistentes, com gestão articulada, para que os diversos tipos de informações e de conteúdo, que vão de documentos estruturados e não estruturados, a conhecimento tácito, imagens e animações, possam circular facilmente. Esta sistematização centralizada representa a fonte autorizada de conceitos aplicáveis a todas as aplicações corporativas (websites, sistemas de gerenciamento de conteúdo, CRM, intranets, aplicativos). A metodologia de projeto é semelhante à da arquitetura das informações de um website convencional, apenas é necessário examinar as necessidades do ambiente e seu posicionamento em relação à estratégia de negócios institucional.

A análise das necessidades específicas examina as atividades que são realizadas na organização, como as informações podem ajudar a realizá-las melhor, onde são localizadas normalmente, o que acontece quando não são encontradas. Está diretamente relacionada à clientela e à cultura interna da organização. Pode ser necessário especificar áreas de informações e processos específicos para atender às necessidades de diversas áreas e agrupamentos.

A avaliação das informações sob o ponto de vista estratégico permite o direcionamento adequado da estruturação sob um ponto de vista mais abrangente. Identifica os pontos mais críticos a serem resolvidos e as atividades que exigem atenção especial.

A estruturação deste ambiente informacional inclui a compreensão, a modelagem e o suporte a políticas de organização e apresentação de dados, informações e conteúdo, bem como de projetos de gestão do conhecimento, comunidades de prática e programas de inovação.

Vantagens da estrutura de informações articulada

Eliminação da organização de informações para cada ferramenta de gestão de conhecimento.

Automatização do provimento de informação sobre produtos e serviços, através de ferramenta de busca integrada, com formas de saída padronizadas.

Acesso mais fácil e rápido a informações por clientes e parceiros.

A criação de critérios consistentes para a estruturação de dados, informações e conteúdo corporativos formaliza as associações consensuais que facilitam o acesso de usuários iniciados e não-iniciados (clientes, fornecedores, vendedores executivos), bem como a personalização das buscas às necessidades de cada um. Nesse contexto, as informações dos sistemas internos ou do portal corporativo são organizadas para ser acessadas por um público genérico, como se fossem utilizadas por usuários externos. Não são rotuladas com jargões e códigos de uso interno, pois o modo de articulação das informações entre pessoas de diversos departamentos pode ser também bastante diferente. As estruturas dos canais decorrentes da arquitetura organizacional de informações se integra mais facilmente a seu contexto funcional e estabelece processos de comunicação mais consistentes e consensuais com seu público. (Atualizado em 26.2.2017)
 

Referências

Speech bubble user flow / User journey (Barnabas Nagy, acesso em 22.6.2012) Apple, IKEA and their integrated architecture (Asis, acesso em 14.4.2009 Enterprise IA methodologies (Boxes and Arrows, acesso em 8.5.2007) The knowledge-model driven enterprise (Boxes and Arrows, acesso em 11.2004, não mais disponível no endereço acessado) Design de informação aplicado a negócios, de Feliphe Lavor (apresentação do Slideshare, acesso em 30.12.2009)